1.      Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii

Nr. Crt.	Elemente privind responsabilii / operaţiunea	Numele și prenumele	Funcţia	Data	Semnătura
1.1.	Elaborat		Reprezentant compartiment management
1.2.	Verificat		Reprezentant compartiment contabilitate
1.3.	Avizat		Director adjunct
1.4.	Aprobat		Director

2.      Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr. Crt.	Ediţia sau, după caz, revizia în cadrul ediţiei	Componentă revizuită	Modalitatea reviziei	Data la care se aplică prevederile sau reviziei ediţiei
2.1.	Ediţia I	-	-
2.2.	Revizia 1	Documente de referință	Ordin 200/2016
2.3.	Revizia 2	Documente de referință	Ordin 600/2018

3.      Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii

Nr. crt.	Scopul difuzării	Exem-plar nr.	Compartiment	Funcţia	Nume şi prenume	Data primirii	Semnă-tura
3.1.	Informare, Aplicare	1	Conducere	Director
3.2.	Informare, Aplicare	2	Conducere	Director adjunct
3.3.	Informare, Aplicare, Evidență Arhivare	3	Secretariat	Secretar șef
3.4.	Informare, Aplicare	4	Contabilitate	Contabil șef
3.5.	Informare, Aplicare	5	Administrativ	Administrator patrimoniu
3.6.	Informare, Aplicare	6	Cadre didactice	Responsabil compartiment

1. Scopul procedurii

Procedura are scopul de a stabili modalitatea de semnalare a neregularităţilor, precum şi protecţia persoanelor care reclamă ori semnalează neregularităţi la nivelul unității școlare. Furnizează o descriere a modului în care sunt stabilite şi implementate acţiunile/ măsurile/  dispozitivele de control menite să asigure implementarea standardului 1 – Etica și integritate.

Sprijină auditul şi/sau alte organisme abilitate în acţiuni de auditare şi/sau control, iar pe Directorul unității școlare în luarea deciziei.

2. Domeniul de aplicare

2.1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura

Procedura se aplică în cadrul unității școlare, de către toate compartimentele, respectiv de către toate persoanele din cadrul acestora.

Procedura se referă la activități legate de implementarea standardului 1 prin monitorizarea realizării obiectivelor unității școlare și semnalarea neregularităților în întreaga activitate, neregularități care pot determina nerealizarea scopurilor asumate.

2.2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică

Activitatea este relevantă ca importanță și este procedurată distinct.

2.3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

Activitatea procedurată este legată implicit de toate activitățile din cadrul unității școlare  legate de respectarea normelor de etică și de derulare integrală și corectă a proceselor;

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

- toate compartimentele unității școlare.

3. Documente de referinţă

3.1. Reglementări internaționale: -

3.2 Legislație primară:

- Ordinul nr. 600/ 2018 - Ordinului secretarului general al Guvernului pentru aprobarea Codului controlului intern/ managerial al entităţilor publice publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 387 din 07.05.2018

- Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinul nr. 201/ 2016 pentru aprobarea Normelor metodologice privind coordonarea,îndrumarea metodologică şi supravegherea stadiului implementării şi dezvoltării sistemului de control intern managerial la entităţile publice apărut în Monitorul Oficial, Partea I nr. 276 din 12. 04. 2016

- Legea nr. 1/2011 Legea educaţiei naţionale, cu modificările şi completările ulterioare (art. 5, alin.1, art 7 alin 1, art 98);

- Codul muncii aprobat prin Legea 53/2003 republicată, cu modificările și completările ulterioare;

- O.G. nr. 119/1999 - privind auditul intern şi controlul financiar preventive, Legea nr.: 84/2003 pentru modificarea şi completarea OG nr.: 119/1999 privind auditul intern şi controlul financiar preventiv;

- Legea nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii;

- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea şi sancţionarea faptelor de corupţie, cu modificările şi completările ulterioare.

3.3 Legislație secundară:

- Ordin nr. 5.079/31.08.2016 privind aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar;

- Îndrumarul metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice", elaborat de Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control

- Instrucţiunea nr. 1/2018 privind aplicarea unitară la nivelul unităţilor de învăţământ preuniversitar a Standardului 9 - Proceduri prevăzut în Codul controlului intern managerial al entităţilor publice, aprobat prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 600/2018 

- Legea nr. 87/13.03.2006 privind asigurarea calității în educație;

- HG nr.21/10.01.2007 – anexa – Standarde de acreditare și evaluare periodică a unităților de învățământ preuniversitar;

- H.G. nr. 1534/25.11.2008 – Standarde de referință și indicatori de performanță pentru evaluarea și asigurarea calității în învățământul preuniversitar.

3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:

- Programul de dezvoltare al Sistemului de control inter/managerial în cadrul unității școlare

- Regulamentul de organizare și funcționare al unității școlare

- Regulamentul Intern al unității școlare

- Codul etic al unității școlare

4.    Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1.Definiţii:

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedură formalizată	Prezentarea detaliată, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
2.	Procedură de sistem	Procedura ce descrie o activitate sau un proces ce se desfășoară la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul instituției, numite și ”proceduri generale”
4.	Resurse	Totalitatea elementelor de natură fizică, umană, informaţională şi financiară, necesare ca input pentru ca strategiile să fie operaţionale.
5.	Proces	Un flux de activităţi sau o succesiune de activităţi logic structurate, organizate în scopul atingerii unor obiective definite, care utilizează resurse, adăugându-le valoare.
6.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
7.	Document	Dispoziţii, prevederi etc, care reglementează modul de efectuare a unor activităţi şi/ sau precizează cerinţe pentru acestea. Documentele pot fi de provenienţă internă: ROF , fişele posturilor , regulamente interne privind desfășurarea activității dar şi externă: standarde, legi, prescripţii, instrucţiuni şi orice alte documente cu caracter normativ , tehnice  sau legislaţie
8.	Gestionarea documentelor	Procesul de administrare a documentelor unei entităţi publice, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare, şi până la distrugerea lor.
9.	Compartiment	Birou/compartiment/unitate constituit(ă) la nivelul unității școlare
10.	Conducătorul compartimentului	Șef birou/compartiment/coordonator
11.	Neregularitate	Orice faptă care presupune o încălcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrări, eficienţei, eficacităţii, economicităţii şi transparenţei
12.	Economicitate	Minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activităţi, cu menţinerea calităţii corespunzătoare a acestor rezultate
13.	Eficacitate	Gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii respective
14.	Eficiență	Maximizarea  rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate
15.	Buna administrare	Instituţia  este datoare să îşi desfăşoare activitatea în realizarea interesului general, cu un grad ridicat de profesionalism, în condiţii de eficienţă, eficacitate şi economicitate a folosirii resurselor
16.	Transparența	Instituţia  are obligaţia de a-şi desfăşura activitatea într-o manieră deschisă, în care accesul liber şi neîngrădit la informaţiile de interes public să constituie regula, iar limitarea accesului la informaţie să constituie excepţia, în condiţiile legii
17.	Avertizare în interes public	Sesizarea făcută cu bună-credinţă cu privire la orice faptă care presupune o încălcare a legii, a deontologiei profesionale sau a principiilor bunei administrări, eficienţei, eficacităţii, economicităţii şi transparenţei
18.	Avertizor	Persoana  care este încadrată într-unul din compartimentele din cadrul școlii sau din exteriorul acesteia și care face o sesizare potrivit pct. 11
19.	Comisie de disciplină	Organul  însărcinat cu atribuţii de cercetare disciplinară, prevăzut de lege

4.2  Abrevieri:

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	PS/PO	Procedura formalizată (de sistem/operațională)
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap	Aplicare
6.	Av	Avizare
7.	Ah	Arhivare
8.	SCIM	Sistem de control intern/managerial

5.      Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi

Necesitatea elaborării procedurii de semnalare a neregularităţilor are la bază Ordinul nr. 600/ 2018 - modificarea şi  completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/ 2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/ managerial al entităţilor publice, cuprinzând standardele de management / control intern la entitățile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat , cu modificările și completările ulterioare, respectiv Standardul nr. 2 privind semnalarea neregularităţilor, precum şi perspectiva de a defini o modalitate  concretă de protecţie a avertizorilor de integritate conform Legii nr. 571/2004 privind protecţia personalului din autorităţile publice, instituţiile publice şi din alte unităţi care semnalează încălcări ale legii.

5.2.Documente utilizate:

 Documentele utilizate:

-       Formular sesizare neregularități

-       Registru neregularități

5.3.Resurse necesare:

5.3.1 Resurse materiale

-     birotică, computere;

-     reţea internet;

-     copiator;

-     imprimantă;

-     telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri din afara instituţiei;

-     papetărie şi tipizate.

5.3.2.Resurse umane

-     Personal instituție;

-     Comisia pentru control managerial intern;

-     Comisia de disciplină

5.3.3.Resurse financiare

-     Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.

5.4.   Modul de lucru

5.4.1. Principii.

În analiza sesizării privind presupusa neregularitate, trebuie avute în vedere următoarele principii:

1        principiul legalităţii, conform căruia persoana/structura care analizează are obligaţia de a respecta drepturile şi libertăţile angajaţilor școlii, normele procedurale şi tratamentul egal potrivit legii;

2        principiul responsabilităţii, conform căruia orice persoană care semnalează neregularităţi este datoare să susţină sesizarea cu date sau indicii privind presupusa neregularitate;

3        principiul echilibrului, conform căruia niciun avertizor nu se poate prevala de prevederile prezentei proceduri pentru a diminua o sancţiune administrativă sau disciplinară pentru o neregularitate comisă de acesta;

4        principiului bunei-credinţe, conform căruia este ocrotită persoana care a făcut o sesizare, convinsă fiind de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încălcare a legii;

5        principiul prezumţiei de nevinovăţie, conform căruia angajatul școlii împotriva căruia s-a făcut sesizarea este considerat nevinovat pentru neregularitatea sesizată atât timp cât aceasta nu a fost dovedită;

6        principiul garantării dreptului la apărare, conform căruia angajatul școlii împotriva căruia s-a făcut sesizarea are dreptul de a fi audiat şi de a prezenta dovezi în apărarea sa;

7        principiul contradictorialităţii, conform căruia persoana/structura care analizează sesizarea de neregularitate are obligaţia de a asigura angajaţilor unității școlare aflaţi pe poziţii divergente posibilitatea de a se exprima cu privire la orice act sau fapt care are legătură cu sesizarea;

8        principiul proporţionalităţii, conform căruia trebuie respectat un raport corect între gravitatea neregularităţii, circumstanţele săvârşirii acesteia şi sancţiunea propusă să fie aplicată;

9        principiul legalităţii sancţiunii, conform căruia persona/structura care analizează sesizarea de neregularitate nu poate propune decât sancţiuni prevăzute de lege;

10    principiul unicităţii sancţiunii, conform căruia pentru comiterea unei neregularităţi  nu se poate aplica decât o singură sancţiune.

5.4.2. Semnalarea neregularităţilor

     (1) Persoana care a luat la cunoştinţă de săvârşirea unor neregularităţi, semnalează aceste neregularităţi conform prezentei proceduri.

(2) Pentru a oferi o protecţie adecvată avertizorilor de integritate, în cadrul unității școlare semnalarea neregularităţilor se îndreaptă către o singură persoană, directorul școlii pentru a primi avertizările în interes public. Totodată, se  nominalizează ca supleant care va primi avertizările în interes public atunci când titularul se află în imposibilitate de a-și exercita cu imparțialitate atribuțiile (sesizarea vizează chiar persoana sa) sau atunci când din motive obiective (concediu de odihnă, deplasări în interesul serviciului etc.)  nu se poate ocupa de procedură, directorul adjunct.

(3) Dacă există mai multe sesizări cu acelaşi obiect şi împotriva aceleiaşi persoane, acestea se conexează.

(4) Semnalarea neregularităţilor se formulează în scris şi trebuie să cuprindă următoarele elemente:

a)      numele, prenumele, funcţia deţinută de persoana care a formulat sesizarea şi denumirea compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea;

b)      numele şi prenumele angajatului instituţiei a cărui presupusă neregularitate este sesizată şi denumirea compartimentului în care îşi desfăşoară activitatea;

c)      descrierea presupusei neregularităţi care constituie obiectul sesizării şi data săvârşirii acesteia (dacă este cunoscută);

d)      prezentarea datelor sau indiciilor care susţin presupusa neregularitate;

e)      descrierea prejudiciului cauzat de neregularitate constatată (dacă se cunoaşte acest prejudiciu);

f)       data;

g)      semnătura.

Aceste date se completează în formularul de sesizare, ale cărui câmpuri sunt descrise în Formularul nr. 1 al prezentei proceduri şi se introduce într-un plic care va avea menţiunea „Pentru director”.

Dacă persoana care face sesizarea înţelege să se folosească de mijloacele electronice întrucât consideră că beneficiază de o confidenţialitate sporită, atunci sesizarea poate fi trimisă la adresa de email a unității școlare.

Plicurile cu sesizări se înregistrează într-un registru special privind evidenţa sesizării neregularităţilor. E-mail-urile se printează şi urmează procedura aplicabilă sesizărilor formulate pe suport de hârtie.

În situaţia în care sesizarea privind semnalarea neregularităţilor nu cuprinde elementele de la punctul (4),  atunci persoana care primește sesizarea poate solicita avertizorului elemente suplimentare. Persoana care primeşte sesizarea analizează şi investighează cu toată  răspunderea sesizarea primită.

În cazul în care sesizarea ,după o primă investigaţie este considerată că are o susţinere suficientă iar natura faptei este din sfera abaterilor disciplinare, atunci aceasta se transmite spre soluţionare comisiei de disciplină din cadrul unității școlare.  De asemenea, pentru faptele care nu întrunesc elementele constitutive ale unei abateri disciplinare, sesizarea poate fi transmisă șefilor de compartimente spre soluţionare.

Pentru cadrele didactice, comisia de disciplină este stabilită conform prevederilor Legii nr. 1/2011 Legea Educației Naționale.

Dacă în urma acţiunilor impuse pentru rezolvarea situaţiei semnalate, conducerea instituţiei sau comisia de disciplină constată existenţa unor indicii că fapta săvârșită poate fi considerată contravenție sau infracţiune, propune conducătorului instituţiei sesizarea organelor de cercetare penală. Conducătorul instituţiei va sesiza de îndată organele de cercetare penală.

În situaţia în care cel reclamat prin avertizarea în interes public este şef ierarhic, direct sau indirect, ori are atribuţii de control, inspecţie şi evaluare a avertizorului se asigură protecţia datelor avertizorului.

În situaţia în care cel reclamat prin avertizarea în interes public este chiar persoana desemnată să primească sesizările, atunci aceasta trebuie să se abțină de la analiza preliminară a sesizării, fiind obligată, ca în cel mai scurt timp, să înștiințeze consiliul de administrație despre situația ivită şi să transfere sesizarea supleantului.

Orice avertizor de integritate trebuie să facă sesizarea cu bună-credinţă, convins fiind de veridicitatea celor semnalate şi având un minim de indicii că s-a comis o faptă care afectează integritatea publică.

Sesizările abuzive făcute în mod repetat nu intră sub incidenţa prezentei proceduri, conform reglementărilor în vigoare persoana împotriva căreia s-a făcut semnalarea urmând să aibă liber acces la informaţiile privind sesizarea respectivă.

6.      Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Directorul

(1)   analizează sesizarea privind semnalarea neregularităţilor; propune măsuri ca urmare a analizei sesizării privind semnalarea de neregularităţi

(1)   transmite sesizarea privind semnalarea neregularităţilor, după caz, spre soluţionare, persoanelor desemnate să desfășoare cercetarea disciplinară prealabilă sau organelor de cercetare penală;

(2)   decide acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute cât şi cauzele care au dus la apariţia acestora;

(3)   decide asupra măsurilor propuse de către comisia de disciplină sau de către persoana desemnată să desfășoare cercetarea disciplinară prealabilă.

Şeful de compartiment

      (1) analizează sesizarea privind semnalarea neregularităţilor;

(2) propune măsuri ca urmare a analizei sesizării privind semnalarea de neregularităţi.

Comisia de disciplină

(1)   analizează sesizarea privind semnalarea neregularităţilor;

(2)   propune măsuri ca urmare a analizei sesizării privind semnalarea de neregularităţi.

7. Formular evidență modificări

Nr.crt.	Ediția	Data ediției	Revizia	Data reviziei	Nr.pag.	Descriere modificare	Semnătura conducătorului departamentului
1	Ediţia I					Ordin 200/2016
2						Ordin 600/2018

8. Formular analiză procedură

Nr.crt.	Compartiment	Nume și prenume conducător compartiment	Înlocuitor de drept	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
				Semnătura	Data	Observații	Semnătura	Data
1	Comisia SCMI

9. Lista de difuzare a procedurii

Nr. crt.	Compartiment	Nume și prenume	Data primirii	Semnătura	Data retragerii	Data intrării în vigoare a procedurii	Semnătura
1	Conducere
2	Conducere
3	Secretariat
4	Contabilitate
5	Administrativ
6	Cadre didactice

10.  Anexe/Formulare

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Nr. exem-plare	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						loc	perioadă
A1	Formular sesizare neregularități	Administrator patrimoniu	Director	2	2	Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic
A2	Registru neregularități	Contabil șef	Director	1		Arhivă	Conform Nomenclator Arhivistic

Anexa 1: Formular nr. 1:  FORMULAR SESIZARE NEREGULARITĂȚI

FORMULAR SESIZARE NEREGULARITĂŢI Nr. înregistrare  ………………………………… COMPARTIMENT: în care s-a constatat neregularitatea
PERSOANA CARE A SĂVÂRŞIT NEREGULARITATEA:
DESCRIEREA NEREGULARITĂŢII ŞI DATA SĂVÂRŞIRII:
DESCRIEREA PREJUDICIULUI CAUZAT (DACĂ SE CUNOAŞTE)
PERSOANA CARE A SESIZAT  NEREGULARITATEA: NUME, PRENUME, FUNCŢIE
DATA	SEMNĂTURA

Anexa2: Formular nr. 2:  REGISTRU NEREGULARITĂȚI

Nr. crt.	Compartimentul în care s-a constatat neregularitatea	Neregularitatea constatată	Data constatării neregularității	Mod de rezolvare

11.  Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii	Denumirea componentei din cadrul procedurii	Pagina
0	Coperta
1	Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii	1/12
2	Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii	1/12
3	Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul ediţiei procedurii	1/12
1	Scopul procedurii	2/12
2	Domeniul de aplicare	2/12
3	Documente de referinţă	3/12
4	Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi	4/12
5	Descrierea procedurii	5/12
6	Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii	6/12
7	Formular evidență modificări	6/12
8	Formular analiză procedură	6/12
9	Lista de difuzare a procedurii	6/12
10	Anexe/Formulare	10/12
11	Cuprins	12/12