ANALIZAREA ȘI STABILIREA STRUCTURII ORGANIZATORICE

1.      Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Nr. Crt.	Elemente privind responsabilii / operaţiunea	Numele și prenumele	Funcţia	Data	Semnătura
1.1.	Elaborat		Membru CA
1.2.	Verificat		Reprezentant compartiment management
1.3.	Verificat		Președinte Comisie monitorizare
1.4.	Aprobat		Director

2.      Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Crt.	Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei	Componentă revizuită	Modalitatea reviziei	Data la care se aplică prevederile sau reviziei ediţiei
2.1.	Ediţia I	-	-
2.2.	Revizia 1

3.      Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii

Nr. crt.	Scopul difuzării	Exem-plar nr.	Compartiment	Funcţia	Nume şi prenume	Data primirii	Semnă-tura
3.1.	Aplicare	1	Management	Membri CA	Toți membrii CA
3.2.	Informare	1	Conducere	Director
3.3.	Evidență	1	Management	Reprezentant compartiment management
3.4.	Informare	1	CEAC	Reprezentant compartiment
3.5.	Arhivare	1	Comisie monitorizare	Secretariat tehnic

4.      Scopul procedurii

4.1. Scopul structurii organizatorice este acela de a se realiza o mai bună divizare în activităţile entităţii publice şi de asemenea în sarcinile îndeplinite de fiecare angajat în parte. Procedura are la bază modul în care colegiul defineşte structura organizatorică ca element organizaţional  fundamental.

4.2. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.3. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe directorul colegiului, în luarea deciziei.

5.      Domeniul de aplicare

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura de sistem

- Prin structură organizatorică se înţelege configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică

- Stabilirea structurii organizatorice vizează stabilirea rolului fiecărei componente structurale ale instituţiei. Scopul acestei acţiuni este realizarea în bune condiţii de eficienţă şi eficacitate a obiectivelor entităţii.

- Scopul structurii organizatorice este acela de a divide activităţile entităţii publice în sarcini, care sunt efectuate de anumiţi angajaţi pentru a realiza obiectivele organizaţiei.

- Structura organizatorică influenţează procesul informaţional - decizional într-o instituţie şi, implicit, eficienţa activiţăţilor acesteia.

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- Procedura este aplicată de personalul din compartimentele care desfăşoară activităţi legate de stabilirea şi delimitarea competenţelor, atribuţiilor, sarcinilor şi responsabilităţilor în cadrul entităţii.

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

- toate compartimentele.

6.     Documente de referinţă

6.1.Reglementări internaționale: -

6.2.Legislație primară:

-       Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale cu modificările și completările ulterioare;

-       Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;

-       Instrucțiunea nr. 1/2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018

6.3. Legislație secundară:

-       Ordonanţă de Urgenţă nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, cu modificările și completările ulterioare;

-       O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat, cu modificările şi completările ulterioare;

-       Ordinul 600/2016 pentru aprobarea codului controlului intern

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:

      - Organigrama;

      - Regulament de organizare și funcționare;

      - Regulament intern;

      -Ordinul nr. 3027/2018 pentru modificarea şi completarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin Ordinul ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5.079/2016

7.    Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1  Definiţii:

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedură de sistem	Prezentarea formalizată, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
2.	Ediţie a unei proceduri	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri de sistem, aprobată şi difuzată.
3.	Revizia in cadrul unei ediţii	Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate.
4.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
5.	Comisia	Comisia pentru control managerial intern.
6.	Structura organizatorică	configuraţia internă a unei entităţi publice formată din persoane, subdiviziuni organizatorice şi relaţii, astfel determinate încât să asigure premisele organizatorice adecvate realizării obiectivelor managementului public.

7.2.            Abrevieri:

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	PS	Procedura de sistem
2.	E.	Elaborare
3.	V.	Verificare
4.	A.	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare
7.	PO	Procedură operaţională

8.       Descrierea procedurii

8.1.            Generalităţi

     

Colegiul defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală, şi informează în scris salariaţii.

Competenţa, responsabilitatea, sarcina şi obligaţia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea trebuie să fie clare, coerente şi să reflecte elementele avute în vedere pentru realizarea obiectivelor entităţii publice.

În orice entitate publică, structura organizatorică reuneşte două segmente, aflate într-o interdependenţă permanentă:

- structura de conducere a entităţii publice, care reuneşte ansamblul personalului, compartimentelor şi relaţiilor organizatorice interne şi externe, constituite şi plasate în structura organizatorică astfel încât să asigure condiţiile necesare desfăşurării proceselor de management şi de execuţie prin care creşte gradul de satisfacere a interesului public;

- structura de execuţie a entităţii publice, care este formată din ansamblul personalului, compartimentelor şi relaţiilor organizatorice interne şi externe, constituite cu scopul realizării şi furnizării de servicii publice specifice tipului de entitate publică.

Componentele primare, încorporate în cele două segmente ale structurii organizatorice, sunt următoarele:

- postul - un ansamblu de sarcini, responsabilităţi şi competenţe ce revin, în mod curent, unei persoane pentru realizarea obiectivelor individuale;

- funcţia - cuprinde mai multe posturi cu aceleaşi caracteristici generale;

- compartimentul - un grup de persoane care, sub o conducere unică, exercită atribuţii omogene şi/sau complementare ce asigură realizarea unor obiective specifice;

- relaţiile organizatorice - legăturile care se stabilesc prin reglementări oficiale între componentele structurii organizatorice;

- ponderea ierarhică - numărul persoanelor conduse nemijlocit de un conducător de compartiment;

- nivelul ierarhic - poziţii succesive ale posturilor de management şi execuţie faţă de director.

8.2.       Documente utilizate:

În vederea formalizării unei structuri organizatorice sunt utilizate următoarele documente:

a) Regulamentul de organizare şi funcţionare, instrument de organizare folosit pentru descrierea detaliată a structurii organizatorice a instituției.

b) Organigrama, este reprezentarea grafică a structurii organizatorice, fiind un element de informare şi analiză, care are ca obiectiv punerea în evidenţă a componentelor structurale: funcţii, compartimente, niveluri ierarhice, relaţii organizaţionale.

c) Statul de funcţii, documentul sub formă de schemă generală, care cuprinde posturile, funcţiile, limitele de salarizare şi de încadrare ale personalului dintr-o instituţie.

d) Fişa postului, document organizatoric indispensabil fiecărui angajat, utilizat ca suport pentru evaluarea muncii acestuia, şi care prezintă în detaliu elementele cerute unui angajat pentru ca acesta să-şi poată exercita în condiţii normale activitatea. Fişa postului cuprinde:

- denumirea şi obiectivele postului;

- compartimentul din care face parte

- competenţele şi responsabilităţile;

- cerinţe referitoare la studii, vechime şi aptitudini.

8.3.       Resurse necesare:

8.3.1.      Resurse materiale

-       birotică, computere;

-       reţea internet;

-       copiator;

-       imprimantă;

-       telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri din afara instituţiei;

-       papetărie şi tipizate.

8.3.2.      Resurse umane

-       Personal instituție;

-       Comisia Comisia pentru control managerial intern;

-       Responsabil resurse umane;

8.3.3.      Resurse financiare

-       Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.

8.4.   Modul de lucru:

În elaborarea structurii organizatorice se au în vedere funcţiile stabilite prin actul normativ de constituire, precum şi derularea unor analize periodice privind activităţile noi apărute sau posibilele suprapuneri de activităţi.

Structura organizatorică trebuie stabilită astfel încât să permită fluxul informaţional şi să răspundă la două cerinţe fundamentale: diviziunea muncii şi coordonarea. Aşadar, structura creată trebuie să repartizeze oamenii şi sarcinile în aşa fel încât să fie asigurate comunicarea, cooperarea, îndeplinirea sarcinilor, distribuirea resurselor şi luarea de decizii în modul cel mai eficace posibil.

Elaborarea structurii organizatorice se realizează cu respectarea următoarelor principii:

- supremaţia obiectivelor - fiecare subdiviziune organizatorică a entităţii trebuie să servească atingerii unor obiective precise şi judicios stabilite;

- managementul participativ - constituirea şi funcţionarea unor organisme participative de management, crearea şi întreţinerea unui climat organizaţional şi motivaţional propice participării personalului la conducere;

- flexibilitatea structurii organizatorice - adaptarea prin schimbare a structurii organizatorice la influenţele exercitate de mediul contextual;

- asigurarea unei concordanţe depline între natura posturilor şi caracteristicile titularilor de posturi - „dotarea” posturilor de conducere şi execuţie cu personal cu competenţa necesară;

- aplatizarea structurii organizatorice - apropierea managementului de execuţie prin reducerea numărului de niveluri ierarhice;

- permanenţa managementului - presupune existenţa unui înlocuitor al directorului în absenţa acestuia;

- armonizarea posturilor şi funcţiilor - definirea adecvată a sarcinilor, responsabilităţilor şi competenţelor posturilor şi ale funcţiilor, ca elemente de generalitate a posturilor;

- varianta optimă - elaborarea structurii organizatorice în mai multe variante şi selectarea celei optime în funcţie de avantajele maxime pe care aceasta le oferă;

- eficienţa structurii organizatorice - exprimă nevoia ca proiectarea structurii organizatorice să se facă prin comensurarea şi compararea cheltuielilor ocazionate de elementele structurii, cu efectele economice pe care le generează.

Etapele necesare pentru elaborarea/modificarea unei structuri organizatorice sunt:

- definirea sau redefinirea obiectivelor organizaţiei;

- analiza situaţiei existente, cu deosebire a aspectelor care impun modificarea structurii organizatorice;

- elaborarea variantelor posibile de structuri organizatorice;

- evaluarea eficienţei variantelor şi alegerea celei optime.

Organigrama

Structura organizatorică poate fi reprezentată grafic sub formă de organigrame. Rolul acesteia constă în simpla reprezentare grafică a principalelor compartimente şi a liniilor ierarhice, dar, în acelaşi timp este şi unul dintre cele mai importante instrumente de studiere a organizării entităţilor publice. Organigrama este un model al relaţiilor, responsabilităţilor şi autorităţii, precum şi a căilor de comunicaţie.

Totodată, organigrama este reprezentarea grafică a modului în care au fost grupate compartimentele, a subordonării acestora, precum şi a raporturilor ierarhice, funcţionale sau de stat major, care sunt stabilite între părţile componente ale structurii organizatorice.

Structura de personal şi organizarea acestuia se stabilesc prin organigramă, prin statele de funcţii şi prin proiectul de încadrare ale fiecărei unităţi de învăţământ.

Prin organigrama unităţii se stabilesc: structura de conducere şi ierarhia internă, organismele consultative, catedrele, comisiile şi celelalte colective de lucru, compartimentele de specialitate sau alte structuri funcţionale prevăzute de legislaţia în vigoare.

Organigrama se propune de către director la începutul fiecărui an şcolar, se aprobă de către consiliul de administraţie şi se înregistrează ca document oficial la secretariatul unităţii de învăţământ.

  Regulamentul de Organizare şi Funcţionare

În baza Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, a actelor normative şi/sau administrative cu caracter normativ care reglementează drepturile şi obligaţiile beneficiarilor primari ai educaţiei şi ale personalului din colegiu, precum şi a contractelor colective de muncă aplicabile, colegiul îşi elaborează propriul regulament de organizare şi funcţionare.

Regulamentul de organizare şi funcţionare conţine reglementări specifice fiecărei unităţi de învăţământ, respectiv: prevederi referitoare la condiţiile de acces în unitatea de învăţământ pentru elevi, părinţi, tutori sau susţinători legali, cadre didactice şi vizitatori, prevederi specifice pentru secţiile cu predare în limbile minorităţilor naţionale sau pentru secţiile cu predare în limba română din unităţile de învăţământ cu predare în limbile minorităţilor, prevederi referitoare la instituirea zilei colegiului, a imnului colegiului şi a unor însemne distinctive pentru elevi, a uniformei şcolare pentru elevi şi altele asemenea.

Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se elaborează de către un colectiv de lucru, coordonat de un cadru didactic. Din colectivul de lucru, numit prin hotărârea consiliului de administraţie, fac parte şi reprezentanţi ai părinţilor şi ai elevilor.

Proiectul regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se poate supune, spre dezbatere, în consiliul reprezentativ al părinţilor/asociaţiei părinţilor, în consiliul şcolar al elevilor şi în consiliul profesoral, la care participă cu drept de vot şi personalul didactic auxiliar şi nedidactic.

Regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ, precum şi modificările ulterioare ale acestuia, se aprobă, prin hotărâre, de către consiliul de administraţie.

După aprobare, regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se înregistrează la secretariatul unităţii. Pentru aducerea la cunoştinţa personalului unităţii de învăţământ, a părinţilor şi a elevilor, regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se afişează la avizier. Personalul didactic au obligaţia de a prezenta elevilor şi părinţilor regulamentul de organizare şi funcţionare. Personalul unităţii de învăţământ, părinţii, tutorii sau susţinătorii legali şi elevii majori îşi vor asuma, prin semnătură, faptul că au fost informaţi referitor la prevederile regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ.

Respectarea regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ este obligatorie. Nerespectarea regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ constituie abatere şi se sancţionează conform prevederilor legale.

Regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ poate fi revizuit anual, în termen de cel mult 30 de zile de la începutul fiecărui an şcolar. Propunerile pentru revizuirea regulamentului de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ se depun în scris şi se înregistrează la secretariatul unităţii de învăţământ, de către organismele care au avizat/aprobat regulamentul în vigoare.

9.    Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Responsabil               Activități	Director	Director adjunct	Secretar șef	Personal instituție
Elaborarea structurii organizatorice	A	V	E, Ap	Ap
Modificarea structurii organizatorice	A	V	E, Ap	Ap

10.     Formular evidență modificări

Nr. crt.	Ediția	Data ediției	Revizia	Data reviziei	Nr.pag.	Descriere modificare	Semnătura conducătorului departamentului
1	I		-	-	10	-

11.     Formular analiză procedură

Nr. crt.	Compartiment	Nume conducător compartiment	Înlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
				Semnătura	Data	Obervații	Semnătura	Data
1	Management		-			-	-	-

12.     Lista de difuzare a procedurii

Nr. crt.	Compartiment	Nume și prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii
1	Management
2	CEAC

13.         Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Nr. de exem-plare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						loc	perioadă
	Copertă	-------------	-----------			Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic

14.     Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii	Denumirea componentei din cadrul procedurii	Pagina
0	Coperta	0
1	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii	1/10
2	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii	1/10
3	Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii	1/10
4	Scopul procedurii	2/10
5	Domeniul de aplicare	2/10
6	Documente de referinţă	3/10
7	Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi	3/10
8	Descrierea procedurii	4/10
9	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii	8/10
10	Formular evidență modificări	8/10
11	Formular analiză procedură	9/10
12	Lista de difuzare a procedurii	9/10
13	Anexe, înregistrări, arhivări	9/10
14	Cuprins	10/10