PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL

I. Cadrul legal

Sistemul de control managerial intern din cadrul unității școlare reprezintă ansamblul de măsuri, metode și proceduri concepute și implementate de către directorul unității și întregul personal cu scopul realizării obiectivelor generale și specifice la un nivel calitativ corespunzător și îndeplinirii cu regularitate, în mod economic, eficace și eficient, a strategiilor adoptate la nivelul unității de învățământ.

În elaborarea Programului s-au avut în vedere următoarele acte normative:

OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările și completările ulterioare;

Regulamentul de Organizare și Funcționare a Unităților de Învățământ Preuniversitar, cu modificările și completările ulterioare;

OG nr.119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, republicată;

Ordinul nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor instituțiilor publice, precum și organizarea, evidența și raportarea angajamentelor bugetare și legale;

Legea nr.500/2002 privind finanțele publice, cu modificările și completările ulterioare;

Ordinul Secretariatului General al Guvernului nr.600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice.

Obiective generale:

Realizarea, la un nivel corespunzător calitativ, a atribuțiilor instituției publice, în condiții de eficacitate, economicitate, eficiență, regularitate;

Realizarea atribuțiilor la nivelul fiecărui compartiment în mod economic, eficace și eficient;

Protejarea bunurilor și a informaților;

Respectarea legilor, normelor, standardelor și reglementărilor în vigoare;

Dezvoltarea unor sisteme de colectare, stocare, actualizare și difuzare a datelor și informațiilor;

Respectarea politicilor și regulilor managementului;

Prevenirea și depistarea fraudelor și abaterilor;

Asigurarea calității documentelor de contabilitate și producerea, în timp util, de informații de încredere, referitoare la segmentul financiar- contabil și managerial.

Obiective specifice:

Reflectarea în documente scrise ale organizării controlului intern a tuturor operațiunilor unității de învățământ și a elementelor specifice, înregistrarea și păstrarea în mod adecvat a documentelor;

Înregistrarea în mod cronologic și corect a operațiunilor;

Asigurarea aprobărilor și efectuării operațiunilor exclusiv de către pesroane special împuternicite în acest sens;

Separarea atribuțiilor privind efectuarea operațiunilor;

Accesarea resurselor și documentelor numai de către persoane îndreptățite și responsabile în legătură cu utilizarea și păstrarea lor;

Nr. Crt.	Standardul		Obiective		Acţiuni	Responsabili	Termen	Rezultate așteptate
0	1		2		3	4	5	6
			I. MEDIUL DE CONTROL
1.	1. Etica, integritatea		• Asigurarea condiţiilor necesare cunoaşterii, de către salariaţii unitatii, a prevederilor actelor normative care reglementează comportamentul acestora la locul de muncă, precum şi prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor.		• Desfăşurarea de activităţi de consiliere etică a personalului. • Numirea comisiei de etică și desfășurarea ședințelor comisiei în baza regulamentului intern stabilit • Numirea comisiei de elaborare a codului de etică	Director Conducătorii compartimentelor din unitate Comisia de etică	Periodic, în funcție de necesități	Decizie Procese-verbale ședințe Regulament intern Procedură elaborare cod etică
					• Monitorizarea respectării normelor de conduită de către toţi angajaţii unității.	Conducătorii compartimentelor Comisie control intern Comisie etică	Permanent	Note de control
					•Elaborarea/actualizarea şi comunicarea Codului de etică. • Asigurarea comunicării și însușirii prevederilor codului de etică de către toți angajații • Activități de informare/ formare/ evaluare a cunoștințelor personalului	Comisie control intern Comisie etică	Octombrie 2019	Cod de etică elaborat și postat pe site Sesiuni de informare Teste de evaluare
					• Implementarea de politici și proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese.	Conducătorii compartimentelor Comisie etică	Permanent	Proceduri Procese-verbale Rapoarte activitate
					Actualizarea procedurii privind semnalarea neregularităților	Comisie control intern	Noiembrie 2019	Procedură privind semnalarea nergularităților actualizatăelaborată
2.	2. Atribuţii, funcţii, sarcini		•Întocmirea și actualizarea permanentă a documentelor privind misiunea unității școlare, a regulamentului intern de organizare și funcționare şi a fişelor de post, pentru menţinerea concordanţei între atribuţiile unitatii şi cele ale angajaţilor şi pentru asigurarea cunoaşterii acestora de către angajaţi		• Actualizarea PDI și a regulamentelor interne şi informarea angajaţilor cu privire la acestea, în concordanţă cu misiunea unității; publicarea ROF și ROI pe site-ul unității școlare.	Director Comisie SCMI Comisie ROI/ROF	Octombrie 2019	PDI actualizat ROI și ROF revizuite, aprobate și publicate pe site
					• Actualizarea fişelor de post şi informarea angajaţilor cu privire la acestea, în concordanţă cu misiunea unității şi prevederile regulamentelor interne.	Conducătorii compartimentelor din unitate Secretar șef	Ori de câte ori necesităţile impun acest lucru	Fișe post elaborate
					• Actualizarea Procedurii operaționale privind întocmirea și actualizarea fișelor de post	Conducătorii compartimentelor din unitate Comisie control intern	30.09.2019	PO elaborare și actualizare fișe post revizuită Procese-verbale
3.	3. Competenţă, performanţă		• Asigurarea ocupării posturilor cu personal competent, cu pregătire de specialitate necesară îndeplinirii atribuţiilor prevăzute în fişa postului; asigurarea continuă a pregătirii profesionale a personalului angajat.		• Identificarea nevoilor de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului.	Conducătorii compartimentelor instituție Responsabil comisie perfecționare	Permanent	Analiză nevoi formare
					• Elaborarea planului de pregătire profesională a angajaților din compartimentele unității, conform nevoilor identificate.	Responsabil comisie perfecționare	Anual	Plan managerial comisie perfecționare
					Evaluarea performanțelor profesionale ale angajaților în raport cu obiectivele anuale individuale.	Consiliul de Administrație Responsabili comisii și compartimente	Anual	Fișe de evaluare Procese-verbale Rapoarte activitate
					• Elaborarea/actualizarea/revizuirea procedurii operaționale privind organizarea concursurilor de recrutare și promovare, Procedurii operaționale privind evaluarea angajaților și a Procedurii operaționale privind perfecționarea angajaților.	Comisie control intern	Decembrie 2019	Proceduri operaționale revizuite
4.	4. Structura organizatorică		• Stabilirea structurii organizatorice, a competenţelor, a responsabilităţilor şi a sarcinilor asociate postului, precum şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală, astfel încât să se asigure realizarea obiectivelor instituției		Asigurarea concordanței dintre structura aprobată prin statul de funcții/organigramă și structura funcțională a unității de învățământ	Conducătorii compartimentelor instituției	Permanent	Organigramă Note de control Rapoarte de activitate
					Efectuarea de analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentelor din instituție.	Conducătorii compartimentelor instituției	Permanent	Organigramă Note de control Rapoarte de activitate
					• Asigurarea funcţionării circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii ale structurii organizatorice a institutiei.	Conducătorii compartimentelor instituției Comisie control intern	Permanent	PO circuitul infirmației și documentelor revizuite Note de control
					Actualizarea procedurii de sistem privind efectuarea delegării de competenţă.	Director Comisie control intern		PO revizuită
					Comunicarea, în scris, către cei în drept, a documentelor privind efectuarea delegării competenţelor/ responsabilităţilor şi a limitelor acestora, întocmirea documentelor prin care se efectuează delegarea competenţelor şi responsabilităţilor.	Conducătorii compartimentelor instituției		Decizii delegare Adrese informare
			II. PERFORMANŢE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI
5.	5. Obiective		• Definirea obiectivelor generale, în concordanţă cu misiunea instituției, precum şi a celor complementare, în conformitate cu legile, regulamentele şi politicile interne.		• Stabilirea obiectivelor generale ale instituției.	Conducatorul instituției	Septembrie 2019	PDI actualizat Planuri manageriale
					• Stabilirea obiectivelor specifice, astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe SMART^{^[1]}), la nivelul fiecărui compartiment funcțional al instituției.	Conducătorii compartimentelor din instituție.	Septembrie 2019	PDI actualizat Planuri manageriale Lista activităților specifice fiecărui compartiment
					• Stabilirea activităţilor individuale, pentru fiecare angajat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice fiecărui compartiment al instituției.	Conducătorii compartimentelor din instituție.	Permanent	Planuri manageriale Planuri dezvoltare personală Fișe post
6.	6. Planificarea		• Întocmirea planurilor prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru realizarea obiectivelor cu resursele alocate, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime.		• Alocarea resurselor, astfel încât să se asigure efectuarea activităţilor necesare realizării obiectivelor fiecărui compartiment funcțional din cadrul instituției.	Conducatorul instituției Conducătorii compartimentelor din instituție	La termenele prevăzute pentru elaborarea bugetului de stat	Planuri manageriale Note justificative Notă fundamentare buget
					• Stabilirea măsurilor necesare pentru încadrarea în resursele repartizate, în situaţia modificării obiectivelor specifice.	Conducătorii compartimentelor din instituție	Permanent	Planuri manageriale Note justificative Plan încadrare buget
					• Realizarea de consultări prealabile, în vederea coordonării activităţilor.	Conducătorii compartimentelor instituției	Permanent	Procese-verbale
					Implementarea măsurilor stabilite în programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial	Director Comisie control intern	Conform termenelor stabilite	Situații centralizatoare privind stadiul implementării și dezvoltării SCIM Raport anual al directorului asupra sistemului de control intern managerial
7.	7. Monitorizarea performanţelor		• Monitorizarea performanţelor pentru fiecare politică şi activitate, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate.		• Elaborarea unor indicatori de rezultat/performanţă asociaţi obiectivelor specifice.	Conducătorii compartimentelor instituției Comisia pentru control managerial intern	Permanent	Planuri manageriale Note de control Rapoarte de activitate Situații centralizatoare
					• Instituirea unui sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice.	Conducătorii compartimentelor din instituție Comisia pentru control managerial intern	Semestrul I	PO actualizată
					• Efectuarea reevaluării relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, atunci când situaţia o impune, în vederea operării ajustărilor cuvenite.	Conducătorii compartimentelor din instituție Comisia pentru control managerial intern	Permanent	Listă obiective generale și specifice actualizată Chestionare autoevaluare Situații sintetice
					• Elaborarea/revizuirea procedurii de sistem privind stabilirea obiectivelor și monitorizarea performanţelor.	Comisia pentru control managerial intern	Decembrie 2019	PO revizuită
8.	8.Managementul riscului		• Analiza sistematică a riscurilor asociate obiectivelor specifice, legate de desfăşurarea activităţilor, elaborarea planurilor corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe negative ale acestor riscuri şi desemnarea persoanelor cu responsabilităţi în aplicarea acestor planuri		• Identificarea şi evaluarea principalelor riscuri proprii activităţilor din cadrul compartimentelor, asociate obiectivelor specifice ale acestora.	Conducătorii compartimentelor din instituție.	Octombrie 2019	Procese-verbale Liste riscuri identificate pe compartimente
					• Stabilirea măsurilor de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentelor.	Conducătorii compartimentelor din instituție.	Noiembrie 2019	Planuri de acţiune pe compartimente pentru minimizarea riscurilor inerente identificate Fișe urmărire risc Formulare tratare risc
					• Centralizarea principalelor riscuri şi elaborarea registrului riscurilor la nivelul instituției care afectează atingerea obiectivelor generale şi a celor specifice.	Comisia pentru control managerial intern	Noiembrie 2019	Registru riscuri actualizat
					• Elaborarea/actualizarea/revizuirea unei proceduri de sistem privind managementul riscului.	Comisia pentru control managerial intern	Octombrie 2019	PS privind managementul riscului revizuită
					• Reevalurea obiectivelor specifice, când se constată modificări ale ipotezelor/ premiselor care au stat la baza formulării acestora.	Conducătorii compartimentelor instituției.	Ori de câte ori este necesar	Fișă de analiză a modificării ipotezelor/premiselor
			III. ACTIVITĂȚI DE CONTROL
9		9. Proceduri	• Elaborarea de proceduri privind desfăşurarea activităţilor în cadrul compartimentelor din structura instituției şi comunicarea lor tuturor angajaţilor implicaţi	• Elaborarea/actualizarea/revizuirea şi comunicarea procedurilor tuturor salariaților		Conducătorii compartimentelor instituției; Comisia pentru control managerial intern	Permanent	Listă activități procedurabile PO elaborate, revizuite, aprobate și comunicate
9		9. Proceduri		Monitorizarea aplicării procedurilor comunicate angajaţilor		Conducătorii compartimentelor instituției Comisia pentru control managerial intern	Permanent	Note de control Rapoarte activitate
10		10.Supravegherea	• Asigurarea măsurilor adecvate de supraveghere a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv de control in și ex-post, în scopul realizării, în mod eficace, a acestora	• Adoptarea, de către conducerea compartimentelor instituției, a măsurilor de supraveghere şi supervizare a activităţilor care intră în responsabilitatea lor directă.		Conducătorii compartimentelor instituției	Permanent	Raportări periodice Situații centralizatoare Grafic unic de control
10		10.Supravegherea		• Elaborarea/revizuirea şi comunicarea unei proceduri de sistem privind monitorizarea efectuării controlului de supraveghere.		Comisia pentru control managerial intern	Noiembrie 2019	PO revizuită
11		11.Continuitatea activității	Asigurarea măsurilor corespunzătoare pentru ca activitatea instituției să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile	• Inventarierea situaţiilor generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi.		Conducătorii compartimentelor instituției.	30.10.2019	Listă inventariere situații ce pot genera discontinuități
				• Stabilirea şi aplicarea măsurilor adecvate pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi.		Conducătorii compartimentelor instituției.	Permanent	Planuri de măsuri
				• Elaborarea/revizuirea şi comunicarea unei proceduri de sistem privind asigurarea continuităţii activităţii.		Comisia pentru control managerial intern	Octombrie 2019	PO revizuită
			IV. INFORMAREA SI COMUNICAREA
12.	12. Informarea și comunicarea		• Asigurarea unui flux al informaţiilor, atât în interior, cât şi în/din exterior, stabilirea tipurilor de informaţii, a conţinutului, calităţii, frecvenţei, surselor şi destinatarilor acestora, care să permită îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor de serviciu. • Dezvoltarea unui sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure difuzarea rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori		• Dezvoltarea şi întreţinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere, precum şi îmbunătăţirea mijloacelor de informare între compartimentele din cadrul instituției.	Conducerea instituției	Permanent	Referate necesitate Procese-verbale Planuri de implementare
12.	12. Informarea și comunicarea				• Elaborarea/revizuirea unei proceduri de sistem privind informarea. • Întreprinderea măsurilor necesare astfel încât circuitele informaţionale să asigure o difuzare rapidă, fluentă, practică şi oportună a informaţiilor. • Stabilirea canalelor adecvate de comunicare, prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul compartimentelor să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile. • Elaborarea unei proceduri de sistem privind comunicarea.	Comisia pentru control managerial intern	Octombrie 2019	PO comunicare și informare revizuite Fișă standard Plan implementare standard Raport implementare standard
13	13. Gestionarea documentelor		Dezvoltarea unui sistem de organizare și administrare a procesului de creare, revizuire, organizare, stocare, identificare și arhivare a documentelor, oferind control asupra ciclului complet de viață al acestora și accesibilitate conducerii și angajaților.		Elaborarea/actualizarea unei proceduri privind înregistrarea documentelor, expedierea, redactarea, îndosarierea, protejarrea, păstrarea și arhivarea documentelor. Monitorizarea aplicării procedurii	Comisia pentru control managerial intern	Noiembrie 2019	PO revizuită Procese-verbale Note de control
14	14.Raportarea contabilă și financiară		Asigurarea bunei desfășurări a proceselor și exercitarea formelor de control intern adecvate pentru completarea corectă, completă și la timp a situațiilor contabile anuale și a rapoartelor financiare.		Elaborarea/actualizarea unei proceduri privind prezentarea la termen a situațiilor financiare și a execuției bugetare Elaborarea rapoartelor anuale de performanță aferente situațiilor financiare anuale. Monitorizarea aplicării corecte a actelor normative din domeniul financiar-contabil și al controlului intern. Elaborarea procedurilor specifice compartimentului contabilitate.	Director Compartiment financiar- contabilitate Comisie control intern	Septembrie 2019 Permanent Permanent Permanent	PO revizuită Proceduri contabile revizuite Documente specifice financiar-contabile Rapoarte
			V. EVALUARE ȘI AUDIT
15.	15. Evaluarea sistemului de control intern/managerial		• Instituirea funcţiei de autoevaluare a controlului intern/managerial, la nivelul instituției		Elaborarea de politici, planuri, programe de evaluare a controlului intern/managerial.	Conducătorii compartimentelor instituției Comisia pentru control managerial intern	Anual	Grafic unic de control Chestionare evaluare compartimente
					• Pregătirea şi realizarea autoevaluării sistemului de control intern/managerial la nivel de compartiment		Anual	Grafic unic de control Chestionare evaluare compartimente
			Elaborarea raportului privind propriul sistem de control intern/managerial		• Utilizarea datelor, informaţiilor şi constatărilor autoevaluării sistemului de control intern/managerial la nivelul compartimentelor, precum şi la nivelul instituției, prin asumarea Raportului asupra sistemului de control intern/managerial la 31 decembrie, de către conducătorul instituției .	Preşedintele Comisiei pentru control managerial intern Director	Anual	Situații sintetice și centralizatoare Raport asupra sistemului de control intern managerial
					• Elaborarea unui plan de remediere a deficiențelor identificate în procesul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial.	Comisia pentru control managerial intern Director	Anual	Plan de îmbunătățire
16.	16. Auditul intern		• Asigurarea desfăşurării activităţii de audit intern asupra sistemului de control intern/managerial, conform unor programe bazate pe evaluarea riscurilor		• Executarea misiunilor de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.	Director Consiliu de Administrație	Conform Planului de audit intern	Note de control
16.	16. Auditul intern				• Executarea misiunilor de asigurare planificate şi aprobate de către conducerea institutiei.	Director Consiliu de Administrație	Conform Planului de audit intern	Note de control

1) SMART: S = precise; M = măsurabile şi verificabile; A = necesare; R = realiste; T = cu termen de realizare

BAZE DE DATE ONLINE

Autentificare Forum

PROGRAMUL DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL