Cele patru funcţii de bază ale managementului (conducerii) sunt:

1. Planificarea

2. Organizarea

3. Conducerea personalului

4. Controlul.

Planificarea este procesul prin care se stabilesc obiectivele organizației, se stabilesc sarcinile ce trebuie îndeplinite pentru a realiza obiectivele organizaţiei, se stabilește modul în care trebuie îndeplinite sarcinile şi precizarea momentului în care trebuie îndeplinite. Prin intermediul planurilor, managerii conturează cu exactitate ceea ce trebuie să facă organizaţiile pentru a obţine succesul. Planificarea priveşte atât succesul organizaţiei în viitorul apropiat (pe termen scurt), cât şi în viitorul mai îndepărtat (pe termen lung).

 

Planificările ajută la evitarea erorilor, pierderilor, întârzierilor și, totodată, face ca eforturile să fie eficace și eficiente. Avantajele planificării sunt:

1. Planificarea determină pe manageri să gândească în viitor.

2. Îmbunătăţeşte coordonarea deciziilor;

3. Orientează managerii către îndeplinirea obiectivelor;

4. Conduce la ridicarea standardelor de performanţă;

5. Formularea planurilor obligă managerii să articuleze obiectivele şi resursele.

6. Planificarea oferă firmelor capacitatea de a face faţă evenimentelor neaşteptate, diminuând riscurile.

Organizarea reprezintă procesul de repartizarea sarcinilor stabilite prin intermediul funcţiei de planificare diferitelor persoane sau grupuri din cadrul organizaţiei. Aşadar, organizarea presupune crearea mecanismelor pentru transpunerea planurilor în acţiune. Oamenilor din cadrul organizaţiei le sunt atribuite sarcini de lucru care contribuie la îndeplinirea obiectivelor instituției.

Conducerea personalului este des întâlnită sub denumirea de motivare, conducere, îndrumare sau impulsionare, antrenare. Influenţarea poate fi definită drept îndrumarea activităţilor membrilor organizaţiei în direcţia corespunzătoare. O direcţie corespunzătoare este acea direcţie care ajută organizaţia să se îndrepte spre îndeplinirea obiectivelor. Scopul final al influenţării este acela de a spori eficiența muncii. O altă definiţie a influențării este că reprezintă ansamblul proceselor de muncă prin care se comunică cu personalul organizaţiei pentru a-l determina să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor planificate, pe baza considerării factorilor motivatori.

Fundamentul influențării îl constituie motivarea, respectiv corelarea satisfacerii nevoilor şi intereselor personalului cu realizarea obiectivelor şi sarcinilor atribuite acestuia.

Controlul este funcţia de management în care managerii: culeg informaţii care măsoară performanţele recente din cadrul organizaţiei; compară informaţiile prezente cu standardele prestabilite privind performanţele; pornind de la această comparaţie, stabilesc dacă trebuie să modifice organizarea pentru a îndeplini standardele prestabilite.

Controlul este un proces continuu. Managerii adună continuu informaţii, fac comparaţie şi apoi încearcă să găsească noi modalităţi de a îmbunătăţi productivitatea prin schimbări organizatorice.

Planificarea personalului - este procesul de analiză şi de identificare a nevoilor şi disponibilităţilor de personal ale unei organizații. Scopul planificării personalului este asigurarea existenţei personalului necesar pe tipuri de calificări adecvate şi la momentul oportun.

Experiența internațională evidențiază faptul că, la nivelul instituțiilor de învățământ există patru mari domenii în legătură cu care managerii trebuie să planifice și să deruleze procesul managerial. Abordarea activităților educaționale în contextul creat de cele patru domenii de interes, ajută managerii pe parcursul întregului proces managerial, astfel încât activitățile manageriale să capete coerență, substanță și relevanță.

Potrivit experienței internaționale cele patru domenii sunt:

I.Management și organizare

II. Procesul de predare – învățare

III. Susținerea elevilor și cultura organizațională

IV. Performanțele elevilor

Calitatea managementului și organizării unei instituții de învățământ se bazează pe două elemente cheie: profesionalismul managementului, respectiv cunoștințele și pregătirea profesională a personalului cu competențe manageriale din cadrul organizației și implementarea principiilor manageriale în cadrul organizației școlare.

Performanța elevilor este principalul ”produs” pe care îl oferă o instituție școlară, motiv pentru care acestui domeniu trebuie să i se acorde foarte mult interes. Performanța elevilor nu trebuie să se rezume la rezultatele școlare ci la dezvoltare educațională generală a elevilor. Astfel performanța are două componente principale:

- Atitudini și comportamente dezvoltate de elevi în școală;

- Participarea elevilor la procesul educațional și realizările educaționale ale elevilor.

Activitatea managerului de organizație școlară trebuie, desigur, controlată și evaluată. Sistemul de control și evaluare utilizat trebuie astfel elaborat încât să permită atingerea următoarelor obiective:

- Optimizarea procesului educațional;

- Asigurarea îndeplinirii viziunii, misiunii și obiectivelor organizației școlare;

- Oferirea oportunității ca managementul organizației școlare să își îmbunătățească performanța managerială;

- Încurajarea colaborării între management, cadre didactice, elevi, familii pentru a obține performanța de ansamblu a organizației școlare.

Pentru ca aceste obiective să fie atinse, sistemul de control și evaluare a managementului trebuie să aibă următoarele caracteristici:

- Să surprindă performanța managerială din perspectivă multiplă;

- Să se concentreze pe relația dintre performanța managementului și performanța procesului educațional;

- Să utilizeze surse multiple de date pentru documentarea performanței managementului și să ofere managementului oportunitatea de a-și exprima opinia asupra propriei performanțe.

Pentru optimizarea managementului unitatii de invatamant, conducerea acesteia elaboreaza documente manageriale, astfel: documente de diagnoza; documente de prognoza; documente de evidenta.

Managementul strategic şi managementul operaţional sunt activităţi complexe prin care se stabilesc obiective, activităţi sau acţiuni, termene, responsabilităţi şi modalităţi de control şi evaluare, având ca scop orientarea şi reglementarea activităţilor unităţii de învăţământ în conformitate cu legislaţia şcolară şi cea generală. Produsele procesului de management strategic şi management operaţional sunt documentele manageriale. Potrivit legislaţiei şcolare, într-o instituţie de învăţământ preuniversitar de stat trebuie să existe următoarele documente manageriale:

Documentele de diagnoza ale unitatii de invatamant sunt: rapoartele de activitate semestriale asupra activitatii desfasurate; rapoartele comisiilor si compartimentelor din unitatea de invatamant; raportul anual de evaluare interna a calitatii.

Documentele de prognoza ale unitatii de invatamant realizate pe baza documentelor de diagnoza ale perioadei anterioare sunt: planul de dezvoltare institutionala, respectiv planul de actiune al scolii pentru invatamantul profesional si tehnic (PAS); planul operational al unitatii; planul managerial (pe an scolar); programul de dezvoltare a sistemului de control managerial.

Documentele manageriale de evidenta sunt: statul de functii; organigrama unitatii de invatamant; schema orara a unitatii de invatamant; planul de scolarizare; dosarul cu instrumentele interne de lucru ale directorului.

Diagnoza și prognoza activităților educative

- Proiectarea de activităţi extracurriculare;

- Întocmirea documentelor de lucru şi corelarea temelor propuse;

- Atragerea de proiecte desfăşurate la nivel local şi regional, parteneriate şi schimburi de experianţă;

- Implicarea în activităţi educative extraşcolare (spectacole, concursuri, excursii, etc.) și valorificarea acestora din punct de vedere educativ;

- Utilizarea unor strategii didactice, astfel încât elevul să se poată exprima, să fie ascultat şi îndrumat eficient;

- Identificarea unor strategii de ameliorare a comportamentului şcolar şi comunitar al elevilor, în vederea diminuării punctelor slabe legate de traseul lor educativ: note scăzute la purtare, absenteism, violență verbal și fizică, etc;

- Atragerea sprijinului părinţilor în vederea realizării unui parteneriat real școală-familie;

- Elaborarea de activităţi cu factori decizionali locali şi cu familia, în vederea evitării abandonului şcolar, precum şi pentru monitorizarea şi oferirea de consiliere elevilor proveniţi din mediul familial dezorganizat sau monoparental;

- Formarea la elevi prin toate activităţile instructiv educative a unui comportament civilizat în şcoală, familie şi societate având ca obiectiv responsabilizarea elevilor;

- Implicarea elevilor în proiecte de anvergură, de autocunoaştere şi relaţionare;

- Realizarea unor activităţi care înfrumuseţează viaţa şi împiedică antrenarea elevilor în acte antisociale;

- Respectarea datinilor, obiceiurilor şi tradiţiilor naţionale;

- Contribuţia la educaţia artistică, moral- civică a elevilor;

- Valorificarea educativă a manifestărilor organizate de şcoală;

- Dobândirea sentimentului de respect, înţelegere faţă de familie, şcoală, societate, oameni, indiferent de poziţia socială, credinţă, etnie, etc;

- Acţiuni pentru eliminarea oricărei forme de discriminare.