1.      Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Nr. Crt.	Elemente privind responsabilii / operaţiunea	Numele și prenumele	Funcţia	Data	Semnătura
1.1.	Elaborat		Reprezentant compartiment management
1.2.	Verificat		Reprezentant compartiment financiar-contabil
1.3.	Avizat		Președinte Comisie monitorizare
1.4.	Aprobat		Director

2.      Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Crt.	Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei	Componentă revizuită	Modalitatea reviziei	Data la care se aplică prevederile sau reviziei ediţiei
2.1.	Ediţia I	-	-
2.2.	Revizia 1	Documente de referință	Ordin 200/2016
2.3.	Revizia 2	Documente de referință	Ordin 600/2018

3.      Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii

Nr. crt.	Scopul difuzării	Exem-plar nr.	Compartiment	Funcţia	Nume şi prenume	Data primirii	Semnă-tura
3.1.	Informare, Aplicare	1	Conducere	Director
3.2.	Informare, Aplicare	2	Conducere	Director adjunct
3.3.	Informare, Aplicare, Evidență Arhivare	3	Secretariat	Secretar șef
3.4.	Informare, Aplicare	4	Contabilitate	Contabil șef
3.5.	Informare, Aplicare	5	Administrativ	Administrator patrimoniu
3.6.	Informare, Aplicare	6	Cadre didactice	Responsabil compartiment

4.      Scopul procedurii

4.1.   Procedura are drept scop stabilirea modului în care se face delegarea de competenţă.

4.2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii de delegare la nivelul unității școlare.

4.3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului.

4.4. Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe Director în luarea deciziei.

5.      Domeniul de aplicare

5.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională

- Delegarea reprezintă metoda de conducere care constă în atribuirea temporară unui subordonat, de către o persoana de conducere, a uneia din sarcinile sale de serviciu, însoţită de autoritatea și responsabilitatea corespunzătoare.

5.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică

- Delegarea de competență se face ținând cont de imparțialitatea deciziilor ce urmează a fi luate de persoanele delegate și de riscurile asociate acestor decizii. Angajatul delegat trebuie să aibă cunoștința, experiența și capacitatea necesară efectuării actului de autoritate încredințat.

- Asumarea responsabilității de către salariatul delegat se confirmă prin semnătură. Delegarea de competență nu îl exonerează pe conducătorul de compartiment care a delegat anumite sarcini/competențe de responsabilitate.

- Persoana delegată îşi exprimă acordul privind delegarea prin semnarea documentului care conţine sarcinile, competenţele şi responsabilităţile ce fac obiectul delegării. De asemenea, asigură îndeplinirea sarcinilor delegate, în condiţii de eficacitate şi eficienţă economică şi răspunde pentru rezultatele obţinute.

- Transferul de atribuţii, competenţe şi responsabilităţi, dinspre funcţia de conducere care deleagă spre un subordonat nemijlocit acestuia este temporar.

5.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- realizarea atribuţiilor, competenţelor şi responsabilităţilor delegate;

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

- toate compartimentele unității școlare.

6.         Documente de referinţă

6.1.      Reglementări internaționale: -

6.2.      Legislație primară:

-Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale cu modificările și completările ulterioare;

-Legea nr. 53/2003 Codul muncii, republicată;

-Instrucțiunea nr. 1/2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018

6.3.      Legislație secundară:

-Ordonanţă de Urgenţă nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, cu modificările și completările ulterioare;

-O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat, cu modificările şi completările ulterioare;

-Ordinul 600/2016 pentru aprobarea codului controlului intern

-Ordinul nr. 3027/2018 pentru modificarea şi completarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar, aprobat prin Ordinul ministrului educaţiei naţionale şi cercetării ştiinţifice nr. 5.079/2016

6.4.      Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:

- Fișa postului.

      - Regulament de organizare și funcționare;

      - Regulament intern;

    7.  Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

7.1              Definiţii:

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedură de sistem	Prezentarea formalizată, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
2.	Ediţie a unei proceduri	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri de sistem, aprobată şi difuzată.
3.	Revizia in cadrul unei ediţii	Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate.
4.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
5.	Comisia	Comisia pentru control managerial intern.
6.	Delegarea	Procesul de atribuire de către un conducător de compartiment, pe o perioadă limitată, a unora dintre sarcinile sale, unui subordonat, împreună cu competențele și responsabilitățile aferente.

7.2.            Abrevieri:

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	PS	Procedura de sistem
2.	E.	Elaborare
3.	V.	Verificare
4.	A.	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare
7.	PO	Procedură operaţională

8.      Descrierea procedurii

8.1.             Generalităţi

           

Printre modalitățile ce pot fi folosite de către manageri/conducător de compartiment pentru degrevarea de anumite sarcini pe anumite perioade și pentru asigurarea continuității procesului de management pe perioada absenței acestora din diferite motive bine întemeiate este metoda delegării de autoritate, cunoscută pe scurt sub denumirea de ,,delegare”.

Caracteristicile delegării:

- Transferul de sarcini, competenţe şi responsabilităţi dinspre un conducător de compartiment spre un subordonat nemijlocit acestuia este temporar.

- Fac obiectul delegării toate elementele de definire a unui post: sarcini, competenţe (dreptul de a decide) şi responsabilităţi.

- Relaţiile de delegare se stabilesc întotdeuna între un conducător de compartiment şi un subordonat nemijlocit al acestuia.

 Componentele delegării:

- delegarea, respectiv deplasarea temporară a unei/unor sarcini de importanţă minoră pentru conducătorul de compartiment, cu caracter repetitiv, rutinier. În felul acesta, asistăm la ,,îmbogăţirea” postului subordonatului (persoanei delegată) evident, pe o perioadă scurtă, solicitată de exercitarea acestei/acestor sarcini.

- atribuirea compentenţei, a autorităţii oficiale (a dreptului de a decide) persoanei delegate fără de care sarcina/ sarcinile delegată(e) nu ar putea fi îndeplinită(e).

- Acordarea responsabilităţii pentru consecinţele deciziilor adoptate pe parcursul delegării. Aceasta se manifestă fie ca răspundere, fie ca obligaţie de a exercita sarcina/sarcinile delegată (e) într-o anumită manieră precizată de conducător de compartiment care deleagă. Indiferent de forma de manifestare, este necesară precizarea faptului că, în materie de delegare, se întâlneşte fenomenul de dedublare a responsabilităţii. Aceasta presupune luarea în considerare a două tronsoane de manifestare a responsabilităţii: pe de-o parte, persoana delegată, iar pe de altă parte, răspunderea finală, şi pentru asemenea rezultate, răspunderea revine conducătorului de compartiment care a delegat. Cu alte cuvinte, delegarea nu trebuie asociată cu ,,fuga de răspundere”, folosită și pentru a scăpa de sarcini minore, dar incomode.

Regulile delegării, de a căror respectare este responsabil în exclusivitate conducătorul de compartiment care deleagă. Aceasta se referă la:

- Nu se deleagă sarcini de importanţă strategică, de importanţă deosebită, sarcini cu impact uman deosebit ori sarcini ce definesc postul de management.

- Transmiterea sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor ce fac obiectul delegării trebuie realizată în scris.

- Conducătorul de compartiment este obligat să creeze şi să întreţină un climat propice manifestării persoanei delegate pe tot parcursul delegării.

- Controlul trebuie axat cu prioritate – dacă nu în exclusivitate – pe rezultate, şi nu pe maniera de obţinere a acestora.

8.2.                 Documente utilizate:

- Lista de gruparea sarcinilor în vedere delegării, Anexa nr. 1;

- Lista sarcinilor delegate, Anexa nr. 2.

8.3.                 Resurse necesare:

8.3.1. Resurse materiale

-       birotică, computere;

-       reţea internet;

-       copiator;

-       imprimantă;

-       telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri din afara instituţiei;

-       papetărie şi tipizate.

8.3.2.      Resurse umane

-       Personal instituție;

-       Comisia pentru control managerial intern;

-       Personalul delegat;

8.3.3.      Resurse financiare

-       Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.

8.4.                 Modul de lucru

Se va analiza respectivul post al funcției de conducere din care urmează să se facă delegarea prin prisma obiectivelor, sarcinilor,  competenţelor şi responsabilităţilor înscrise în  fişa postului. Respectând regulile menţionate mai sus, se vor grupa sarcinile înscrise în fişa postului de conducere care urmează să folosească delegarea în trei categorii, aşa cum reies în formularul - Lista de gruparea sarcinilor în vederea delegării.

Mecanismul metodologic al utilizării delegării este structurat în mai multe etape, după cum urmează:

1. Pregătirea delegării în sensul de:

- identificarea sarcinilor delegabile;

- nominalizarea persoanei delegate;

- obţinerea acordului de voinţă al persoanei delegate, pentru delegare;

2.  Informarea colectivului din care face parte persoana delegată în legătură cu statutul dublu al acesteia – de subordonat, dar şi de persoană desemnată să preia, prin delegare, unele sarcini, competenţe şi responsabilităţi ce revin conducătorului de compartiment;

3. Informarea şi obţinerea acordului de principiu al Directorului.

4. Transmiterea, în scris, către persoana delegată, atât a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor delegate, cât şi a rezultatelor ce se aşteaptă şi a criteriilor de evaluare. 

O asemenea modalitate este necesară pentru a se evita interpretarea unor aspecte ce definesc delegarea ori neînţelegerea, de către persoana delegată a unora dintre acestea.

5. Derularea efectivă a delegării, în sensul de exercitare a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor delegate.

Delegarea către subordonat a responsabilităţii, odată cu sarcinile şi competenţele corespunzătoare, nu înseamnă că funcția de conducere care efectuează delegarea nu mai răspunde pentru îndeplinirea respectivelor sarcini, este necesar să se asigure în continuare un control din partea conducător de compartiment asupra modului de îndeplinire a sarcinilor de către delegat.

Pentru reuşita folosirii acestei metode a delegării se recomandă să se urmărească asigurarea unui echilibru adecvat între încredere şi control, având în vedere că ,,suma acestora este permanent egală”. Adică, pe măsură ce creşte încrederea în subordonat se reduce controlul şi invers. Orice exagerare în acest sens atrage efecte negative în aplicarea metodei. Spre exemplu, o prea mare încredere din partea conducătorului de compartiment care realizează delegarea poate să scadă controlul, ceea ce poate atrage nerealizarea sarcinilor în mod corespunzător. Sau, dacă se intensifică procesul de control din partea conducătorului de compartiment, subordonatul va simţi că acesta nu are încredere în el, fiind tentat să-şi reducă efortul pentru găsirea unor modalităţi eficiente de realizarea sarcinilor delegate.

Sarcinile delegabile sunt cele care în momentul în care se doreşte folosirea metodei pot fi delegate unor subordonaţi, care dispun de toate cunoştinţele şi calităţile necesare îndeplinirii lor.

Sarcinile nedelegabile sunt cele care reprezintă raţiunea creării postului respectiv, ele însă nu pot face obiectul delegării nici în momentul în care se doreşte folosirea metodei, dar nici în viitor. Îndeplinirea acestor sarcini poate fi făcută numai de conducătorul de compartiment care ocupă postul respectiv.

 Selecţia subordonaţilor care vor prelua sarcini prin delegare se va face printr-o selecţie pe baza unor criterii de evaluare, printre care:

- natura pregătirii subordonaţilor;

- vechime în muncă şi în cadrul entității respective;

- rezultatele în muncă obţinute în ultima perioadă;

- calităţi de manager de care dispune subordonatul vizat pentru a fi delegat.

Pot fi selectaţi mai mulţi subordonaţi care să poată prelua din sarcinile conducătorului de compartiment imediat sau în perspectivă în urma unor pregătiri prealabile a acestora.

9.    Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Responsabil            Activități	Director	Director adjunct	Conducător compartiment	Angajat  delegat
Pregătirea delegării	A	V	E, Ap
Transmiterea, în scris, către persoana delegată, atât a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor de legate, cât şi a rezultatelor ce se aşteaptă şi a criteriilor de evaluare	A	V	E, Ap
Derularea efectivă a delegării	A	V	V	Ap

10.     Formular evidență modificări

Nr. crt.	Ediția	Data ediției	Revizia	Data reviziei	Nr.pag.	Descriere modificare	Semnătura conducătorului departamentului
1						-

11.     Formular analiză procedură

Nr. crt.	Compartiment	Nume conducător compartiment	Înlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
				Semnătura	Data	Obervații	Semnătura	Data
1	Management					-	-	-

12.     Lista de difuzare a procedurii

Nr. crt.	Compartiment	Nume și prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii
1	Management
2	CEAC
3	Secretariat
4	Administrativ
5	Personal didactic
6	Finaciar-contabil

13.     Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Nr. de exem-plare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						loc	perioadă
	Copertă	-------------	------------			Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic
A1-PS-03	Lista de gruparea sarcinilor în vedere delegarii	Personal instituție	Director			Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic
A2-PS-03	Lista sarcinilor delegate	Personal instituție	Director			Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic

14.     Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii	Denumirea componentei din cadrul procedurii	Pagina
0	Coperta	0
1	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii	1/10
2	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii	1/10
3	Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii	1/10
4	Scopul procedurii	2/10
5	Domeniul de aplicare	2/10
6	Documente de referinţă	3/10
7	Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi	3/10
8	Descrierea procedurii	4/10
9	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii	8/10
10	Formular evidență modificări	8/10
11	Formular analiză procedură	9/10
12	Lista de difuzare a procedurii	9/10
13	Anexe, înregistrări, arhivări	9/10
14	Cuprins	10/10

Anexa 1 Lista de grupare a sarcinilor în vedere delegării

Anexa 2 Lista sarcinilor delegate