Timpul nu aşteaptă pe nimeni. Ieri este istorie. Mâine este incertitudine. Şi astăzi este un cadou.

De aceea, despre timpul actual spunem că este prezent (cadou).

Fiecare dintre noi trebuie să investească acest fond nepreţuit de timp pentru a obţine cât mai multe. Suntem cu toţii conştienţi de propria viaţă şi acesta este singurul nostru timp de care dispunem.

Pe de o parte, acest timp ni pare enorm, pe de altă parte, ni se pare că timpul trece foarte repede. Ceea ce este important este faptul ca în această perioadă activităţile noastre trebuie să fie cât mai eficient alocate şi utilizate.

Structura timpului în ceea ce priveşte calendarul ar însemna că timpul este împărţit în decade, ani, luni, săptămâni, zile, ore şi minute. Ideea este ca planurile noastre să fie definite după acest principiu; să avem obiective pe termen lung şi pe termen scurt -adică o planificare a timpului pe termen scurt şi pe termen lung.

Caracteristica timpului este faptul că acesta este o resursă rară. Timpul nu poate fi cumpărat, nu poate fi împrumutat, furat, moştenit sau vândut. În plus, nu poate fi schimbat. Nu poate fi păstrat, sau conservat. Timpul nu poate fi adăugat sau transferat. Pe baza acestor lucruri, putem trage concluzia că timpul nu poate fi gestionat.

Conceptul de gestionare a timpului cuprinde o serie de definiţii care descriu o serie de activităţi, procese şi resurse pe care le folosim pentru a utiliza în mod eficient timpul propriu. Managementul timpului este un mod de viaţă şi de muncă, prin care ne folosim propriul timp într-un mod eficient. Există strategii pe care le putem învăţa pentru a gestiona cu mai mult succes timpul nostru.

Organizarea necesită timp - dar dezorganizarea are nevoie de mult mai mult timp. Utilizarea eficientă a timpului presupune "luarea în considerare a obligaţiilor personale şi specificarea alegerilor cu privire la modul în care veţi utiliza propriul timp". Utilizarea eficientă a timpului este egală cu efortul de a face mai mult (activităţi semnificative) şi efortul de a lucra mai puţin (lăsând activităţile neesenţiale, spunând NU oamenilor şi întreruperilor).

Dar, deşi nu există nicio modalitate perfectă de planificare a timpului, există câteva principii de bază după care oricine poate crea un plan personal, care se va potrivi cel mai bine specificulului şi atitudinii creatorului lui.

Pregătirea este elementul constitutiv de bază de gestionare a timpului şi are valoarea fiecărui moment pe care l-aţi cheltuit pe aceasta. Dar nu este suficient doar a face un plan genial sau un aranjament, acesta trebuie să fie pus şi în aplicare exact aşa cum v-aţi imaginat. Acest lucru înseamnă că trebuie să fiţi precişi/exacţi atunci când vă programaţi afacerile zilnice cât şi alte responsabilităţi, şi anume să anticipaţi micile pauze zilnice, întreruperi, crize şi amânări.

Stabilirea priorităţilor este o condiţie prealabilă pentru utilizarea adecvată a timpului. Oamenii, adesea dau prioritate lucrurilor urgente, dar nu şi celor importante şi esenţiale. Dacă acest lucru vi se întâmplă şi dvs., întrebaţi-vă: " Acest lucru mă va ajuta să îmi îndeplinsc scopul?" Dacă acesta este cazul, atunci să ştiţi că în faţa dvs. aveţi o obligaţie care este importantă. Ceea ce trebuie să reţinem este că urgent este rareori important, iar important este rareori urgent. Iar ceea ce este cel mai important este ceea ce este şi important şi urgent. În acest sens, stabilirea priorităţilor se reduce uneori la obligaţiile pe care nu le veţi face, mai degrabă decât la cele pe care doriţi să le realizaţi, deoarece priorităţile sunt puţine, iar lucrurile nesemnificative sunt mult mai multe. De asemenea, trebuie să vă gândiţi la consecinţele care vor urma dacă realizaţi sau nu o anumită sarcină.

Priorităţile se vor schimba probabil în timpul realizării sarcinilor pentru că veţi primi informaţii, perspective şi angajamente noi. Este firesc şi necesită doar puţină flexibilitate.

Cel mai cunoscut principiu de stabilire a priorităţilor este principiul Pareto 80/20. La sfârşitul secolului al XlX-lea, economistul italian Vilfredo Pareto a observat că 80% din avere este deţinută de 20% din populaţie. Această relaţie, numit adesea şi "regula 80/20" sau "principiul Pareto", pare adevărată, în multe situaţii: 20% dintre oameni fac 80% dintre reclamaţii, 20% dintre vânzătorii de vârf realizează 80% din vânzări, 20% dintre studenţi cheltuiesc 80% din timpul instructorilor, 80% din timpul nostru îl cheltuim cu 20% din probleme, etc.

Pentru a gestiona timpul dvs. cu mai mult succes, este necesar să identificaţi acele lucruri cu care vă petreceţi cel mai mult timpul.

Eficienţa înseamnă a face lucrurile care trebuie. Acţiunile extrem de eficiente ar trebui să fie priorităţile dvs., iar acestea sunt: construirea sistemului pentru o bună organizare a muncii, planificarea (planificarea zilnică/lunară, programarea întâlnirilor, stabilirea obiectivelor), o delegare corespunzătoare, stabilirea obiectivelor în faţa celorlaţi, motivarea, educaţia şi învăţarea noilor competenţe, construirea unor relaţii bune cu colegii, elevii și părinții.

Şi cea mai bună strategie de planificare a timpului nu va fi de mare ajutor dacă nu există obiective clare. În timpul zilei aglomerate cu angajamente, cu greu veţi reuşi să aveţi o prezentare generală a evenimentelor dacă nu sunteţi conştienţi de ce faceţi un anumit lucru şi ce doriţi de fapt să obţineţi. Este greu, de fapt, să decideţi ce veţi face astăzi dacă nu aveţi nicio idee unde doriţi să fiţi mâine. Obiectivele clar definite şi situaţiile de mare stres vă ajută să vă alegeţi priorităţile, iar forţele dvs. conştiente şi inconştiente sunt îndreptate către activităţile care vă vor conduce către obiective.

Planificarea serveşte ca un fel de garanţie că obiectivele vor fi atinse. Cu cât vă planificaţi mai bine, respectiv vă împărţiţi timpul, cu atât îl veţi folosi mai bine. O sarcină bine planificată vă va asigura un câştig de timp, deoarece îndeplinirea sarcinii va fi mai scurtă şi mai rapidă. Dacă adăugaţi la aceasta şi o confirmare scrisă, veţi primi automat documentarea lucrărilor realizate (sau nerealizate) şi veţi vedea cât de mult timp pierdeţi cu întâlnirile, citirea sau trimiterea e-mail-urilor, pentru a ajuta colegii sau dând telefoane. Acest lucru vă va oferi o imagine clară a zilei dvs. de lucru şi vă va permite să vă direcţionaţi energia către zonele importante. Odată ce veţi descoperi pe ce cheltuiţi timpul, există mai multe strategii pentru economisirea acestuia, care pot fi utilizate imediat.

Gestionarea cu succes a timpului şi stabilirea priorităţilor şi obiectivelor sunt esenţiale pentru gestionarea succesului personal şi organizaţional. În mediul de lucru dinamic, nestructurat de astăzi, presiunea este tot mai mare, şi mulţi oameni se simt prea ocupaţi, dezorganizaţi, sub stres şi cu senzaţia că-şi pierd printre degete controlul asupra propriei vieţi. Gestionarea timpului, înseamnă, de asemenea propria gestionare, deoarece aptitudinea de gestionare a timpului se află în topul cunoştinţelor şi abilităţilor manageriale. În cazul în care un manager nu reuşeşte să se organizeze, se pune întrebarea cum va putea acesta organiza echipa de oameni pe care o conduce.

Timpul este cea mai importantă sursă de stres. S-a demonstrat că există importante legături între prezenţa „stresorilor” datoraţi timpului şi nemulţumirea pe plan profesional şi o serie de afecţiuni, cum sunt: hipertensiunea, nivelul crescut al colesterolului, îmbătrânirea prematură şi altele. În situaţia unui management defectuos al timpului, stresul se manifestă subtil, persoanele supuse la stres tinzând să-şi accentueze comportamentul uzual : cele retrase devin şi mai retrase şi necomunicative iar cei care preferă singurătatea vor evita pe cât posibil şi mai mult compania altor persoane. Iar cei care vor lucra până târziu vor lucra şi mai mult, cu un orar prelungit. Se pot adăuga dereglările de somn, izolarea faţă de ceilalţi membri ai organizaţiei, abuzul de medicamente. Toate acestea au drept consecinţă scăderea eficacităţii şi chiar adâncirea proastei gestionări a timpului.

Cunoaşterea ne ajută să înţelegem comportamentul şi atitudinea faţă de anumite valori şi mai ales să ne modelăm acest comportament în direcţia minimizării defectelor şi a atitudinilor greşite, pe de o parte, şi a eficientizării muncii, pe de altă parte. Una dintre dimensiunile importante în orice decizie, acţiune, este timpul. Din acest motiv trebuie să vedem dacă managerul are o predispoziţie pentru a folosi eficient sau defectuos timpul.

Oricare ar fi atributele sau calităţile unui manager de succes sau calităţile personalului subordonat, un criteriu esenţial care stă la baza succesului constă în modul de abordare a timpului.

Un mod de a urmări eficienţa folosirii timpului este de a fi conştient de tendinţele personale de utilizare a timpului ineficient. În mai multe situaţii aceste tendinţe reprezintă răspunsurile căutate pentru eficientizarea folosirii timpului. În cazul neluării în seamă a lor, pot avea influenţe negative în ceea ce priveşte stresul datorat timpului. Dacă, de exemplu, activităţile neprogramate sunt realizate înaintea celor programate, cele importante ar putea rămâne nerezolvate. Mulţi manageri dau dovadă de tendinţe de rezolvare a problemelor urgente înaintea celor importante, amplificând astfel sentimentul de suprasolicitare. Dacă problemele mai uşoare sunt rezolvate înaintea celor dificile, timpul managerului este utilizat în mod ineficient deoarece el rezolvă probleme sub capacităţile sale care ar fi trebuit delegate, în timp ce problemele importante rămân nerezolvate.

BIBLIOGRAFIE:

http://www.presspro-medic.ro/articole/managementul-timpului-194.php.

http: //superlink.3xforum.ro/post/136/1/sfaturi_afaceri

Tudor, D., Cât costa timpul

Mihai, D., Managementul timpului în sănătate