privind ARHIVAREA DOCUMENTELOR SI INREGISTRARILOR

1.SCOPUL

1.1. Prezenta procedura stabileşte modul de arhivare, păstrarea şi responsabilităţile privind arhivarea documentelor în cadrul unității școlare _____________.

2.DOMENIUL  DE  APLICARE

2.1. Procedura se aplică de către toate compartimentele din cadrul _____________ pentru arhivarea şi păstrarea tuturor documentelor pe suport hârtie, înregistrări foto, video, audio.

2.2. Prezenta procedură nu se aplică pentru arhivarea documentelor în formă electronică.

 

3.DOCUMENTE  DE  REFERINŢĂ

3.1. SR EN ISO 9001:2001 „Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.”

3.2. SR EN ISO 9000:2006 „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular.”

3.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naţionale actualizată

3.4. MQ-01 Manualul calităţii

4.DEFINIŢII  ŞI  PRESCURTĂRI

4.1. Conform SR EN ISO 9000:2006 “Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular”, precum şi următoarele :

4.2. Documente grupate în funcţie de problematica conţinută, specifică fiecărei entităţi şi de termenul de păstrare.

4.3.  Lista prin care este stabilit termenul de păstrare pentru fiecare document.

4.4. Sortarea pentru eliminare, respectiv distrugere a documentelor, prin stabilirea valorii practice a acestora.

4.5. Lista care cuprinde documente grupate în funcţie de problematica conţinută şi termenul de păstrare.

5.DESCRIEREA PROCEDURII

5.1 Evidenta documentelor

La nivelul unității școlare _____________, toate compartimentele sunt obligate să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern şi a celor ieşite - conform procedurii de sistem PO-___ „Controlul documentelor”, precum şi evidenţa înregistrărilor utilizate - conform procedurii de sistem PO-___ „Controlul înregistrărilor”.

          Documentele/înregistrările se păstrează de către elaboratori şi utilizatori la locul de muncă (arhivă activă), pe durata specificată în documentele SMC, reglementări legale.

După expirarea perioadei de păstrare operativă, şefii departamentelor întocmesc propuneri pentru arhivare în arhiva _____________, care sunt aprobate de Directorul _____________.

Anual, persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment  grupează documentele în unităţi arhivistice potrivit problematicii şi a termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul arhivistic al _____________.

Nomenclatorul arhivistic este întocmit de către responsabilul cu patrimoniu din cadrul _____________, pe baza propunerilor transmise de şefii departamentelor organizatorice din _____________, este aprobat prin decizie a Directorului _____________ , şi confirmat de către Directia Judeteana a Arhivelor Nationale.

În fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completează de către persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numerotează fiecare pagină din dosar şi totalul de pagini se înscrie pe pagina de gardă.

Documentele astfel grupate, se depun de către persoana responsabilă cu îndosarierea acestora, în al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei _____________, pe bază de
inventar de documente si proces verbal de predare primire.

Evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice în/din depozitul arhivei este
consemnată de către arhivarul unităţii într-un registru de evidenta .

Scoaterea documentelor din evidenţa arhivei se face numai cu aprobarea directorului _____________ , în urma selecţionării sau transferului în alt depozit de arhivă.

5.2. Selectionarea documentelor

În cadrul _____________ functioneaza o Comisie de selecţionare, numită prin decizie a Directorului _____________.

Comisia este compusă din 3 persoane:

-    preşedinte, numit din cadrul _____________,

-         secretar, numit din cadrul _____________,

-         un membru, numit din cadrul _____________.

Această comisie se întruneşte anual sau ori de câte ori este necesar, la propunerea arhivarului unităţii, pentru a aproba lista cu documentele care urmează a fi înlăturate ca fiind nefolositoare, expirându-le termenul de păstrare; hotărârea luată se consemnează într-un Proces Verbal al Comisiei de selectionare.

Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza Proceselor Verbale ale comisiei menţionate anterior.

5.3. Pastrarea docuemntelor

Directorul ____________ numeşte prin decizie o persoană în funcţia de arhivar al unităţii, care este obligată să păstreze documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare.

Conducerea unităţii, la propunerea arhivarului unităţii, alocă spaţiul necesar pentru arhivă.

Arhivarul unităţii asigură îndeplinirea condiţiilor (temperatură, umiditate, luminozitate, condiţii de siguranţă) în incinta spaţiului destinat arhivării.

Arhivarul unităţii urmăreşte întoarcerea documentelor ieşite la solicitarea sefilor de compartimente spre consultare şi sesizează directorul _____________ în cazul întârzierii acestora sau a altor probleme apărute în arhivă.

Păstrarea documentelor în arhivă se face pe durata prevăzută în nomenclatorul arhivistic.

6.      RESPONSABILITĂŢI

6.1. Ordonatorul de credite:

6.1.1. Alocă spaţiul necesar arhivării.

6.1.2. Asigură resursele umane şi materiale pentru crearea condiţiilor de funcţionare normală a arhivei.

6.1.3. Numeşte prin decizie componenţa Comisiei de selecţionare la nivelul _____________.

6.1.4. Numeşte prin decizie arhivarul unităţii.

6.1.5. Aprobă scoaterea documentelor din evidenţa arhivei, în urma selecţionării sau mutării în alt depozit.

6.2. Sefii de compartimente

6.2.1. Asigură păstrarea la locul de muncă (operativă) şi depunerea la arhivă a documentelor după expirarea perioadei de păstrare operativă, legarea, cartonarea şi identificarea.

6.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva _____________.

6.2.3. Coordonează îndosarierea documentelor pe unităţi arhivistice la nivelul entităţii.

6.2.4. Propune persoana responsabilă cu îndosarierea documentelor.

6.2.5. Fac propuneri pentru întocmirea, modificarea şi completarea Nomenclatorului arhivistic al filialei, pentru documentele create/păstrate de către entitatea pe care o conduc.

6.3. Arhivarul

6.3.1.  Preia documentele grupate în unităţi arhivistice pentru păstrarea în arhivă.

6.3.2. Asigură documentele deţinute în arhivă în condiţii corespunzătoare.

6.3.3. Ţine evidenţa intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice din arhivă.

6.3.4. Verifică modul de păstrare în timp a documentelor.

6.3.5. Pune la dispoziţie, în anumite situaţii, pe bază de semnătură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate entităţilor creatoare, pe baza registrului de evidenţă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice; la restituire verifică integritatea documentelor împrumutate.

6.3.6. Convoacă comisia de selecţionare în vederea analizării dosarelor cu termenele de păstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.

6.3.7. Asigură difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul _____________

            6.4. Comisia de selectionare

6.4.1. Analizează şi aprobă lista întocmită de către arhivarul _____________ cu documentele având termenele de păstrare depăşite, propuse spre a fi distruse.

7.      ANEXE

Anexa 1 – Nomenclator arhivistic de documente

Anexa 2 – Pagina de gardă dosar

Anexa 3 – Inventarul de documente pentru arhivare

Anexa 4 – Proces Verbal predare-primire documente pentru arhivare

Anexa 5 – Registru de evidenţă intrări-ieşiri documente în/din arhivă

Anexa 6 – PV al Comisiei de selecţionare

Anexa 7 – Logigrama activităţii

Anexa 1

                      APROBAT                                                                                                        

DIRECTOR _____________                                                                                                                

         

         NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................

Serviciile	Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)	Termenul de  păstrare	Obs.
A. Serviciul ….	1.
	2.
	3.
B. Serviciul ….	1.
	2.
	3.
A. Serviciul ….	1.
	2.
	3.
B. Serviciul ….	1.
	2.
	3.
A. Serviciul ….	1.
	2.
	3.
B. Serviciul ….	1.
	2.
	3.
A. Serviciul ….	1.
	2.
	3.
B. Serviciul ….	1.
	2.
	3.

Data: zz.ll.aaaa                                                                                                                                            Întocmit

                                                                                                                                                                Nume Prenume

Anexa 2

Unitatea de invatamant

INVENTARUL DE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE
pe anul …………….

pentru documentele care se păstrează permanent sau temporar

   Prezentul inventar format din …………….. file conţine …………… dosare, registre, condici etc.

   Dosarele de la nr. crt. ………………… au fost lăsate la …………………., nefiind încheiate.

   La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ………………………..

   Astăzi, …………………., s-au preluat ………………….dosare.

                             Am predat,                                                        Am primit,

                      Nume Prenume                                                       Nume Prenume

                          Semnătura                                                        Semnătura

Anexa 4

Unitatea de invatamant

PROCES VERBAL DE PREDARE – PRIMIRE

DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE

Astăzi,  ………………., subsemnaţii …………………………......……...…………..….….…,

delegaţi ai compartimentului ……………………………………..............................….………,

şi …………………………………….. arhivarul _____________ am procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create  în perioada …………………………………..de către compartimentul menţionat, în cantitate de  ………… dosare.

   Predarea – primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ……….. pagini, conform dispoziţiilor legale.

                   Am predat,                       Am primit,

                Nume Prenume                Nume Prenume

                    Semnătura                        Semnătura

 

 

 

Anexa 6

Unitatea de invatamant

PROCES VERBAL Nr. ……/…………

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr……….. din ……..………, selecţionând în şedinţele din …………..… documentele din anii^*) ……………….………... avizează/aprobă ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic al unităţii.

APROBAT

Comisia de selecţionare

                    Preşedinte,                         Membri, Secretar,

                Nume Prenume                Nume Prenume                                      Nume Prenume

                    Semnătura                        Semnătura                                               Semnătura              

*) Anii extremi