Sursa: https://schoolpostcards.co.uk/communication-tips-schools-part1/?cn-reloaded=1

         Este ușor să ȋnțelegem că o comunicare optimalǎ se află în centrul oricărei școli care ȋși seteazǎ standard de performanțǎ. Ceea ce nu este atât de ușor de înțeles în aceste zile este să identifici pe ce canale de comunicare să te concentrezi și când să le folosești pentru a ajunge la publicul tău de interes.

 

Deși plasatǎ ȋncǎ ȋn România la un nivel ȋncǎ nesatisfǎcǎtor, tot mai multe proiecte și cursuri implicǎ profesorii, educatorii, personalul didactic ȋn general, ȋn creșterea și cultivarea competenței digitale, o abilitate esențială - pentru profesori și elevi în secolul nostru - pentru educație, viață profesională și pentru o participare eficientǎ și activă în societate.

Competența digitală este o competențǎ cheie care se definește ca abilitate de a utiliza correct, și în mod variat și critic ȋntreaga gamǎ de tehnologii a informației și comunicațiilor pentru informare, comunicare și soluționare a problemelor în toate domeniile vieții.

Deși există mai multă tehnologie ca niciodată pentru conectarea cu părinții, personalul, elevii și restul comunității școlare, există întrebări și costuri care vin cu pe mǎsurǎ ce învățam de care tip de tehnologie să profitǎm la maximum.

Îmbunătățirea comunicării școlare, în timp ce rǎmânem realiști în ceea ce privește resursele efective, poate fi cea mai mare provocare cu care ne confruntǎm și este la fel pentru orice alt comunicator școlar. Până la momentul în care luați în considerare instrumentele, formarea, timpul, personalul și suportul tehnic, să fiți la curent cu toate aceste canale poate fi dificil, dacă nu vin deja cu costuri prohibitive.

Cu toate acestea, în planificarea comunicării școlare, trebuie să vă concentrați pe utilizarea și înglobarea tehnologiei și utilizarea tuturor canalelor de care dispuneți.

 Existǎ șase domenii cheie pe care trebuie să vă concentrați pentru a fi un foarte bun comunicator școlar și pentru a îmbunătăți implicarea pentru școala sau comunitatea dvs. profesionalǎ. Acordate la realitatea contemporanǎ, aceste canale sunt supuse progresului tehnologic. Și deși este imposibil de prezis care este următoarea tendințǎ sau progress important, putem afirma că aceste canale sunt esențiale pentru școala  de acum:

·        site-ul web,

·        social media,

·        notificări,

·        o aplicație mobilă,

·        e-mailuri

·        materiale video.

Tipuri de comunicări școlare

Cum și când se împărtășesc informațiile școlare sunt aspect care s-au schimbat dramatic în ultimii ani. Ceea ce nu s-a schimbat, într-adevăr, sunt tipurile de informații care trebuie împărtășite. Majoritatea informațiilor despre școalǎ pe care doriți să le transmiteți se încadrează în următoarele categorii:

·        Promovarea evenimentelor școlare și știri (de exemplu, realizări, evenimente etc.)

·        Informații școlare critice în timp (de exemplu, închiderea școlilor, politici etc.)

·        Evenimente care implicǎ o colaborare cadre didactice - pǎrinți și alte probleme importante

·        Idei de leadership și de îmbunătățire a educației (de exemplu, resurse pentru părinți)

·        Taxe școlare și informare comunitară (inclusiv strângere de fonduri, proiecte, etc.)

·        Povestiri și imagini despre impactul școlii asupra comunității (conținut interesant pentru oamenii din comunitate, pentru elevi, fotografii, videoclipuri)

Ȋntrebarea care se contureazǎ ȋn planificarea comunicǎrii școlare este: „Cum folosesc canalele de astăzi pentru partajarea acestor informații?” În timp ce școlile nu se ocupă de tehnologie și comunicare, trebuie totuși să facem tot posibilul și să ne bazǎm pe furnizorii specializați în aceste canale. Tendința este sǎ cǎutǎm parteneri care oferă modalități simple de a comunica, fără a fi nevoie să angajǎm mai mulți furnizori ȋn  cǎutarea noastrǎ de a obține eficiențǎ și performanțǎ..

Canale cheie de comunicare școlară

Există o mulțime de opțiuni pentru comunicarea școlarǎ extinsǎ și fiecare canal este folosit diferit și, în unele cazuri, în același timp. Scopul  este de a comunica continuu și de a recunoaște si ȋnțelege scopul și limitele fiecărui canal. Când sunt utilizate corect, părinții, personalul și elevii vor aprecia.

Nu toate canalele sunt destinate fiecărui tip de comunicare de la școală. În timp ce un mesaj text către un părinte este util atunci când există o întârziere de o oră datoratǎ vremii, mesajele text despre, să zicem, scorul meciului de fotbal de sâmbǎtǎ seara, nu se ȋncadreazǎ tocmai ȋn știrile care trebuie anunțate prin notificarea de urgență.

Importanța înțelegerii acestor canale și modul de utilizare a acestora sunt critice pentru o comunicare eficientă.

Listǎm mai jos modalitǎți recomandate de utilizare pentru fiecare canal și scopul principal al fiecăruia.

Tipuri de informații

Alerte de urgențǎ

Relații publice

Promovare evenimente

Anunțuri speciale

Memento-uri importanțe

Formulare / Documente

Campanii

Informatii organiz.pǎrinți-profesori

Site-urile web ale comunitǎții și școlii                                                                    Un site web servește un scop important pentru inspectoratele școlare și școlile afiliate: să fie un portal de autoservire pentru toate informațiile pentru școală. Site-urile s-au schimbat de-a lungul anilor în modul în care sunt proiectate. Un site bun este și accesibil pe dispozitivele mobile și servește ca hub (punct central) pentru social media și alte canale. Aceasta presupune crearea unui site web cu un design receptiv care să conțină instrumente care să ușureze gestionarea și partajarea conținutului.

Cheia pentru a avea un site web de succes care acceptă toate celelalte comunicări este faptul că este ușor de utilizat și arată toate actualizările de comunicare care sunt partajate. De exemplu, dacă promovați un eveniment mare, ar trebui să îl prezentați ca un anunț de știri, un banner pentru pagina principală și chiar ca un eveniment plasat ȋntr-un calendar. În funcție de tipul de platformǎ utilizatǎ, acesta se poate actualiza automat sau poate fi necesar să actualizați site-ul manual.

Multe școli își folosesc site-urile pentru a efectua comerțul electronic pentru o varietate de plăți. În plus, formularele de trimitere sunt utilizate pe site-urile web ale școlii pentru a aduna informații sau pentru a efectua înregistrarea pentru evenimente sau înscrierea ȋn anul școlar, etc.

Aplicatia mobila

Aplicațiile mobile devin o metodă foarte populară de a comunica pentru școli. O aplicație mobilă poate face eficient accesul la informații comune precum alerte, calendare, directoare, știri și meniuri pentru prânz. În plus, poate fi simplă integrarea funcțiilor de telefon, e-mail și text în aplicație, ceea ce o face și mai utilă. În timp ce aplicația mobilă nu este pregătită să înlocuiască site-ul web, paginile site-ului trebuie să fie accesibile prin intermediul aplicației.

Principalul beneficiu al aplicației mobile va fi notificările ,,push”, care le fac vizibile ȋn timp real și pe care le putem utiliza salvându-le sau setându-le pentru anunțuri și alerte importante, sensibile la timp.

Există și alte caracteristici cheie pe care ar trebui să le aibă o aplicație mobilă școlară, dar una dintre cele mai importante este abilitatea de a segmenta notificările școlii în mod specific publicului respectiv. De exemplu, dacă jocul de fotbal al școlii gimnaziale este anulat, nu trebuie să ȋi anunțe și pe pǎrinții preșcolarilor sau ai elevilor de liceu.

Notificări și alerte

Informațiile critice de urgență și memento-urile importante trebuie comunicate printr-un sistem de notificare care furnizează SMS-uri text, voce și e-mail. Există astǎzi mulți furnizori de notificări din care să alegem. Aceste tipuri de sisteme pot sau nu să se integreze cu alte canale, dar servesc ca scop sǎ livreze mesaje critice în timp util. Părinții, care utilizeazǎ astǎzi masiv smartphone-uri, au de obicei capacitatea de a-și personaliza preferințele și de a primi metoda de comunicare preferată.

Școlile trebuie să fie sensibile la modul în care este utilizat acest tip de mesagerie. Ca și alertele prin intermediul aplicațiilor mobile, nu este de dorit să utilizǎm excesiv notificările. Este un mijloc extrem de eficient de comunicare, dar poate deveni enervant dacă primim mesaje vocale despre informații nu atât de importante.

Email-ul

Canalul de e-mail este un canal clasic dar bun și un canal cheie pentru școli. Admitem și ne place e-mail-ul pentru că este o formă excelentă de comunicare personală unu-la-unu. Majoritatea părinților au conturi de e-mail și aceasta permite școlii să furnizeze informații de tot felul, în detaliu, dacă este nevoie. De asemenea, e-mailul oferă o rată de deschidere (de transmitere) foarte mare, care se traduce într-o comunitate informată.

Utilizarea e-mailului poate varia de la memento-uri, politici, înregistrare, buletine informative și o varietate de anunțuri. Majoritatea conținutului trimis în e-mail trebuie să existe și pe site-ul web al școlii și să fie ușor conectat la acesta. E-mailul poate fi mesagerul pentru conținutul site-ului web al școlii- astfel acesta este în continuare punctul principal al informațiilor despre școală.

E-mailul trebuie să fie un canal care este gestionat și utilizat la maximum de cǎtre școli. Există câteva bune practici care pot îmbunătăți rata de transmisibilitate și lizibilitatea generală. Majoritatea sistemelor de e-mail, care asigură un grad mai mare de securitate a e-mailului decât cel pe care ȋl poate asigura școala, oferă funcții importante care vă pot ajuta să vă îmbunătățiți comunicarea prin e-mail.

Social Media

Aceste canale populare de social media determină câte companii și organizații partajează informații. De asemenea, trebuie să fie o mare parte din mixul de canale de comunicare al școlii. Înțelegerea mediei sociale și ȋnțelegerea cǎreia trebuie să o folosești și când să o folosești necesită înțelegerea limitelor și a ciclului de viață al conținutului postat pe fiecare dintre aceste canale.

Facebook, Twitter, Instagram și Youtube sunt canalele cheie social media utilizate ȋn zilele noastre. Deși existǎ și altele, datoritǎ accesibilitǎții și rǎspândirii lor, acestea sunt cele pe care ar trebui să le folosească școala pentru a ajunge la părțile interesate din ce în ce mai digitale și mobile pe care le deservește școala. Ceea ce face recomandabile rețelele de socializare este cât de ușor poate fi conectat conținutul la alte canale de social media și cât de ușor poate fi împărtășit cu multe persoane.

Indiferent de media pe care o utilizați, creați un flux de informații ce va fi urmǎrit de followers ( adicǎ de colaboratori sau de pǎrinți sau de cǎtre alți membri din comunitate) și, de asemenea, încurajați partajarea (conținuturi informaționale ce devin virale). Valorificarea la maximum a rețelelor de socializare ȋn școala dvs., poate aduce cunoaștere, recunoaștere, oportunitǎti, etc.

Blog

Un blog poate fi una dintre cele mai bune oportunități ale școlii de a angaja părinții și comunitatea. Multe școli preferă să o poziționeze ca pe blogul unui supervizor, care oferă un forum pentru a consolida marca școlii, pentru a consolida legăturile școlii cu mass-media și pentru a prezenta conducerea școlii exact așa cum aceasta dorește. Blogul asigurǎ un control total asupra mesajelor și îl putem utiliza pentru a articula, susține și clarifica politica școlii, de asemenea, pentru a favoriza și iniția dialogul. Un alt avantaj este acela cǎ ȋntr-un blog nu toate mesajele trebuie să fie formale, ,,serioase”. Unele postări pot fi mai ușoare decât altele. Pur și simplu împărtășirea gândurilor, a fotografiilor, a anecdotelor și a conținutului aparținând altor personae care doresc sǎ ȋl ȋmpǎrtǎșeascǎ ȋn aceastǎ comunitate, vă poate ajuta să personalizați și sǎ optimizați poziția de lider comunitar a școlii.

Dacă este promovat în mod corespunzător, blogul supervizorului sau al managerului (sau blogul școlii) poate oferi priorități de mesagerie care pot stimula încrederea publicului în întregul department școalr. Un blog trebuie initial promovat pe pagina de start a site-ului școlii, distribuit pe pagina de Facebook a școlii și pe alte social media, promovat și prin intermediul comunicațiilor școlare non-digitale.

 Video                                                                                                          Videoclipurile și canalele preferate pentru a le distribui - Youtube, Vimeo, Periscope, etc. - devin populare, deoarece tot mai mulți oameni sunt atrași de mediul virtual. Cu toate acestea, există mereu un un timp propice și un loc pentru a filma sau a viziona  un videoclip.

Indiferent dacă este vorba de evenimente live sau de înregistrare pentru postare ulterioarǎ, formatul video este o modalitate colectivǎ plǎcutǎ pentru a capta și arhiva conținuturi minunate ale școlii.

Când vine vorba despre despre cum să faci un material video, urmǎrim de obicei un mesaj personal, sau sǎ evidențiem un eveniment, ceva plin de umor, ceva mișcǎtor (emotional) sau distractiv. Cu toate acestea, videoclipul nu este cel mai bun mod de a înfățișa ceva care trebuie transmis ȋn timp critic, deoarece poate dura ceva timp pâna este vizionat de mai multe persoane.

Unele școli chiar își creează propriile canale Youtube. folosindu-le pentru a posta totul, de la evenimentele sportive la rezultatele școlare, la mesajele școlii, etc.. Chiar dacă școala nu are un canal Youtube, pot fi create galerii video și arhive video ale evenimentelor școlare.

Canalele de comunicații non-digitale

Este important să conectǎm conținutul școlii la canalele digitale potrivite, ȋn același timp este necesar sǎ nu uitǎm de părinții care nu sunt ,,digitali”. Există de fapt părinți care nu au conturi de e-mail și nici smartphone-uri, așa că este important să nu trecem cu vederea modalitățile vechi ale școlii de a le trimite mesaje.

Buletine de știri tipărite, carnetul cu observații pentru pǎrinti, care a fost testat ca util de-a lungul timpului, relații școalǎ -mass-media solide pentru ca școala să poatǎ accesde și transmite informțiile importante la posturile de televiziune, semnalizǎrile școlii, afișe, pliante: toate sunt domenii care nu numai că ne vor ajuta să continuǎm să ajungem la părinții elevilor școlii fără tehnologie, dar pot suplimenta comunicațiile prin canale digitale.

Pentru a promova încrucișat comunicarea non-digitalǎ și canalele digitale de comunicare, puteti ȋncerca spre exemplu sǎ plasați etichete și pictograme de pe rețelele de socializare pe materialele media tipărite (cum ar fi ,,dați-ne like pe Facebook”, ,,urmăriți-ne pe Twitter”, ,,accesați canalul nostru YouTube”, etc.) pentru a arăta publicului școlii că faceți tot ce puteți pentru a le ajunge informația ȋn cea mai bunǎ și mai variatǎ formǎ.

Ori de câte ori avem conținut informational al școlii care trebuie împărtășit, este necesar sǎ examinǎm toate canalele de comunicare și sǎ ne asigurǎm cǎ avem informațiile formatate pentru canalul potrivit la momentul potrivit. De asemenea, este sarcina școlii contemporane sǎ fie permanent în căutarea unor instrumente care să o ajute să gestioneze sarcina de a accesa, distribui și a face interactivǎ cantitatea tot mai mare de conținut care traverseazǎ căile disponibile în această epocă digitală.

    BIBLIOGRAFIE SI RESURSE WEB

·         https://schoolpostcards.co.uk/communication-tips-schools-part1/?cn-reloaded=1

·         https://www.apptegy.com/guides/school-communication-channels/

·         https://jgschool.org/channels-communication

·         https://files.eric.ed.gov/fulltext/EJ1086652.pdf

·         Competența digitală, o abilitate esențială pentru profesori și elevi în secolul XXI, https://www.schooleducationgateway.eu/ro/pub/resources/tutorials/digital-competence-the-vital-.htm