Domeniul de aplicare
1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura operaţională
- accesul liber şi neîngrădit al persoanei la orice informaţii de interes public.
2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică
- asigurarea comunicării eficiente dintre autorităţile, instituţiile interesate şi unitatea școlară.
3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:
- toate activitățile școlii.
4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:
- toate compartimentele școlii.
Documente de referinţă
Reglementări internaționale: -
Legislație primară:
- Legea nr. 1/2011 Legea Educației Naţionale, cu modificările și completările ulterioare;
- Legea 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public cu modificările și completările ulterioare;
- Hotărârea nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public.
Legislație secundară:
- O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat, cu modificările şi completările ulterioare;
- Ordinul MENCS nr. 5079/2016 - aprobarea Regulamentului-cadru de organizare şi funcţionare aunităţilor de învăţământ preuniversitar, actualizat prin OMEN nr.3027 din 2018.
Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice:
- Regulament intern.
Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi
Definiţii:
|
Nr. Crt. |
Termenul |
Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul |
|
1. |
Procedură |
Prezentarea formalizată, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual. |
|
2. |
Ediţie a unei proceduri |
Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri, aprobată şi difuzată. |
|
3. |
Revizia în cadrul unei ediţii |
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate. |
|
4. |
Sistem de control managerial |
Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial. |
|
5. |
Comisia |
Comisia pentru control managerial intern. |
|
6. |
Responsabil |
Responsabilul delegat de director pentru accesul la informaţii de interes public. |
Descrierea procedurii
Generalităţi
Accesul liber si neîngrădit al oricărei persoane din România la orice informații de interes public, definite prin Legea 544/2001, constituie unul dintre principiile fundamentale ale relațiilor dintre persoane și autoritățile publice.
Prin informație de interes public se înțelege orice informație care privește activitățile sau rezultă din activitățile unei autorități publice sau instituții publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informației.
Pentru asigurarea accesului la informațiile de interes public, directorul va desemna persoanele cu responsabilități în acest domeniu.
Documente utilizate:
- Cerere de informaţii de interes public
- Reclamaţie administrativă
Resurse necesare:
Resurse materiale: birotică, computere; reţea internet; copiator; imprimantă; telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente şi cu structuri din afara instituţiei; papetărie şi tipizate.
Resurse umane : sefi compartimente; responsabil; director.
Resurse financiare - Conform bugetului aprobat pentru anul în curs.
Modul de lucru
Pentru asigurarea accesului oricărei persoane la informaţiile de interes public, unitatea școlară are obligaţia de a desemna persoană cu atribuţii în acest domeniu.
Unitatea școlară are obligaţia să comunice din oficiu următoarele informaţii de interes public:
a) actele normative care reglementează organizarea şi funcţionarea acesteia;
b) structura organizatorică, atribuţiile departamentelor, programul de funcţionare, programul de audienţe;
c) numele şi prenumele persoanelor din conducere şi ale funcţionarului responsabil cu difuzarea informaţiilor publice;
d) coordonatele de contact ale colegiului, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail şi adresa paginii de Internet;
e) sursele financiare, bugetul şi bilanţul contabil;
f) programele şi strategiile proprii;
g) lista cuprinzând documentele de interes public;
h) lista cuprinzând categoriile de documente produse şi/sau gestionate, potrivit legii;
i) modalităţile de contestare a deciziei instituţiei în situaţia în care persoana se consideră vătămată în privinţa dreptului de acces la informaţiile de interes public solicitate.
Accesul la informaţiile de interes public se realizează prin:
a) afişare la sediul ori prin publicare în Monitorul Oficial al României sau în mijloacele de informare în masă, în publicaţii proprii, precum şi în pagina de Internet proprie;
b) consultarea lor la sediul instituţiei publice, în spatii special destinate acestui scop.
Orice persoană are dreptul să solicite şi să obţină de la instituţia publică informaţiile de interes public. Unitatea școlară este obligată să asigure persoanelor, la cererea acestora, informaţiile de interes public solicitate în scris sau verbal.
Solicitarea în scris a informaţiilor de interes public cuprinde următoarele elemente:
a) instituţia publică la care se adresează cererea;
b) informaţia solicitată, astfel încât să permită instituţiei identificarea informaţiei de interes public;
c) numele, prenumele şi semnătura solicitantului, precum şi adresa la care se solicită primirea răspunsului.
Unitatea școlară este obligată să răspundă în scris la solicitarea informaţiilor de interes public în termen de 10 zile sau, după caz, în cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării, în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor documentare şi de urgenţa solicitării. În cazul în care durata necesară pentru identificarea şi difuzarea informaţiei solicitate depăşeşte 10 zile, răspunsul va fi comunicat solicitantului în maximum 30 de zile, cu condiţia înştiinţării acestuia în scris despre acest fapt în termen de 10 zile.
Solicitarea şi obţinerea informaţiilor de interes public se pot realiza, dacă sunt întrunite condiţiile tehnice necesare, şi în format electronic.
Pentru informaţiile solicitate verbal funcţionării din cadrul compartimentelor de informare şi relaţii publice au obligaţia să precizeze condiţiile şi formele în care are loc accesul la informaţiile de interes public şi pot furniza pe loc informaţiile solicitate.
Informaţiile de interes public solicitate verbal se comunică în cadrul unui program minim stabilit de conducerea școlii, care va fi afişat la sediul acesteia şi care se va desfăşura în mod obligatoriu în timpul funcţionării instituţiei, incluzând şi o zi pe săptămână, după programul de funcţionare.
Se exceptează de la accesul liber al cetăţenilor următoarele informaţii:
a) informaţiile din domeniul apărării naţionale, siguranţei şi ordinii publice, dacă fac parte din categoriile informaţiilor clasificate, potrivit legii;
b) informaţiile privind deliberările autorităţilor, precum şi cele care privesc interesele economice şi politice ale României, dacă fac parte din categoria informaţiilor clasificate, potrivit legii;
c) informaţiile privind activităţile comerciale sau financiare, dacă publicitatea acestora aduce atingere dreptului de proprietate intelectuală ori industrială, precum şi principiului concurenței loiale;
d) informaţiile cu privire la datele personale;
e) informaţiile privind procedura în timpul anchetei penale sau disciplinare, dacă se periclitează rezultatul anchetei, se dezvăluie surse confidenţiale ori se pun în pericol viaţa, integritatea corporală, sănătatea unei persoane în urma anchetei efectuate sau în curs de desfăşurare;
f) informaţiile privind procedurile judiciare, dacă publicitatea acestora aduce atingere asigurării unui proces echitabil ori interesului legitim al oricăreia dintre părţile implicate în proces;
g) informaţiile a căror publicare prejudiciază măsurile de protecţie a tinerilor.
Informaţiile care favorizează sau ascund încălcarea legii de către o autoritate sau o instituţie publică nu pot fi incluse în categoria informaţiilor clasificate şi constituie informaţii de interes public.
Informaţiile cu privire la datele personale ale cetăţeanului pot deveni informaţii de interes public numai în măsura în care afectează capacitatea de exercitare a unei funcţii publice.
Pentru buna desfăşurare a activităţii de informare şi relaţii publice în cadrul instituţiei publice, aceasta poate fi organizată cu următoarele componente:
a) informarea presei;
b) informarea publică directă a persoanelor;
c) informarea internă a personalului;
d) informarea interinstituțională.
Informarea directă a persoanelor şi informarea presei sunt componente obligatorii şi nu exclud celelalte componente ale activităţii de informare şi relaţii publice.
Pentru a facilita redactarea solicitării şi a reclamaţiei administrative autorităţile şi instituţiile publice vor pune gratuit la dispoziţie persoanei interesate formulare-tip. Modelele formularelor-tip ale cererii de informaţii de interes public şi ale reclamaţiei administrative sunt prezentate în anexele procedurii.
Informaţiile de interes public pot fi solicitate şi comunicate şi în format electronic. Solicitarea de informaţii de interes public sau reclamaţia administrativă se poate transmite prin e-mail, conform modelelor formularelor-tip prezentate în anexele procedurii.
Informaţiile de interes public solicitate în scris, în format electronic, pot fi comunicate prin e-mail sau înregistrate pe dischetă.
Termenele pentru comunicarea în scris a unui răspuns solicitanţilor de informaţii de interes public sunt cele prevăzute de Legea nr. 544/2001, şi anume:
a) 10 zile lucrătoare pentru comunicarea informației de interes public solicitate, dacă aceasta a fost indentificata în acest termen;
b) 10 zile lucrătoare pentru anunţarea solicitantului ca termenul iniţial prevăzut la lit. a) nu a fost suficient pentru identificarea informatiei solicitate;
c) 30 de zile lucrătoare pentru comunicarea informatiei de interes public identificate peste termenul prevăzut la lit. a);
d) 5 zile lucrătoare pentru transmiterea refuzului de comunicare a informatiei solicitate şi a motivarii refuzului.
Responsabilul de informarea publica directă
Structurile sau persoanele responsabile de informarea publică directă primesc solicitările privind informaţiile de interes public.
Solicitarea de informaţii de interes public este acţiunea verbală sau scrisă (pe suport de hârtie sau electronic) prin care o persoana (fizica sau juridică, romana ori străină) poate cere informaţii considerate ca fiind de interes public.
În cazul formulării verbale a solicitării informaţia este furnizată pe loc, dacă este posibil, sau cu îndrumarea solicitantului să adreseze o cerere în scris.
Cererile formulate în scris, pe suport de hârtie sau pe suport electronic (e-mail), se înregistrează la structurile sau la persoanele responsabile de informarea publică directa, care eliberează solicitantului o confirmare scrisă conţinând data şi numărul de înregistrare a cererii.
După primirea şi înregistrarea cererii, responsabilul de informare publică directă realizează o evaluare primară a solicitării, în urma căreia se stabileşte dacă informaţia solicitată este o informaţie comunicată din oficiu, furnizabilă la cerere sau exceptată de la liberul acces.
În cazul în care solicitarea nu se încadrează în competențele instituţiei, în termen de 5 zile de la primire, persoanele responsabile de informarea publică directă transmit solicitarea către autorităţile competente şi informează solicitantul despre aceasta.
Structurile sau persoanele responsabile de informarea publică directă ţin evidența răspunsurilor şi a chitanţelor remise de solicitanți privind plata costurilor de copiere a materialelor solicitate.
Structurile sau persoanele responsabile de informarea publica directa realizează organizarea şi funcţionarea punctului de informare-documentare, după cum urmează:
a) asigura publicarea buletinului informativ al instituţiei publice, care va cuprinde informaţiile de interes public comunicate din oficiu, prevăzute la art. 5 din Legea nr. 544/2001;
b) asigura publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea a II-a, a raportului de activitate al instituţiei publice;
c) asigura disponibilitatea în format scris (la afișier, sub forma de broşuri sau electronic - dischete, CD, pagina de Internet) a informaţiilor comunicate din oficiu, prevăzute la art. 5 din Legea nr. 544/2001;
d) organizează în cadrul punctului de informare-documentare al instituţiei accesul publicului la informaţiile furnizate din oficiu.
Fiecare instituţie publică va întocmi anual, prin structurile de informare şi relaţii publice, un raport privind accesul la informaţiile de interes public, care va cuprinde:
a) numărul total de solicitări de informaţii de interes public;
b) numărul total de solicitări, departajat pe domenii de interes;
c) numărul de solicitări rezolvate favorabil;
d) numărul de solicitări respinse, defalcat în funcţie de motivația respingerii (informaţii exceptate de la acces, inexistente etc.);
e) numărul de solicitări adresate în scris: 1. pe suport de hârtie; 2. pe suport electronic;
f) numărul de solicitări adresate de persoane fizice;
g) numărul de solicitări adresate de persoane juridice;
h) numărul de reclamaţii administrative: 1. rezolvate favorabil; 2. respinse;
i) numărul de plângeri în instanță: 1 rezolvate favorabil; 2. respinse; 3. în curs de soluţionare;
j) costurile totale ale responsabilului;
k) sumele totale încasate pentru serviciile de copiere a informaţiilor de interes public solicitate;
l) numărul estimativ de vizitatori ai punctului de informare-documentare.
Acest raport va fi adresat conducătorului instituţiei publice şi va fi făcut public.
Relația cu presa
Responsabilul de relaţia cu presa al școlii are următoarele atribuţii:
a) sa furnizeze ziariștilor, prompt şi complet, orice informaţie de interes public care priveşte activitatea instituţiei pe care o reprezintă;
b) să acorde fără discriminare, în termen de cel mult două zile de la înregistrare, acreditarea ziariștilor şi a reprezentanţilor mijloacelor de informare în masă;
c) să informeze în timp util şi să asigure accesul ziariștilor la activităţile şi acţiunile de interes public organizate de colegiu;
d) să asigure, periodic sau de fiecare dată când activitatea instituţiei prezintă un interes public imediat, difuzarea de comunicate, informări de presă, organizarea de conferinţe de presă, interviuri sau briefinguri;
e) să difuzeze ziariștilor dosare de presă legate de evenimente sau de activităţi ale instituţiei;
f) să nu refuze sau să nu retragă acreditarea unui ziarist decât numai pentru fapte care împiedică desfăşurarea normală a activităţii instituţiei şi care nu privesc opiniile exprimate în presa de respectivul ziarist;
g) în cazul retragerii acreditării unui ziarist, să asigure organismului de presă obţinerea acreditării pentru un alt ziarist.
Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
|
Responsabil Activități |
Director |
Responsabil informații de interes public |
|
Punerea la dispoziţie în mod nemijlocit a informaţiilor de interes public |
V,A |
E, Ap |
|
Afişarea la avizierul colegiului a informaţiilor cu caracter particular solicitate de către persoanele interesate |
Ap |
E,Ap |
|
Asigurarea accesului la informaţiile publice specifice. |
A |
Ap |
|
Implementarea măsurilor necesare de îmbunătăţire a acesului la informaţiile de interes public |
A |
E |
|
Soluționare solicitări informații de interes public |
Ap |
|
|
Furnizare orice informaţie de interes public ziariștilor și altor persoane interesate |
|
Ap |
CERERE – TIP - model -
Denumirea autorităţii sau instituţiei publice ..........................
Sediul/Adresa ..........................................................
Data ..................................................................
Stimate domnule/Stimata doamna ........................................,
Prin prezenta formulez o cerere conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public. Doresc sa primesc o copie de pe următoarele documente (petentul este rugat sa enumere cat mai concret documentele sau informaţiile solicitate): ..................................................
Doresc ca informaţiile solicitate sa imi fie furnizate, în format electronic, la următoarea adresa de e-mail (optional): .....................................
Sunt dispus sa plătesc taxele aferente serviciilor de copiere a documentelor solicitate (dacă se solicita copii în format scris).
Va multumesc pentru solicitudine,
.......................
(semnătura petentului)
Numele şi prenumele petentului .................................
Adresa .........................................................
Profesia (optional) ............................................
Telefon (optional) .............................................
Fax (optional) .................................................
RECLAMAŢIE ADMINISTRATIVĂ (1)
- model -
Denumirea autorităţii sau instituţiei publice ............................
Sediul/Adresa ............................................................
Data .....................................................................
Stimate domnule/Stimata doamna ..........................................,
Prin prezenta formulez o reclamaţie administrativă, conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, întrucât la cererea nr. ........ din data de .......... am primit un răspuns negativ, la data de ......, într-o scrisoare semnată de ....../(completaţi numele respectivului funcţionar).....
Documentele de interes public solicitate erau următoarele: ................
...........................................................................
...........................................................................
Documentele solicitate se încadrează în categoria informaţiilor de interes public, din următoarele considerente: .........................................
...........................................................................
Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informaţiile de interes public solicitate în scris/în format electronic, considerând ca dreptul meu la informaţie, conform legii, a fost lezat.
Va multumesc pentru solicitudine,
........................
(semnătura petentului)
Numele şi adresa petentului ............................
Adresa .................................................
Telefon ................................................
Fax ....................................................
RECLAMAŢIE ADMINISTRATIVĂ (2)
- model -
Denumirea autorităţii sau instituţiei publice .............................
Sediul/Adresa .............................................................
Data ......................................................................
Stimate domnule/Stimata doamna ......................,
Prin prezenta formulez o reclamaţie administrativă, conform Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, întrucât la cererea nr. ....... din data de ............. nu am primit informaţiile solicitate în termenul legal, stabilit de lege. Documentele de interes public solicitate erau următoarele: ...............................................................................
Documentele solicitate se încadrează în categoria informaţiilor de interes public, din următoarele considerente: .........................................
Prin prezenta solicit revenirea asupra deciziei de a nu primi informaţiile de interes public solicitate în scris/în format electronic, considerând ca dreptul meu la informaţie, conform legii, a fost lezat.
Va multumesc pentru solicitudine,
..........................
(semnătura petentului)
Numele şi adresa petentului ............................
Adresa .................................................
Telefon ................................................
Fax ....................................................