CUPRINS:

I. SCOPUL STRATEGIEI DE CONTROL

II. OBIECTIVUL STRATEGIEI DE CONTROL

III. MEDIUL DE CONTROL

 

1. Analiza SWOT

2. Analiza PESTLE

IV. DIRECȚII DE ACȚIUNE ȘI OBIECTIVE STRATEGICE

V. PROCEDURA DE IMPLEMENTARE, MONITORIZARE ȘI EVALUARE

VI. CONCLUZII

VII. ANEXE

1. Listă de termeni și abrevieri - Anexa 1

2. Planul de acțiune pentru implementarea strategiei

I. SCOPUL STRATEGIEI DE CONTROL

 

Scopul elaborării strategiei de control îl constituie stabilirea, pe termen mediu, a direcțiilor de acțiune și a obiectivelor de control în cadrul unității școlare, în vederea asigurării rezonabile cu privire la atingerea obiectivelor specifice ale colegiului.

II. OBIECTIVUL STRATEGIEI DE CONTROL

 

Obiectivul Strategiei de control este asigurarea unui control adecvat la nivelul întregii instituții în vederea adoptării de măsuri corective pentru îndeplinirea obiectivelor specifice și generale.

Fără o strategie de control adecvată creşte riscul de manifestare a abaterilor de la strategia, politica şi programele entităţii publice şi, deci, al nerealizării obiectivelor la nivelul exigenţelor preconizate.

III. MEDIUL DE CONTROL

 

Controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a oferi o asigurare rezonabilă că obiectivele colegiului sunt atinse. Controlul intern este prezent pe toate palierele entităţii și în toate funcțiile, manifestându-se sub forma autocontrolului, controlului în lanţ (pe faze ale procesului) şi a controlului ierarhic. Informațiile obținute prin control sunt esențiale pentru finalizarea funcției de planificare și pentru începerea unui nou ciclu managerial (planificare, organizare, conducere, control).

Pentru buna administrare a activităţilor necesare pentru îndeplinirea obiectivelor, sistemul de control intern/managerial, potrivit cadrului de reglementare în vigoare cuprinde: mediul de control, performanţa şi managementul riscului, informarea şi comunicarea, activităţile de control şi evaluarea şi auditarea, astfel:

A. Mediul de control asigură disciplina financiară, respectarea valorilor etice şi de integritate, structura organizatorică, precum şi climatul care influenţează calitatea generală a controlului intern. În cadrul acestei componente, specifice sunt activităţile realizate cu privire la stabilirea structurii organizaţionale, a atribuţiilor şi responsabilităţilor, stabilirea condiţiilor în care activităţile se pot desfăşura, precum şi a cerinţelor privind dezvoltarea viitoare a entităţii publice.

B. Performanţa şi managementul riscului. Activităţile entităţii publice sunt supuse, în permanenţă, riscurilor interne şi externe, care pot afecta realizarea obiectivelor. Evaluarea riscurilor permite ierarhizarea acestora şi identificarea riscurilor cu impact semnificativ asupra realizării obiectivelor. În procesul de evaluare a riscurilor sunt luate în considerare: probabilitatea de materializare a riscului, care este determinată în funcţie de suficienţa şi funcţionalitatea controlului intern; impactul riscului, care reprezintă consecinţa riscului în cazul în care acesta s-ar materializa şi expunerea la risc, care reprezintă nivelul până la care riscul poate fi acceptat de entitatea publică. Totodată, entităţile publice trebuie să creeze sisteme de control intern performante, în vederea evitării riscurilor inacceptabile şi să menţină riscurile reziduale în limitele de toleranţă acceptabile.

C. Informarea şi comunicarea asigură cunoaşterea elementelor controlului intern de către toţi cei care – direct sau indirect – trebuie să le implementeze, precum şi a rezultatelor controlului. Informarea presupune măsuri iniţiate de conducerea entităţii, cu scopul de a comunica personalului responsabilităţile ce-i revin în procesul de implementare a sistemului de control intern. Un sistem informaţional fezabil poate facilita procesul decizional şi poate garanta acurateţea şi fiabilitatea informaţiilor cu caracter public. Lipsa unei comunicări eficiente conduce la o slabă percepţie a riscurilor şi, în mod inerent, la implementarea unor instrumente de control inadecvate.

D. Activităţile de control reprezintă acţiunile impuse prin politici, proceduri, instrucţiuni sau alte practici stabilite de conducerea entităţii publice pentru a realiza o administrare prudentă a riscurilor. Scopul este de a asigura că obiectivele sunt îndeplinite şi riscurile gestionate în mod corespunzător. Acestea se pot realiza, prin următoarele forme de control de bază:

- autocontrolul activităţii este exercitat de către fiecare salariat şi presupune respectarea propriilor proceduri de lucru instituite, prin care sunt descrise operaţiunile de executat, responsabilităţile şi diferitele dispozitive de control (de fapt, chei de control ataşate operaţiunilor), în vederea aprecierii dacă operaţiunea a fost executată în mod corect;

- controlul mutual este exercitat între fazele unui lanţ procedural, de fiecare post de lucru, asupra modului de efectuare a operaţiunilor de către postul de lucru anterior, pentru a putea constata dacă pot fi adăugate propriile operaţii, care vor face obiectul controlului la postul de lucru următor;

- controlul ierarhic este exercitat la nivelul ierarhic imediat superior, de persoanele care au o funcţie de decizie, în calitate de responsabili ai unor activităţi din entitatea publică.

- controlul patrimonial care are ca obiective verificarea existenţei, integritatea, păstrarea şi paza bunurilor şi valorilor.

Alături de aceste forme de control, conducerea entităţii publice are responsabilitatea şi competenţa de a institui auditul intern şi controlul financiar preventiv care au la bază reguli procedurale proprii şi structuri specifice de exercitare.

E. Evaluarea şi auditarea este un proces care evaluează performanţa sistemului de control intern. Activitatea de evaluare este exercitată de managementul entităţii prin activităţi de supervizare continuă şi evaluări periodice. Activitatea de audit se exercită în cadrul unui compartiment distinct aflat în subordinea conducătorului entităţii publice.

1. Analiza SWOT

Analiza SWOT presupune colectarea informațiilor referitoare la punctele forte și slabe ale colegiului în domeniul controlului, precum și oportunitățile și amenințările viitoare privind relația dintre funcționarea activităților de control și mediul extern al colegiului.

Prin intermediul analizei SWOT au fost identificați factori interni și externi cu influență asupra funcționării, în condiții de eficiență și economicitate, activităților de control din colegiu, cei mai relevanți, fiind prezentați în tabelul de mai jos.

 

 

                                                                     Analiza SWOT

Puncte forte	Puncte slabe
- Adoptarea de către management a politicii de implementare și dezvoltare a SCIM care să furnizeze o asigurare rezonabilă că obiectivele sunt îndeplinite și comunicarea acestei politici personalului colegiului. - Exercitarea controlului financiar preventiv propriu. - Susținerea managerială a inițiativelor destinate îmbunătățirii activităților desfășurate și luarea măsurilor corective sau preventive ce se impun în urma executării controalelor și auditurilor interne. - Interesul personalului pentru dezvoltarea capacității profesionale prin participarea la instruiri, convocări, cursuri/programe de formare necesare îmbunătățirii activității curente. - Înțelegerea importanței implementării standardelor SCIM, îndeosebi a celor referitoare la control.	- Lipsa unei structuri organizatorice cu atribuții de control si audit intern; - Personal insuficient, consecința fiind supraîncărcarea cu sarcini a personalului existent. - Tendinţa, în unele cazuri, de a baza sistemul de control intern/managerial, în principal, pe activitatea de inspecţie/control, reducându-se rolul auditului intern de evaluare a tuturor activităţilor entităţii, furnizarea unor asigurări rezonabile conducerii entităţii privind îndeplinirea obiectivelor stabilite şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea activităţilor.
Oportunități	Amenințări
- Existența unor reguli minime de management definite de standardele de control intern/managerial, care acoperă desfăsurarea și controlul tuturor activităților unei entități publice. - Preocuparea permanentă și susținută a conducerii și compartimentelor de a implementa și dezvolta SCIM. - Elaborarea programelor de dezvoltare ale SCIM și strategiilor de control, pentru menținerea în echilibru a politicilor în domeniul controlului.	- Reorganizări și diminuări ale personalului colegiului. - Neselecționarea personalului colegiului la instruiri și cursuri/programe de formare profesională pentru dobândirea și deprinderea unor cunostințe și abilități în domeniul controlului intern, implementării și dezvoltării SCIM. - Inexistența unor metodologii sau ghiduri practice de aplicarea a standardelor de control intern/managerial. - Frecvente modificări de natură instituţională în organizarea entităţii publice. - Procesul de implementare a unui sistem eficient de control intern/managerial este, prin specificul său, un proces de durată. - Limitări de resurse financiare la nivelul entităţii publice.

 

2. Analiza PESTLE

 

Analiza PESTLE este o metodă de evaluare a expunerii instituției la influența factorilor contextuali, respectiv diferiți factori externi ce pot afecta instituția, în sens pozitiv sau negativ, aflați într-o continuă schimbare, deci cu influență atât asupra activității prezente, dar si viitoare.

Luând în considerare specificitatea activităților desfășurate de colegiu, au fost identificați cei mai apropiați factori externi, cu influență asupra funcționării activităților de control în colegiu, care sunt prezentați mai jos.

Factori politici

Factorii politici acționează indirect asupra activității colegiului, în sensul că orice schimbare produsă la nivelul Guvernului poate atrage schimbări în funcțiile cheie din colegiu, situație care poate influența implementarea unor politici și strategii planificate și atingerea unor scopuri asumate, periclitând astfel asigurarea continuității funcționării activităților interne la un nivel ridicat de calitate.

Factori economici

Factorii economici au o influență directă și majoră asupra colegiului. Astfel, reducerea bugetului alocat are impact asupra funcționării tuturor activităților, inclusiv a celor de control și implicit asupra îndeplinirii obiectivelor stabilite.

Factori sociali

Insuficiența fondurilor financiare poate determina reorganizări și disponibilizări de personal, blocarea posturilor vacante existente, reprogramarea sau anularea unor cursuri/programe de formare profesională pentru perfecționarea în domeniile specifice activității colegiului, înghețarea salariilor, reducerea unor sporuri, precum și a indemnizațiilor.

De asemenea, executarea în colegiu la intervale scurte de timp, a unor controale/audituri planificate, de către organele si/sau organismele abilitate de lege, fără o informare, în timp util, sau chiar în perioada de implementare a unor recomandări ale unei structuri de control, produce discontinuități în desfăsurarea acțiunilor planificate.

 

Factori tehnologici

Având în vedere evoluția rapidă a tehnologiei informației și comunicațiilor, precum și necesitatea dezvoltării unui sistem informațional care să asigure îndeplinirea sarcinilor și responsabilităților, se impun investiții continue în dotări cu echipamente informatice, introducerea de noi produse, concomitent cu specializarea în plus a utilizatorilor, fapt care ar putea fi mai dificil de realizat în contextul unor constrângeri bugetare.

Factori de natură legislativă

Existența mai multor prevederi legale în domeniul controlului/auditului și necorelarea acestor prevederi, precum și desele modificări ale legislației în vigoare, pot afecta continuitatea activităților în domeniul de referință și îndeplinirea obiectivelor asumate.

IV. DIRECȚII DE ACȚIUNE ȘI OBIECTIVE STRATEGICE

 

Direcțiile de acțiune stabile sunt:

1. Executarea controalelor și monitorizarea performanțelor;

2. Exercitarea controlului financiar preventiv propriu;

3. Formarea profesională a personalului.

Obiectivele strategice și obiectivele specifice sunt:

 

► OBIECTIV STRATEGIC 1 - Eficientizarea controlului funcționării activităților, în vederea diminuării riscului de manifestare a abaterilor de la strategiile, politicile, programele și planurile colegiului;

♦ Obiectiv specific 1 - Realizarea eficientă și oportună a tipurilor de controale în toate domeniile prevăzute de actele normative în vigoare;

♦ Obiectiv specific 2 - Implementarea recomandărilor și luarea măsurilor stabilite în urma executării controalelor;

► OBIECTIV STRATEGIC 2 - Asigurarea bunei gestiuni financiare în utilizarea fondurilor financiare alocate colegiului și în administrarea patrimoniului deținut;

♦ Obiectiv specific 1 - Exercitarea eficientă a controlului financiar preventiv propriu asupra operațiunilor specifice colegiului care sunt supuse vizei CFPP;

♦ Obiectiv specific 2 - Utilizarea corectă și eficientă a resurselor materiale, financiare și informaționale ale colegiului de către persoanele îndreptățite să le acceseze și responsabile cu păstrarea și conservarea acestora;

► OBIECTIV STRATEGIC 3 - Îmbunătățirea performanțelor individuale ale personalului prin participarea la cursuri/programe de formare profesională în domeniul controlului intern/managerial;

♦ Obiectiv specific 1 - Dezvoltarea capacității interne a colegiului pentru pregătirea personalului propriu, prin organizarea unor instruiri și introducerea unor teme în programul de pregătire continuă în domeniul controlului intern/managerial, concomitent cu participarea la cursurile/programele de formare profesională de acest gen, organizate de organisme abilitate;

V. PROCEDURA DE IMPLEMENTARE, MONITORIZARE ȘI

EVALUARE

 

Implementarea strategiei se realizează prin Planul de acțiune în care sunt prevăzute acțiunile pentru îndeplinirea obiectivelor, termenele, indicatorii de performanță și structurile responsabile.

Monitorizarea îndeplinirii acțiunilor din planul pentru implementarea strategiei se realizează permanent de către Comisia pentru control managerial intern.

Personalul de conducere și de execuție din cadrul colegiului are obligația de a contribui la îndeplinirea obiectivelor stabilite în strategie prin îndeplinirea acțiunilor la termenele prevăzute.

VI. CONCLUZII

 

Prin creşterea gradului de implementare a sistemelor de control intern/managerial se urmăreşte atingerea obiectivelor de către colegiu în mod economic, eficient şi eficace, respectarea regulilor externe, a politicilor şi regulilor managementului; protejarea bunurilor şi a informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi greşelilor, precum şi asigurarea calităţii documentelor financiar-contabile.

De asemenea, întărirea capacităţii instituţionale este asigurată şi prin existenţa unor sisteme corespunzătore de evaluare şi raportare a activităţilor de control intern/managerial şi audit intern din sectorul public. Prin aceasta se permite comunicarea şi cunoaşterea progreselor înregistrate şi a rezultatelor obţinute în activitatea de control intern/managerial şi de audit public intern.

 

       VII - ANEXE

 

Anexa 1

                                          Listă de termeni și abrevieri

Termen	Definiție
Audit public intern	Activitate funcţional-independentă şi obiectivă, de asigurare şi consiliere, concepută să adauge valoare şi să îmbunătăţească activităţile entităţii publice; ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele, printr-o abordare sistematică şi metodică, evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea managementului riscului, a controlului şi a proceselor de guvernanţă.
Control financiar preventiv	activitatea prin care se verifica legalitatea şi regularitatea operaţiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, înainte de aprobarea acestora.
Control intern	Reprezintă totalitatea politicilor şi procedurilor elaborate şi implementate de managementul entităţii publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entităţii într-un mod economic, eficient şi eficace; respectarea regulilor specifice domeniului, a politicilor şi deciziilor managementului; protejarea bunurilor şi informaţiilor; prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor; calitatea documentelor contabile; precum şi furnizarea, în timp util, de informaţii de încredere pentru management.
Standarde de control intern/ managerial	Un set de reguli de management, pe care toate entităţile publice trebuie să le urmeze, constituind un sistem de referinţă în raport cu care se evaluează sistemul de control intern/managerial, se identifică zonele şi direcţiile de schimbare. Obiectivul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform şi coerent.
SCIM	Sistemul de control intern/managerial

 

 

Anexa 2 

                        Planul de acțiune pentru implementarea Strategiei de Control

 

Nr. crt.	Obiectiv strategic	Obiectiv specific	Acțiuni	Indicatorii de performanță	Responsabil	Termen	Monitorizare