1.      Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Nr. Crt.	Elemente privind responsabilii / operaţiunea	Numele și prenumele	Funcţia	Data	Semnătura
1.1.	Elaborat		Administrator patrimoniu
1.2.	Verificat		Responsabil compartiment contabilitate
1.3.	Avizat		Director adjunct
1.4.	Aprobat		Director

2.      Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Crt.	Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei	Componentă revizuită	Modalitatea reviziei	Data la care se aplică prevederile sau reviziei ediţiei
2.1.	Ediţia I	-	-
2.2.	Revizia 1	Documente de referință	Ordin 200/2016
2.3.	Revizia 2	Documente de referință	Ordin 600/2018

3.      Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii

Nr. crt.	Scopul difuzării	Exem-plar nr.	Compartiment	Funcţia	Nume şi prenume	Data primirii	Semnă-tura
3.1.	Informare, Aplicare	1	Conducere	Director
3.2.	Informare, Aplicare	2	Conducere	Director adjunct
3.3.	Informare, Aplicare, Evidență Arhivare	3	Secretariat	Secretar șef
3.4.	Informare, Aplicare	4	Contabilitate	Contabil șef
3.5.	Informare, Aplicare	5	Administrativ	Administrator patrimoniu
3.6.	Informare, Aplicare	6	Cadre didactice	Responsabil compartiment

1. Scopul procedurii

Scopul procedurii este asigurarea unui cadru organizaţional şi procedural unitar pentru desfăşurarea procesului de stabilire a funcţiilor sensibile la nivelul unității școlare, întocmire a inventarului acestora şi a listei salariaţilor care le ocupă, descriind modul în care sunt identificate acestea, dar şi cum sunt stabilite şi implementate acţiunile/măsurile/dispozitivele de control.

Aplicarea prezentei proceduri trebuie să furnizeze asigurări rezonabile că obiectivele şi misiunea unității școlare vor fi îndeplinite.

Furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate acţiunile/ măsurile/  dispozitivele de control menite să asigure implementarea standardului 2 – Atribuții, funcții, sarcini.

2. Domeniul de aplicare

2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura

Procedura este aplicată la nivelul unității școlare, respectiv la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul unității școlare, pentru identificarea funcţiilor sensibile şi întreprinderea acţiunilor necesare care să permită implementarea prevederilor standardului de control intern 'Funcţii sensibile'.

Unitatea școlară analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, lista functiilor sensibile identificate la nivelul instituţiei şi elaborează masurile de asigurare a rotaţiei salariaţilor care ocupă aceste funcţii.

2.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică

Activitatea este procedurată distinct. Este corelată cu implementarea standardului 1 – Etică și integritate

2.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

Activitatea procedurată este legată implicit de toate activitățile din cadrul unității școlare  legate de derularea integrală și corectă a proceselor;

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

- toate compartimentele unității școlare.

3.         Documente de referinţă

a.         Reglementări internaționale: -

b.         Legislație primară:

- Legea nr. 1/2011 Legea educaţiei naţionale, cu modificările şi completările ulterioare

- Codul muncii aprobat prin Legea 53/2003 republicată, cu modificările și completările ulterioare;

- Ordinul nr. 600/ 2018 - Ordinului secretarului general al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern/ managerial al entităţilor publice publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018

- Ordinul nr. 201/ 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea,îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 276 din 12. 04. 2016

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

c.         Legislație secundară:

- Ordin nr. 5.079/31.08.2016 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar;

- Legea nr. 87/13.03.2006 privind asigurarea calității în educație;

- HG nr.21/10.01.2007 – anexa – Standarde de acreditare și evaluare periodică a unităților de învățământ preuniversitar;

- H.G. nr. 1534/25.11.2008 – Standarde de referință și indicatori de performanță pentru evaluarea și asigurarea calității în învățământul preuniversitar.

d.         Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:

- Programul de dezvoltare al Sistemului de control inter/managerial în cadrul unității școlare

- Regulamentul de organizare și funcționare al unității școlare

- Regulamentul Intern al unității școlare

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

a.       Definiţii:

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedură formalizată	Prezentarea detaliată, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
2.	Procedură de sistem	Procedura ce descrie o activitate sau un proces ce se desfășoară la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul instituției, numite și ”proceduri generale”
4.	Resurse	Totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaţionale.
5.	Proces	Un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.
6.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
7.	Document	Dispoziţii, prevederi etc, care reglementează modul de efectuare a unor activităţi şi/ sau precizează cerinţe pentru acestea. Documentele pot fi de provenienţă internă: ROF , fişele posturilor , regulamente interne privind desfășurarea activității dar şi externă: standarde, legi, prescripţii, instrucţiuni şi orice alte documente cu caracter normativ , tehnice  sau legislaţie
8.	Gestionarea documentelor	Procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor.
9.	Compartiment	Birou/compartiment/unitate constituit(ă) la nivelul unității școlare
10.	Conducătorul compartimentului	Șef birou/compartiment/coordonator
11.	Post	Ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competențelor și responsabilităților desemnate pe un interval de timp unui membru al organizației, reprezentând în același timp elementul primar al structurii organizatorice
12.	Fișa postului	Document care definește locul și contribuția postului în atingerea obiectivelor individuale și organizaționale, caracteristic atât individului, cât și entității și care precizează sarcinile și responsabilitățile care îi revin titularului unui post. În general, fișa postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile, competențele, responsabilitățile, relațiile cu alte posturi, cerințele specifice privind pregătirea, calitățile, aptitudinile și deprinderile necesare realizării obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv.
13.	Funcții sensibile	O funcţie în care, în general, există posibilitatea de a produce daune securităţii entităţii publice şi/sau securităţii naţionale şi în care apar riscuri care se pot manifesta în atingerea obiectivelor entităţii este desemnată ca funcţie sensibilă. Ocuparea unei funcţii sensibile este posibilă dacă, din documentarea şi verificările efectuate, rezultă că sunt îndeplinite, integral, condiţiile stabilite în acest sens. Funcţia sensibilă şi verificarea antecedentelor (investigaţia de securitate) sunt asociate.
14.	Rotaţia cadrelor	Este politica organizaţiei potrivit căreia angajaţii cu funcţii sensibile, după o perioadă prestabilită (de regulă, 5 ani) schimbă funcţiile

4.2.Abrevieri:

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	PS/PO	Procedura formalizată (de sistem/operațională)
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap	Aplicare
6.	Av	Avizare
7.	Ah	Arhivare
8.	SCIM	Sistem de control intern/managerial

5.    Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi

Standardele de control intern/managerial definite prin ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 republicat acţionează interdependent, în funcţie de corelaţiile obiective existente între ele. Astfel, pentru întărirea sistemului de control intern/managerial, conducerea unității școlare trebuie să aplice măsuri care să conducă la valorificarea şi maximizarea influenţelor potenţial benefice ale interdependenţelor dintre standarde. In cazul abordat de prezenta procedură, identificarea și monitorizarea   funcţiilor sensibile şi standardul 1 „Etică, integritate" sunt strâns corelate, interdependente şi asociate.

Funcţiile sensibile ale entităţii publice, respectiv ale compartimentelor sale, trebuie clar definite, înregistrate şi actualizate. Astfel, pentru fiecare funcţie sensibilă identificată este necesară realizarea unei analize de risc, cu instituirea unor controale corespunzătoare.

Nu toate entităţile publice au aceleaşi funcţii sensibile, fiecare conducător de entitate având dreptul şi responsabilitatea de a identifica funcţiile pe care le consideră a fi sensibile, adică acele funcţii care prezintă un risc semnificativ pentru realizarea obiectivelor entităţii.

Nu toate compartimentele entităţii au funcţii sensibile, standardul recomandă ca bună practică existenţa preocupării permanente din partea managementului pentru identificarea acestora şi abordarea unei strategii bazate pe analiza riscurilor.

5.2.Documente utilizate:

 Documentele utilizate:

-       Fișe de post

-       Lista funcțiilor sensibile

-       Planul de rotație pentru funcțiile sensibile

5.3  Resurse necesare:

5.3.1. Resurse materiale

-     birotică, computere;

-     reţea internet;

-     copiator;

-     imprimantă;

-     telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri din afara instituţiei;

-     papetărie şi tipizate.

5.3.2.Resurse umane

-     Personal instituție;

-     Comisia pentru control managerial intern;

5.3.3Resurse financiare

-     Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.

5.4.      Modul de lucru

5.4.1. Desfăşurarea procesului

Funcţia sensibilă este considerată acea funcţie care prezintă un risc semnificativ în raport cu obiectivele entităţii, iar planul de rotaţie a personalului trebuie să aibă în vedere manifestarea unui efect minim asupra instituţiei şi a angajaţilor săi.

Conducerea școlii are obligaţia instituirii sistemelor de control care să conducă la ţinerea sub control a riscurilor ce pot pune în pericol realizarea obiectivelor instituţiei.

Astfel, acesta coordonează procesul de stabilire şi gestionare a funcţiilor sensibile.

Procesul de implementare implică derularea succesivă a următoarelor activităţi:

1.         deciderea inventarierii anuale a funcţiilor sensibile

2.         inventarierea funcţiilor sensibile la nivelul compartimentelor din cadrul instituţiei

3.         întocmirea listelor ce conţin funcţiile sensibile identificate la nivelul compartimentelor instituţiei

4.         transmiterea listelor întocmite la nivelul compartimentelor instituţiei către preşedintele Comisiei SCMI

5.         analizarea proiectului de listă a funcţiilor sensibile de către preşedintele Comisiei şi conducătorul departamentului resurselor umane de la nivelul instituţiei

6.         finalizarea listei funcţiilor sensibile

7.         elaborarea planului de rotaţie

8.         aprobarea listei funcţiilor sensibile şi a planului de rotaţie.

5.4.1.1. Deciderea inventarierii anuale a funcţiilor sensibile

Anual preşedintele Comisiei decide realizarea inventarului funcţiilor sensibile la nivelul unității școlare.

Preşedintele Comisiei formulează totodată şi îndrumări privind criteriile ce trebuie aplicate pentru a realiza un inventar al acelor funcţii care pot prezenta un risc semnificativ în raport cu obiectivele instituţiei.

Zonele cu risc înalt în care se poate manifesta riscul apariţiei unei funcţii sensibile sunt considerate următoarele:

a.         accesul la informaţii confidenţiale

b.         gestionarea banilor

c.         puterea şi monopolul

d.         garantarea drepturilor/puterilor personalului

e.         evaluarea şi consilierea

f.          achiziţia publică de bunuri si servicii

g.         conformitatea cu normele legale

h.         performanţa individului.

5.4.1.2.Realizarea inventarului

In conformitate cu prevederile codului de etica, un profesor este numit prin decizie a directorului consilier de etică. Acesta va întocmi, pe baza listelor furnizate de compartimentele școlii, un proiect al listei funcţiilor sensibile la nivelul acesteia.

Directorul verifică această listă sub aspectul conformităţii ei cu prevederile legale în vigoare şi cu criteriile stabilite de preşedintele Comisiei.

In urma verificării, directorul unității școlare avizează lista întocmită.

Finalizarea listei funcţiilor sensibile

Lista este valabilă un an de la data aprobării ei. După aprobare, persoanele care ocupă respectivele funcţii sunt înştiinţate de conţinutul respectivei Liste, prin semnătură.

5.4.2. Planul de rotaţie

Proiectul Planului de rotaţie a ocupanţilor funcţiilor sensibile se întocmeşte odată cu întomirea proiectului Listei funcţiilor sensibile.

Elaborarea, avizarea şi aprobarea acestuia se fac de către aceleaşi funcţii implicate în procesul de elaborare a Listei funcţiilor sensibile.

Standardul 4 prevede faptul că un angajat nu va ocupa o funcţie sensibilă mai mult de cinci ani, în cazul existenţei unei excepţii de la această regulă trebuind să existe o explicaţie a acestei excepţii.

Măsura rotaţiei este recomandat a fi utilizată numai în cazul în care nu pot fi identificate şi aplicate şi alte măsuri de control intern care se dovedesc a fi eficace în gestionarea unor riscuri de acest tip.

Anual, odată cu aprobarea Listei se aprobă şi Planul de rotaţie, având în vedere completarea coloanelor 7 si 8 referitoare la o funcţie sensibilă.

5.4.3. Riscuri şi control

Cu privire la funcţiile sensibile se pot realiza controale în urmatoarele zone:

•           Organizaţie/ învățământ

•           Organizare administrativă/controale interne

•           Politică de personal

•           Politică de Securitate

6.         Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Director

•           Aprobă, în urma verificării, Lista funcţiilor sensibile şi Planul de rotaţie.

•           Asigură condiţiile necesare implementării prevederilor procedurii

Preşedintele Comisiei SCIM

•           Avizează Lista funcţiilor sensibile şi Planul de rotaţie, după consultarea cu funcţiile responsabile desemnate în cadrul acestei proceduri.

Consilierul de etică/ Preşedintele Comisiei SCIM

•           Intocmeşte Lista funcţiilor sensibile şi Planul de rotaţie la nivelul școlii în baza propunerilor primite de la compartimente.

Șefii de compartimente

•           Intocmesc propunerile privind Lista funcţiilor sensibile şi Planul de rotaţie la nivelul compartimentului pe care îl conduc

•           Asigură condiţiile de aplicare a Planului de rotaţie

7. Formular evidență modificări

Nr.crt.	Ediția	Data ediției	Revizia	Data reviziei	Nr.pag.	Descriere modificare	Semnătura conducătorului departamentului
1	Ediţia I					Ordin 200/2016
2						Ordin 600/2018

8. Formular analiză procedură

Nr.crt.	Compartiment	Nume și prenume conducător compartiment	Înlocuitor de drept	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
				Semnătura	Data	Observații	Semnătura	Data
1	Comisia SCMI

9. Lista de difuzare a procedurii

Nr. crt.	Compartiment	Nume și prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătura
1	Conducere
2	Conducere
3	Secretariat
4	Contabilitate
5	Administrativ
6	Cadre didactice

10.  Anexe/Formulare

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Nr. exem-plare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						loc	perioadă
A1	Lista funcțiilor sensibile	Consilier etică	Director	6	6	Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic
A2	Planul de rotație	Consilier etică	Director	6	6	Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic

Anexa 1 - Lista funcţiilor sensibile

Câmp	Completarea câmpului
0	Data la care se elaborează şi aprobă Lista funcţiilor sensibile
1	Semnătura persoanei care aprobă Lista
2	Numar curent în Listă
3	Denumirea compartimentului în care a fost identificată funcţia sensibilă
4	Denumirea funcţiei sensibile identificate
5	Numele si prenumele persoanei care ocupă funcţia sensibilă
6	Observaţii
7	Numele, prenumele şi semnătura persoanei care verifică Lista (consilier etic)
8	Numele, prenumele şi semnătura persoanei care întocmeşte Lista (conducător compartiment)

Anexa 2 - Planul de rotație pentru funcțiile sensibile

Câmp	Completarea câmpului
0	Data la care se elaborează si aprobă Planul de rotaţie a funcţiilor sensibile
1	Semnătura persoanei care aprobă Planul de rotaţie
2	Numar curent
3	Denumirea compartimentului în care a fost identificată funcţia sensibilă
4	Denumirea funcţiei sensibile identificate
5	Numele şi prenumele persoanei care ocupă funcţia sensibilă la momentul întocmirii Planului
6	Data la care se face rotaţia
7	Denumirea funcţiei pe care o va ocupa salariatul care realizează rotaţia
8	Numele şi prenumele persoanei care va ocupa funcţia sensibilă după efectuarea rotaţiei
9	Observaţii
10	Numele, prenumele şi semnătura persoanei care verifică Planul (director )
11	Numele, prenumele şi semnătura persoanei care întocmeşte Planul (consilier etic)

11.  Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii	Denumirea componentei din cadrul procedurii	Pagina
0	Coperta
1	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii	1/12
2	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii	1/12
3	Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii	1/12
1	Scopul procedurii	2/12
2	Domeniul de aplicare	2/12
3	Documente de referinţă	3/12
4	Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi	4/12
5	Descrierea procedurii	5/12
6	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii	6/12
7	Formular evidență modificări	6/12
8	Formular analiză procedură	6/12
9	Lista de difuzare a procedurii	6/12
10	Anexe/Formulare	10/12
11	Cuprins	12/12