Dezvoltarea organizaţională se referă la imbunătăţirea performanţelor la nivel individual, de grup şi organizaţional, la imbunătăţirea abilităţii organizaţiei de a răspunde în mod eficace la schimbările din mediul extern. Se referă la creşterea capabilităților interne, asigurându-se că structurile organizaţiei, sistemele de resurse umane, posturile, sistemele de comunicare şi procesele de leadership/management valorifică pe deplin motivaţia oamenilor şi îi ajută să funcționeze la potenţialul lor maxim.

Dezvoltarea organizaţională se referă la măsurarea şi identificarea factorilor care încurajează sau împiedică performanţa. Instrumentele de măsurare pentru organizaţii sunt concepute să: măsoare cultura, climatul şi eficacitatea organizaţională, identifice pârghiile de schimbare,    găsească barierele în faţa adaptării, implicării membrilor şi eficacităţii organizaţionale, dezvolte strategii pentru construirea unor culturi de înaltă performanţă, monitorizeze schimbarea şi îmbunătăţirea în timp.

O problemă importantă cu care se confruntă societatea modernă, ce afectează direct şi imediat, dar şi indirect, pe termen nedeterminat, viaţa indivizilor, a colectivelor şi a societăţii în ansamblu, este problema comunicării. Caracteristică specific umană, comunicarea este liantul indivizilor dintr-o colectivitate, ce oferă posibilitatea cunoaşterii opiniilor acestora, a omogenizării sub aspect psihosocial, asigurând funcţionarea normală a colectivului, indiferent de mărimea şi natura sa.

 

Pentru orice organizaţie, comunicarea este o cerinţă esenţială în atingerea obiectivelor stabilite, o condiţie sine qua non a funcţionării sale eficiente, a stabilirii celor mai elementare relaţii interumane. Comunicarea constituie premisa exercitării activităţii de management, a funcţiilor procesului de management. Numai o comunicare eficientă face posibilă planificarea şi programarea, coordonarea şi controlul, motivarea, consultarea şi participarea activă a membrilor organizaţiei la înfăptuirea scopurilor propuse. Fiecare moment din activitatea organizaţiei se bazează pe o comunicare eficientă, ca modalitate de focalizare şi corelare a eforturilor. Comunicarea organizaţională apare la toate nivelurile conducerii, se realizează pe toate treptele ierarhice şi între acestea, atât pe orizontală, cât şi pe verticală.

Comunicarea managerială este un proces fundamental de interacţiune reciprocă bazat pe feedback, în care managerii de la orice nivel transmit idei, sentimente, decizii subordonaţilor cu posibilitatea verificării manierei de receptare a mesajului de către aceştia. Ea influenţează şi modifică percepţii, atitudini, comportamente, sentimente, opinii ale indivizilor şi ale grupurilor şi de aceea constituie o cale prin care oamenii îşi corelează în mod sinergic eforturile.

Comunicarea managerială este o componentă esenţială a comunicării, în general datorită impactului imediat, direct şi indirect pe care îl are asupra evoluţiei colectivităţii umane. Ea se află în centrul a tot ceea ce întreprinde organizaţia, este prezentă în toate activităţile acesteia şi îşi pune amprenta asupra rezultatelor obţinute, determinând atât succesul, cât şi insuccesul. Este un important instrument de implementare a schimbărilor, a strategiilor, având implicaţii majore asupra calităţii şi eficienţei managementului.

Pentru a înţelege comunicarea organizaţională trebuie să pornim de la ideea că structura organizaţiei se suprapune comunicării interpersonale. Suprapunerea structurii are consecinţe asupra direcţiei şi a conţinutului comunicării, a creării reţelelor de comunicare şi a emergenţei rolurilor de comunicare specifice.

Comunicarea eficace şi eficientă este singura cale prin care oamenii îşi pot corela în mod sinergic eforturile pentru a realiza obiectivele organizaţiei pentru performanţe. La nivelul oricărei structuri organizaţionale managerii desfăşoară o serie de activităţi care ţin de management tradiţional: planifică, organizează, iau decizii, controlează; de asemenea, ei administrează şi conduc resursa umană: motivează, îndrumă, sfătuiesc, soluţionează conflicte, angajează, perfecţionează şi instruiesc personalul din subordine; formează şi întreţin relaţii cu persoane din interiorul şi din exteriorul organizaţiei: se interconectează, comunică. Procesul şi produsele comunicării manageriale au la bază concepte, principii, standarde şi reguli caracteristice şi îmbracă forme specifice de genul unor „instrumente de lucru“. Comunicarea managerială eficace şi eficientă constituie un factor de competitivitate, un avantaj strategic al organizaţiei. Comunicarea devine un element critic necesar în perioadele de schimbări evoluţionare în viaţa organizaţiilor, ea fiind instrumentul de implementare a schimbării, a reproiectării proceselor interne, a noilor strategii ale organizaţiei. În perioada de schimbări majore, aşa cum parcurge România în tranziţia la economia de piaţă liberă, la o societate democratică, comunicarea managerială capătă valenţe noi şi mai mult ca oricând, îmbracă formele unei arte.

Comunicările în contextul organizaţional include interacţiunea dintre oameni. Aceasta reprezintă procesul de schimb de informaţii şi a transmisiei informaţiilor dintre doi oameni sau în cadrul unui grup restrâns de persoane. Comunicarea organizaţională este un proces cu ajutorul căruia managerii dezvoltă un sistem de acordare a informaţiei şi a transmisiei informaţiilor unui număr mare de persoane din interiorul organizaţiei şi diferiţilor indivizi şi instituţii dincolo de limitele organizaţiei. Ea serveşte ca un instrument necesar în coordonarea activităţii pe întreaga orizontală şi verticală a conducerii, permite să se obţină informaţia necesară. Comunicarea este importantă pentru manageri din următoarele cauze:

 1) managerii alocă cea mai mare parte a timpului lor pentru comunicare. Conform datelor multor experţi aceasta ia 75-95 % din timpul managerilor. De aceea ei trebuie să fie cointeresaţi în ameliorarea tipului dat de activitate;

2) comunicările sunt necesare pentru eficienţa conducerii;

3) arta comunicării este necesară şi pentru faptul ca să exprime eficienţa autorităţii şi voinţei managerului;

4) comunicările bine stabilite asigură realizarea eficienţei organizaţionale. Dacă organizaţia este eficientă în domeniul comunicării, ea este eficientă şi în toate celelalte tipuri de activităţi. O importanţă esenţială asupra procesului de comunicare o are şi aceea funcţie a sa legată de rolul său în procesul de luare a deciziilor.

Oamenii nu sunt guvernati de obiectivele organizatiei; fiecare dintre noi avem propriile noastre aspiratii si dorinte: situatie materiala, dezvoltare profesionala, recunoasterea valorii, pozitie sociala. Astfel, managerul trebuie: sa participe la definirea obiectivelor, sa transmita informatiile catre personal, sa cunoasca si sa inteleaga obiectivele individuale ale angajatilor, sa creeze un mediu propice compatibilitatii dintre obiectivele organizationale si cele personale. Angajatul trebuie: sa cunoasca misiunea si obiectivele organizatiei, sa inteleaga si sa accepte rolul lui in atingerea acestor obiective, sa isi apropie aceste obiective pentru a putea participa proactiv la indeplinirea lor, sa gaseasca o cale de armonizare a obiectivelor organizatiei cu cele personale.

Daca am inteles ca elementul de influenta “Cultura Organizationala” este de fapt construit si dezvoltat de catre oameni, in fond si setul de proceduri si reguli aparent birocratice sunt scrise tot de oameni, atunci este timpul sa realizam ca fiecare personalitate dintre noi isi pune amprenta pozitiva sau negativa asupra acesteia. Fiecare dintre noi are personalitatea sa. Cu trasaturi comportamentale agreate mai mult sau mai putin de catre cei din jur, trebuie sa acceptam ca nu ne putem schimba decat in urma unor stimuli (motivatii sau constrangeri) suficient de puternici pentru a ne scoate din starea prezenta. Din acest punct de vedere, natura umana este bazata pe comoditate si orgoliu. Nimeni nu se schimba de la sine. Odata cu atingerea unui anumit nivel de multumire la nivel personal (situatie materiala, dezvoltare profesionala, recunoasterea valorii, pozitie sociala) vom accepta din ce in ce mai greu ideile de schimbare si perfectionare.

Indiferent de canalul de comunicare pentru care optam, trebuie sa avem permanent in vedere unul dintre cele mai importante aspecte ale procesului de comunicare: feedback-ul. Daca solicitam si primim informatii, daca furnizam informatii, trebuie sa avem in vedere ca procesul nu este complet daca nu oferim sau primim feedback. Acordarea de feedback produce plus valoare prin importanta pe care o are pentru calitatea si cantitatea de informatie transmisa sau primita, prin aportul indiscutabil la obtinerea unei variante de intelegere si actiune superioare asupra procesului, prin cresterea nivelului de incredere fata de indivizi, echipe si organizatie pe ansamblu si nu in ultimul rand prin dezvoltarea profesionala de care beneficiem prin schimbul informational bidirectional intregit de feedback.

Pentru a putea fi caracterizată drept organizată, comunicarea organizaţională trebuie să prezinte următoarele caracteristici:

• să fie orientată spre finalitate (scop), adică să reflecte un plan de ansamblu şi obiectivele pe care şi le asumă organizaţia

• să fie multidirecţională, adică să se realizeze de sus în jos, pe orizontală, pe verticală etc.

• să fie instrumentală, adică să se sprijine pe o varietate de suporturi în funcţie de obiectiv

• să fie adaptată, adică să folosească sistemele de informare specifice fiecărui sector de activitate şi să concorde cu cultura organizaţională promovată

• să fie flexibilă, pentru a integra comunicarea informală şi pentru a crea structurile care o favorizează.

Tipologia comunicării organizaţionale

Comunicarea internă se referă la schimbul de mesaje ce se realizează în interiorul organizaţiei, atât pe verticală cât şi pe orizontală. Comunicarea este formală atunci când mesajele sunt transmise pe canale prestabilite. Atunci când informaţiile circulă prin canale ce nu înscriu în sfera relaţiilor de subordonare, este vorba de comunicare neformală.

Comunicarea formală. Canalele formale de comunicare sunt create în mod deliberat prin stabilirea unui sistem formal de responsabilităţi care respectă structura ierarhică a organizaţiei. Ele sunt proiectate şi gestionate pentru a permite transferul de informaţii între niveluri (pe verticală) şi departamente (pe orizontală).

Comunicarea informală se poate defini drept schimbul de informaţii care are loc în afara canalelor de comunicare oficiale. Comunicarea informală se desfăşoară în general prin canale create spontan. Acestea apar şi există în mod necontrolat, se modifică permanent şi operează la toate nivelurile. Comunicarea informală oferă un dublu avantaj: pe de o parte ea are o valoare utilitară pentru organizaţie, contribuind la fluidizarea contactelor între salariaţi, iar pe de altă parte are un rol terapeutic. Comunicarea neformală permite deci, în acelaşi timp, exploatarea ocaziilor de comunicare eficientă care se pot ivi şi evitarea unor anumite riscuri legate de incompatibilitatea dintre organigramă şi situaţia de fapt din organizaţie. Acest tip de comunicare se asociază cel mai bine cu o politică managerială care încurajează iniţiativa şi autonomia, lărgind spaţiul de joc al fiecărui actor al organizaţiei. Promovarea comunicării informale reduce riscurile legate de conflictele de muncă, de greve, de fenomene de tipul contraputerii, generate de obicei de excesul de formalism.

Schimbarea mediului în care funcţionează organizaţia atrage după sine reproiectarea activităţii interne, introducerea de noi strategii, împreună cu setul corespunzător de relaţii de comunicare şi cu construirea unei noi culturi organizaţionale. În general, nevoia de restructurare a organizaţiei este percepută de salariaţi ca un factor de stress şi de frustrare. Atât comunicarea formală, cât şi cea neformală trebuie să scoată în evidenţă faptul că schimbarea este benefică nu numai pentru organizaţie în ansamblul ei, ci şi pentru angajaţi.

Comunicarea organizată presupune deci, punerea de acord cu obiectivele organizaţiei prin realizarea unui dozaj optim între formal şi informal, între comunicarea internă şi comunicarea externă. În acelaşi timp, trebuie avut în vedere faptul că problemele de comunicare ce apar inevitabil într-o organizaţie nu pot fi rezolvate printr-o reţetă unică sau printr-un anumit tip de reacţie. Identificarea clară a obiectivelor şi trebuinţelor organizaţiei ţine, oricât ar părea de ciudat, de domeniul comunicării şi nu de departamentele de marketing. Tot comunicarea facilitează înţelegerea aspectelor socio-psihologice ale funcţionării organizaţiei, reconsiderarea tehnicilor utilizate, realizarea concertării şi coerenţei care sunt de fapt, aşa cum arătam de la început, obiectivele majore ale procesului de comunicare.

Comunicarea nu reprezintă un scop în sine. Existenţa ei nu poate fi concepută în afara sprijinirii unei politici generale, orientată spre atingerea scopurilor asumate de organizaţie. În această situaţie, organizaţia şi comunicarea trebuie privite ca instrumente complementare şi nu ca tehnici independente. Acesta este motivul pentru care organizaţia trebuie sa fie comunicantă iar comunicarea organizată.

Organizaţia comunicantă nu poate fi deci, una birocratică. Ea presupune o organizare a muncii care favorizează implicarea, spiritul de echipă şi un management de tip participativ.

Ameliorarea funcţionării organizaţiei trebuie să fie o preocupare constantă a structurilor de conducere ale acesteia. Din nefericire, cel mai adesea aceasta este confundată cu modificarea organigramei. În realitate, pentru a avea ca rezultat eficientizarea organizaţiei, schimbarea trebuie să acopere două paliere complementare:

• fondul schimbării, care poate afecta diverse niveluri şi departamente ale organizaţiei, cum ar fi organigrama, organizarea muncii, procedurile şi mecanismele de coordonare ale activităţilor

• forma schimbării, care se referă la elementele care ţin de modalităţile şi metodele de introducere a acesteia (participarea actorilor, efectuarea de analize prealabile reorganizării structurilor, derularea de experimente la scară redusă înainte de a generaliza schimbarea la nivelul întregii organizaţii, alegerea strategiilor care să pregătească, să însoţească şi să succeadă schimbării)

Bibliografie:

Human Synergistics, Dezvoltare organizațională

Alexandru RIZESCU, Aspecte teoretico-metodologice privind comunicarea organizaţională

Marin Andreea, Comunicarea organizațională

Avram Tripon, Comunicare în organizații