Scopul procedurii

Scopul procedurii este descrierea procesului de stabilire a obiectivelor generale și specifice la nivelul instituției școlare, precum și monitorizarea performanțelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, cu privire la starea economică, la eficienţa şi eficacitatea activităţilor instituţiei.

Domeniul de aplicare

1. Precizarea (definirea) activităţii la care se referă procedura

- Instituirea unui sistem de monitorizare a performanțelor, pe baza indicatorilor asociați obiectivelor specifice, sistem care permite o reevaluare a relevanței indicatorilor stabiliți, atunci cînd necesitățile o impun.

 

2. Delimitarea explicită a activităţii procedurate în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate de entitatea publică

- Instituția de învățământ trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile sale, atât la nivel general, pentru toată instituţia, cât şi la nivel specific pentru compartimentele entităţii. Aceste obiective trebuie să fie în acord cu misiunea instituţiei, urmând ca acestea să fie communicate tuturor salariaților și terților interesați.

- Se realizează o monitorizare a performanţelor activităţilor din instituţie, luându-se în considerare obiectivele generale şi cele specifice pe fiecare compartiment al entităţii publice.

3. Listarea principalelor activităţi de care depinde şi/sau care depind de activitatea procedurată:

- identificarea riscurilor;

4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităţii:

- toate compartimentele școlii.

Definiţii:

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedură de sistem	Prezentarea formalizată, în scris, a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual.
2.	Ediţie a unei proceduri	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri de sistem, aprobată şi difuzată.
3.	Revizia in cadrul unei ediţii	Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate.
4.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial.
5.	Comisia	Comisia pentru control managerial intern.
6.	Monitorizarea performanțelor	Supraveghere, urmărire, de către aparatul de conducere al entitaţii publice, prin intermediul unor indicatori relevanţi, a performanţelor activităţii aflate în coordonare.
7.	Planificare	Procesul prin care se stabilesc şi se evidenţiază în scris obiective, modalitatea de realizare a acestora, măsurile ce urmează a fi angajate în realizarea obiectivelor, termenele intermediare sau finale.
8.	Plan	Concretizarea activităţii de planificare, de regulă în formă tabelară şi constituie un instrument util în procesul de organizare şi coordonare.
9.	Obiectiv	Finalitate pe care o organizaţie caută să o realizeze ca urmare a existenţei şi activităţii sale.
10.	Acţiune/măsură	Modalitatea de intervenţie pentru atingerea obiectivelor.

Descrierea procedurii

Generalităţi:

Obiectivele „determinante” legate de scopurile entităţii publice, precum şi cele „complementare” legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne sunt grupate în următoarele trei categorii:

1) Eficacitatea şi eficienţa funcţionării – cuprinde obiectivele legate de scopurile entităţii publice şi de utilizarea eficientă a resurselor; obiectivele privind protejarea resurselor entităţii publice de utilizare inadecvată sau de pierderi, ca şi identificarea şi gestionarea pasivelor;

2) Fiabilitatea informaţiilor interne şi externe – include obiectivele legate de ţinerea unei contabilităţi adecvate şi de fiabilitatea informaţiilor utilizate în entitatea publică sau difuzate către terţi, precum şi obiectivele privind protejarea documentelor împotriva disimulării fraudei şi distorsionării rezultatelor;

3) Conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne – cuprinde obiective legate de asigurarea ca activităţile entităţii publice să se desfăşoare în conformitate cu obligaţiile impuse de lege şi de regulamente, precum şi cu respectarea politicilor interne.

Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor. Punctul de plecare pentru trasarea obiectivelor îl reprezintă formularea ipotezelor. Ipotezele sunt de regulă bazate pe observaţii anterioare, cuantificabile. În funcţie de acestea sunt stabilite direcţiile ce se doresc a fi urmate, mai precis, prin obiective. Obiectivele redau practic un plan de urmat, plan care trebuie realizat atât de sus în jos (caz în care de la obiectivele generale se stabilesc obiective specifice şi individuale, iar trasarea acestora se face de către conducere pentru personalul din subordine), cât şi din jos în sus (caz în care prin activităţile desfăşurate în mod nemijlocit de către personalul din subordine se identifică nevoi de rectificare fie a obiectivelor fie a ipotezelor datorită eventualelor neconcordanţe sau lipsuri).

Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului. Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesita decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare. Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprima documentelor de planificare un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea documentelor de planificare, cu respectarea încadrării în resursele repartizate.

Etape în cadrul procesului de planificare

- identificarea şi stabilirea obiectivelor;

- stabilirea modului de acţiune (analiza variantelor, stabilirea priorităţilor şi etapelor);

- estimarea termenelor de realizare (normarea şi programarea acţiunii);

- stabilirea tuturor categoriilor de resurse necesare derulării eficace a activităţilor şi modul de alocare a acestora.

Barierele unei planificări eficiente

Eficienţa planificării poate fi diminuată din următoarele cauze:

- planificarea nu este înglobată în sistemul de management;

- unele aspecte ale procesului formal de planificare nu sunt deplin înţelese de manageri;

- responsabilitatea principală pentru planificare a fost acordată unei singure structuri;

- concepţia că planurile pe termen lung nu pot fi schimbate.

Procesul de planificare înglobează în ansamblul său planificarea strategică şi planificarea operaţională având drept scop atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu fi realizate sa fie minime.

Planificarea este necesară datorită:

- Frecvenţei şi impactului schimbărilor apărute în mediul extern, asupra entităţii;

- Creşterii intervalului dintre momentul adoptării deciziilor şi momentul obţinerii rezultatelor;

- Condiţiilor necesare dezvoltării procesului de coordonare.

Entitatea publică asigură pentru fiecare politică şi domeniu de activitate, monitorizarea performanţelor. În vederea implementării standardului, managementul trebuie să primească în  mod sistematic raportări cu privire la desfăşurarea activităţii.

Evaluarea performanţelor are ca scop identificarea eventualelor abateri de la obiective, dar şi luarea măsurilor corective ce se impun. Această activitate este influenţată în mod firesc de schimbările instituţionale, bugetare ce pot apărea şi de modificarea obiectivelor stabilite initial.

Documente utilizate:

- Lista obiectivelor generale

- Lista obiectivelor specifice

- Fişă de analiză a modificării ipotezelor/ premiselor care au condus la stabilirea obiectivelor

- Plan de management

Modul de lucru

Obiectivele generale contribuie la îndeplinirea misiunii F şi sunt stabilite de către conducere (Anexa nr. 1 - Lista obiectivelor generale). Aprobarea obiectivelor instituţiei se realizează cu ocazia primei şedinţe a Comisiei pentru anul în curs.

Obiectivele specifice sunt obiectivele rezultate prin derivare din obiectivele generale şi contribuie la îndeplinirea obiectivului general corespunzător. Ele se particularizează de către conducătorii de compartiment, în concordanţă cu activitatea şi atribuţiile specifice ale acesteia (Anexa nr. 2 - Lista obiectivelor specifice).

Ipotezele/Premisele stau la baza stabilirii obiectivelor şi reprezintă construcţii logice între variabile, bazate pe date cantitative sau calitative complete, care exprimă posibilele schimbări din mediul intern sau extern al colegiuluilui. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor (Anexa nr. 3 - Fişă de analiză a modificării ipotezelor/ premiselor care au condus la stabilirea obiectivelor).

Obiectivele sunt formulate astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe S.M.A.R.T., care presupune că obiectivele trebuie să respecte următoarele criterii:

a) specific - obiectivele trebuie să fie precise şi concrete;

b) măsurabil - obiectivele trebuie să definească o stare viitoare într-un mod care să permită măsurarea, astfel încât să fie posibilă verificarea îndeplinirii obiectivului prin indicatori de performanţă;

c) abordabil - obiectivele stabilite trebuie să fie realizabile;

d) realist - obiectivele stabilite trebuie să fie ambiţioase, însă, în acelaşi timp, trebuie să fie realiste;

e) termen de realizare - obiectivele pot fi măsurate numai dacă sunt încadrate într-o perioadă fixă de timp sau dacă se raportează la o dată.

Obiectivele generale şi specifice trebuie stabilite în aşa fel încât îndeplinirea lor să poată fi verificată prin indicatori măsurabili de performanţă pentru activitatea planificată.

Indicatorii de performanţă sunt elaboraţi pentru a furniza informaţii de încredere asupra naturii şi performanţei sectorului supus revizuirii împreună cu un set compatibil de măsuri ale performanţei. Un indicator de performanţă defineşte măsurarea unei informaţii importante şi folositoare, cu privire la performanţa primăriei, exprimată în procente, index, rată sau altă comparaţie, care este monitorizată la intervale regulate şi este comparată cu unul sau mai multe criterii.

Indicatorii de performanţă asociaţi obiectivelor entităţii sunt indicatori cantitativi sau calitativi destinaţi evaluării stadiului de îndeplinire a obiectivelor cărora aceştia le sunt asociaţi.

Pentru fiecare obiectiv general şi obiectiv specific trebuie să fie stabilit cel puţin câte un indicator de performanţă relevant.

Tipuri de indicatori de performanţă:

a) cantitatea (care este rezultatul direct al activităţii sau al ceea ce se va produce în cadrul programului) - este un indicator a ceea ce activitatea/programul va produce efectiv, fiind relevant pentru programele şi activităţile care se concentrează doar pe furnizarea de bunuri şi servicii de bază;

b) calitatea (cum va fi măsurată calitatea rezultatului) - măsoară calitatea rezultatelor produse;

c) durata (în ce perioadă ar trebui produse efectele) - măsurarea duratei variază în funcţie de natura rezultatului, fiind foarte folositoare atunci când elementul timp este o dimensiune importantă în cadrul desfăşurării activităţii/programului;

d) eficienţa (care este costul per unitate de produs) - este o măsură a unităţilor contribuţiilor, de obicei costul per unitate de rezultat. Indicatorii de acest tip măsoară dacă serviciile sunt furnizate la cel mai redus cost. În timp, ei indică schimbări în costurile per unitate şi eficienţa operaţiunilor în furnizarea de servicii;

e) eficacitatea (ce impact a avut programul) - un indicator privind măsura în care un program sau serviciu şi-a atins obiectivele.

La selecţia indicatorilor de performanţă se au în vedere următoarele:

a) legătura dintre indicatori şi obiectivele stabilite trebuie să fie clară;

b) trebuie stabilite valorile de referinţă dintre cele mai recente valori istorice ale unui indicator;

c) trebuie stabilite activităţi regulate pentru colectarea indicatorului, care să descrie modul în care indicatorul va fi colectat, cine este responsabil şi când anume va fi furnizată informaţia;

Pentru atingerea obiectivelor specifice, la nivelul compartimentelor se stabilesc activităţi individuale pentru fiecare angajat. După definirea obiectivelor generale şi a celor specifice, entitatea publică trebuie să le comunice tuturor angajaților şi terţilor interesaţi.

Multitudinea şi complexitatea obiectivelor impun utilizarea unor criterii diverse de grupare, cu scopul de a facilita concretizarea responsabilităţilor, răspunderilor, de a asigura operativitate în cunoaşterea rezultatelor, etc.

Planificarea este una din funcţiile esenţiale ale managementului. Planificarea se referă la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor. Având în vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesită decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare. În aceste considerente se va întocmi un Plan de management (Anexa nr. 4). Astfel conducerea instituţiei trebuie să pornească de la trasarea unor obiective generale, la nivel de unitate, pentru ca mai apoi să le transpună în obiective specifice, la nivel de compartimente. Fiecărui compartiment îi vor reveni măsuri/acţiuni care vor trebui aplicate în vederea atingerii obiectivelor. Rolul personalului din instituție va fi cel de a asigura aducerea la îndeplinire a obiectivelor specifice şi de a monitoriza activităţile ce se desfăşoară sub tutela proprie.

Monitorizarea performanţelor se realizează prin activităţi de rutină, evaluări separate sau chiar o îmbinare a acestor două activităţi. Sistemele de control trebuie monitorizate pentru a se putea evalua calitatea performanţei sistemului în timp.

Forma de control este întâlnită în toate compartimentele entităţii publice şi se manifestă sub forma autocontrolului, controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic.

În momentul în care se exercită, controlul este concomitent (operativ), ex-ante (feed-forward) si ex-post (feedback).

Pe lângă  activităţile de control integrate în linia de management, se pot organiza controale specializate, efectuate de componente structurale anume constituite (comisii, compartimente de control etc.), activitate  ce se desfaşoară în baza unui plan bine pus la punct  unde se iau în considerare riscurile.

Întâlnim printre activităţile de control curente: observarea, compararea, aprobarea, raportarea, coordonarea, verificarea, analiza, autorizarea, supervizarea, examinarea, separarea funcţiunilor si monitorizarea.

Conducerea colegiuluilui primește sistematic raportări asupra desfăşurării activităţii entităţii publice privind evaluarea performanţelelor, constatând eventualele abateri de la obiective, în scopul luării măsurilor corective ce se impun în cadrul ședintelor Comisiei.

Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Responsabil              Activități	Director	Conducere	Conducători compartimente	Comisia
Stabilirea obiectivelor generale ale colegiuluilui	A	E, Ap
Stabilirea obiectivelor specifice	A		E, Ap	V
Întocmirea planului de management la nivelul instituției	A		E, Ap	V
Monitorizarea performanțelor prin intermediul indicatorilor relevanți	A	V	Ap	V

A1- Lista obiectivelor generale

NR. CRT.	OBIECTIV GENERAL	IPOTEZE/PREMISE	TERMEN DE REALIZARE	RESURSE

        Întocmit: _______________________                                                 Aprobat,

        Semnătura:____________________

        Data: ________________________

A2 Lista obiectivelor specifice

       Întocmit: _______________________                                                  Aprobat,

        Semnătura:____________________

        Data: ________________________

A3 FIŞĂ DE ANALIZĂ A MODIFICĂRII IPOTEZELOR/ PREMISELOR CARE AU CONDUS LA STABILIREA OBIECTIVULUI ............. / ................

I.                    Solicitant modificare:

II.                 Date referitoare la modificare:

III.              Modificarea resurselor (umane, informationale, financiare, materiale, de timp):

IV.              Persoanele desemnate să analizeze modificarea:

Nr. crt	Funcția	Numele şi prenumele	Comentarii şi observaţii	Semnătura	Data

V.                 Rezultatul analizei : …………………………………………………………………………………………………………

Întocmit,....................                                                                                                 Aprobat,

Data............................

Semnătura..................

A4 Plan de management