Comunicarea reprezintă un proces de interacţiune între persoane, grupuri, ca relaţie mijlocită prin cuvânt, imagine, gest, simbol sau semn. Prin intermediul ei, indivizii îşi împărtăşesc cunoştinţe, experienţe, interese, atitudini, simţăminte, opinii, idei.
Privită ca proces, comunicare consta în transmiterea şi schimbul de informaţii (mesaje) între persoane. Comunicarea, înseamnă a spune celor din jur cine eşti, ce vrei, pentru ce doreşti un anumit lucru şi care sunt mijloacele pe care le vei folosi pentru a-ţi atinge ţelurile. In acest sens, a comunica înseamnă şi a tăcea, a aştepta răspunsul, reacţia celui căruia ai vrut să-l anunţi că exişti şi chiar vrei să-i spui ceva.
Comunicarea, este definită – de către majoritatea specialiştilor - ca un proces prin care un emiţător transmite o informaţie receptorului prin intermediul unui canal, cu scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.
Încercând să confere comunicării o nuanţă de riguoare, Şcoala de la Palo Alto, a formulat principii (axiome) ale comunicării. Acestea sunt:
-„comunicarea este inevitabilă” sau „non-comunicarea este imposibila”; conform acestui principiu tot omul comunică, orice comportament are valoare comunicaţională, indiferent dacă există sau nu indici, semne sau semnale.
-„comunicarea se dezvolta pe doua planuri: planul conţinutului şi planul relaţiei. Primul oferă informaţii, iar al doilea oferă informaţii despre informaţii”
-„comunicarea este un proces continuu ce nu poate fi abordat în termeni cauză- efect sau stimul- răspuns”; aceasta se datorează faptului că, omul, comunică în fiecare moment cu întreg trecutul sau şi cu toate experienţele acumulate.
-„comunicarea se bazează atât pe informaţie în forma digitală (procesată de sistemul nervos central), cât şi pe informaţie analogică(procesată de sistemul neurovegetativ)”
-comunicarea implică raporturi de putere între parteneri, iar schimburile care au simetrice loc între ei pot fi simetrice sau complementare”; în schimburile parteneri comunica de pe poziţii de egalitate, iar în schimburile complementare, adoptă comportamente compatibile sau joaca roluri distincte, au putere diferită, statut social sau ierarhic diferit.
-comunicarea implică procese de acomodare şi ajustare a comportamentelor”; oameni sunt diferiţi, percep diferit realitatea şi au interese obiective diferite.
Pe parcursul vietii dobandim multe cunostinte si abilitati, invatam la scoala, parintii, profesorii si mentorii nostri ne dau sfaturi si ne indruma. Daca am cunoaste de la inceput, inca de pe bancile scolii ce vom face in viata si cu ce resurse, drumul nostru ar fi mai simplu si nu am mai avea nevoie de invatare continua. Cu alte cuvinte, nu am mai avea nevoie de dezvoltare personala.
Dezvoltarea personala este un proces desfasurat de-a lungul vietii. Este o cale de a ne evalua abilitatile noastre, luand in considerare scopul nostru in viata si obiectivele pe care le-am stabilit, in vederea realizarii si maximizarii potentialului nostru. Dezvoltarea personala a fiecarui individ depinde in mare masura de constientizarea si identificarea acelor nevoi (informatii, abilitati, competente) care vor conduce spre atingerea scopului. Atingerea scopului si a obiectivelor depinde in mare masura de resursele de care dispunem (timp, bani, cunostinte, abilitati, etc) si mai ales de motivatia necesara. Primul pas in dezvoltarea personala o reprezinta autocunoasterea. Apoi sa definim exact ce anume dorim sa imbunatatim, poate nu stim cum sa ne stabilim obiectivele, poate avem o imagine nu tocmai buna despre noi insine si asta ne tine pe loc, poate avem niste convingeri care suna a piedici sau poate comunicarea e deficitara. Important este sa ne fie foarte clar zona in care dorim sa crestem si apoi sa vedem cum putem schimba situatia. Dezvoltarea personala este o urmarire constienta a unei ,,cresteri” personale prin extinderea constiintei de sine, a cunoasterii si a imbunatatirii permanente a abilitatilor personale. Astfel, cadrele didactice vor putea sa-și descopere propriul potential, constientizand care sunt punctele lor forte, abilitatile, care sunt slabiciunile si mai ales, cum pot fi acestea imbunatatite.
Dezvoltarea organizaţională este un efort planificat, la nivelul întregii organizaţii şi condus de la vârful ierarhiei organizaţionale pentru a spori eficacitatea organizaţiei prin intervenţii planificate în procesele organizaţionale folosind cunoştinţele ştiinţelor comportamentale (Beckhard, 1969)
Dezvoltarea organizaţională este un răspuns la schimbare, o strategie educaţională complexă ce intenţionează să modifice normele, valorile, atitudinile şi structura organizaţiei astfel încât aceasta să se poată adapta mai bine la noile tehnologii, la noile provocări ale pieţei şi la ameţitoarea rată a schimbării contemporane (Bennis, 1969).
Dezvoltarea organizaţională poate fi definită drept un efort planificat şi susţinut de aplicare a ştiinţelor comportamentale pentru îmbunătăţirea sistemului, folosind metode reflexive, auto-analitice. (Schmuck şi Miles, 1971).
Dezvoltarea organizaţională este un proces de schimbare planificată – schimbarea culturii unei organizaţii dintr-una care evită examinarea proceselor sociale (mai ales cele de adoptare a deciziei, planificare şi comunicare) într-una care instituţionalizează şi legitimează această examinare (Burke şi Hornstein, 1972)
Dezvoltarea organizaţională este un proces organizaţional destinat înţelegerii şi îmbunătăţirii tuturor proceselor substanţiale pe care o organizaţie le poate elabora pentru îndeplinirea oricăror sarcini şi atingerea oricăror obiective (…) Un “proces pentru îmbunătăţirea proceselor” - aceasta este ceea ce DO a încercat să fie pentru aproximativ 25 de ani. (Vaill, 1989).
Dezvoltarea organizaţională este un set de teorii, valori, strategii şi tehnici bazate pe ştiinţele sociale şi ale comportamentului care doresc să implementeze o schimbare planificată a cadrului activităţii organizaţionale cu scopul de a îmbunătăţi dezvoltarea individuală şi de a spori performanţele organizaţiei prin modificarea comportamentului membrilor organizaţiei la locul de muncă (Porras şi Robertson, 1992).
Dezvoltarea organizaţională este un proces planificat de schimbare ce are loc în cadrul culturii organizaţionale prin utilizarea tehnicilor, cercetărilor şi teoriilor ştiinţelor sociale (Burke, 1992).
Importanţa comunicării organizaţionale
Apelând la sensul cel mai larg al comunicării, în comunicarea din cadrul unei organizaţii includem schimbul de mesaje între două sau mai multe persoane, în vederea realizării obiectivelor sau mai simplist, un schimb de mesaje între un emitent (E) si un receptor (R).
Prin feed-back-ul realizat, comunicarea indică posibilităţile de îmbunătăţire a performanţelor individuale şi generale ale organizaţiei.
Comunicarea face posibilă identificarea, cunoaşterea şi utilizarea corectă a diferitelor categorii de nevoi şi stimulente pentru orientarea comportamentului angajaţilor spre performanţa şi satisfacţii (este o sursă directă a motivării); contribuie la instaurarea relaţiilor corecte şi eficiente, de înţelegere şi acceptare reciprocă între şefi şi subordonaţi, colegi, persoane din interiorul şi exteriorul organizaţiei;
Problema reală a comunicării organizaţionale nu este dacă managerii se angajează sau nu în acest proces, ci dacă ei comunică bine sau satisfăcător. Comunicarea, ca schimb de idei, opinii şi informaţii prin intermediul cuvintelor, gesturilor şi atitudinilor este fundamentul coordonării activităţilor umane. Deşi scrisul şi vorbitul (în sine) sunt acţiuni relativ simple, înţelegerea lor corectă reprezintă dificultatea principală a comunicării. Înţelegerea corectă reprezintă pentru manager o problemă esenţială pentru că munca lui se bazează pe comunicarea cu persoane de care nu-l leagă neapărat prietenia, simpatia sau rudenia.
Explicaţiile neînţelegerilor, dezacordurilor şi chiar conflictelor se găsesc în comunicare, în barierele pe care oamenii – managerii şi executanţii – le ridică, mai mult sau mai puţin intenţionat în calea comunicării. Aceste bariere pot fi generale şi specifice procesului de management.
Dificultăţi în comunicarea organizaţională
Dintre obstacolele comune ridicate de oameni în calea comunicării, cele mai cunoscute sunt:
a)Diferenţele de personalitate. Deoarece fiecare membru al organizaţiei este un unicat ca structură a personalităţii, pregătire, experienţă şi aspiraţii, toate aceste elemente influenţează înţelegerea mesajelor;
b)Diferenţele de percepţie. Modul în care noi privim lumea este influenţat de experienţele noastre anterioare, astfel că, persoane de diferite vârste, naţionalităţi, culturi, educaţie, ocupaţie, sex, temperament etc. vor avea alte percepţii şi vor recepta situaţiile în mod diferit. Diferenţele de percepţie sunt deseori numai rădăcina multor alte bariere de comunicare.
Oamenii tind (în virtutea mecanismelor de apărare) să respingă informaţiile care le ameninţă reperele, obiceiurile şi concepţia despre lume. Cu alte cuvinte, suntem tentaţi să vedem ceea ce dorim să vedem şi auzim ceea ce dorim să auzim, evitând să recunoaştem realitatea în sine. De asemenea, informaţiile sunt acceptate şi în funcţie de persoana de la care provin, modul şi situaţia cum sunt transmise;
c)Diferenţele de statut. Poziţia E şi R în procesul comunicării poate afecta semnificaţia mesajului. De exemplu, un R conştient de statutul inferior al E, îi poate desconsidera mesajele, chiar dacă acestea sunt reale şi corecte. Un E cu statut înalt este, de regulă, considerat corect şi bine informat, mesajele lui fiind interpretabile ca atare, chiar dacă, în realitate, sunt false ori incomplete;
d)Diferenţele de cultură existente între participanţii la comunicare pot genera blocaje când acestea aparţin unor medii culturale, sociale, religioase, organizaţionale diferite;
e)Lipsa de cunoaştere. Este dificil să comunicăm eficient cu cineva a cărui cunoştinţe asupra unui anumit subiect de discuţie sunt mult mai reduse. Desigur, este posibil, dar necesită îndemânare din partea celui care comunică, el trebuie să fie conştient de discrepanţa dintre nivelurile de cunoaştere şi să se adapteze în consecinţă;
f)Probleme semantice generate de folosirea unor cuvinte în moduri diferite, ori a unor cuvinte diferite în acelaşi mod. Probleme semantice apar şi atunci când folosim în exprimare cuvinte sau expresii din jargon, argou, neologisme, expresii strict tehnice sau prea pretenţioase;
g)Dificultăţi în exprimare - prezente atât în formă absolută (sub forma deficienţelor senzoriale) sau relativă (atunci când există probleme în a găsi formulări adecvate pentru a exprima ideile);
h)Lipsa de interes a interlocutorului faţă de mesajul transmis. Acolo unde această barieră este evidentă şi de înţeles, trebuie acţionat cu abilitate pentru a direcţiona mesajul astfel încât să corespundă intereselor şi nevoilor celui care primeşte mesajul;
i)Influenţa factorilor emoţionali. Emoţia puternică este răspunzătoare de blocarea aproape completă a comunicării. Pentru a evita acest blocaj este bine să se renunţe la comunicare atunci când suntem afectaţi de emoţii puternice. Aceste stări ne pot face incoerenţi şi pot schimba complet sensul mesajelor transmise. Totuşi, uneori R poate fi mai puţin (emoţionat) impresionat de o persoană care vorbeşte fără emoţie şi entuziasm, considerând-o plictisitoare. Putem considera că emoţia este o componentă „căutată” a comunicării;
j)Zgomotul, care poate fi produs de: semnale parazite pe canalele de comunicare; erori de comportament ale participanţilor la comunicare; folosirea de către E a unui număr exagerat de cuvinte, chiar dacă acestea sunt corecte, astfel încât mesajul se pierde în neesenţial.
Obstacole generate de manageri (ca iniţiatori frecvenţi şi coordonatori ai comunicării în cadrul organizaţiilor formale). La acest nivel se constată uneori tendinţa de a ridica bariere artificiale în comunicarea cu subalternii sau omologii lor, datorită:
i)Dificultăţilor în capacitatea de transmitere a informaţiilor, cum ar fi: insuficienta documentare asupra aspectului activităţii care face obiectului comunicăritendinţa de a supradimensiona explicaţiile introductive, devenite inutile mai ales când R este familiarizat cu subiectul; tendinţa de a transforma dialogul în monolog, fie din lipsă de timp ori de încredere în partener sau de interes faţă de părerea acestuia; stereotipiilor în modul de transmitere şi prezentare (scade interesul R); utilizarea unui ton ridicat şi marcat de iritabilitate (intimidarea partenerului şi lipsa răspunsului); utilizarea unui limbaj neadecvat R (termeni prea uzitaţi, prea elevaţi sau de strictă specialitate); lipsa de atenţie sau abilitate în dirijarea dialogului către realizarea unui obiectiv, insuficienta documentare asupra aspectului activităţii care face obiectului comunicării; tendinţa de a supradimensiona explicaţiile introductive, devenite inutile mai ales când R este familiarizat cu subiectul; tendinţa de a transforma dialogul în monolog, fie din lipsă de timp ori de încredere în partener sau de interes faţă de părerea acestuia; stereotipiilor în modul de transmitere şi prezentare (scade interesul R); utilizarea unui ton ridicat şi marcat de iritabilitate (intimidarea partenerului şi lipsa răspunsului); utilizarea unui limbaj neadecvat R (termeni prea uzitaţi, prea elevaţi sau de strictă specialitate); lipsa de atenţie sau abilitate în dirijarea dialogului către realizarea unui obiectiv.
i)Capacităţii reduse de ascultare sau ascultării incorecte, generată de:
-desconsiderarea interlocutorului, manifestată prin: lipsa de atenţie, nerăbdarea, graba de a termina mai repede, rezolvarea în paralel a altor probleme;
-capacitatea scăzută de concentrare asupra fondului problemei, ceea ce deturnează atenţia către forma comunicării;
-persistenţa în prejudecata că cei din subordine nu pot avea idei sau sugestii bune pentru rezolvarea unor probleme (tendinţa de a considera că orice propunere este un atac la prestigiul personal);
-tendinţa de a interveni în timpul expunerii şi de a prezenta exact varianta contrară, ceea ce este de natură să descurajeze continuarea dialogului, iar în perspectivă, de a bloca iniţiativele de comunicare a personalului din subordine;
-rezistenţa faţă de introducerea unor idei noi. O idee nouă perturbă o ordine deja stabilită, iar transpunerea în practică poate implica şi dificultăţi de realizare, necesitând un efort suplimentar, care ar periclita regulile, existenţa, confortul, statutul unor persoane, avantajele deja obţinute etc.;
-tendinţa de a considera că orice idee, propunere de perfecţionare a unui domeniu este formulată pentru a indica în mod automat existenţa unei defecţiuni tolerate de conducere.
Obstacolele generate de subordonaţi au ca sursă fie dorinţa de securitate, fie lipsa implicării în viaţa organizaţiei sau factori care, pur şi simplu ţin de personalitatea celui în cauză sau de climatul de muncă. Formele cele mai frecvente de manifestare sunt:
Rezerva subordonaţilor în a exprima propriile opinii din teama de a nu avea neplăceri cu superiorii sau de a nu-şi periclita avansarea;
Convingerea că problemele subordonaţilor nu-l interesează pe manager;
-Lipsa de obişnuinţă în comunicare: nedispunând de abilitatea de a se exprima verbal ori în scris, renunţă la a mai da curs unei comunicări din proprie iniţiativă;
-Tendinţa de a considera că formularea oricărei idei, propuneri de perfecţionare, ar implica automat existenţa unei defecţiuni tolerate de conducere. Într-un asemenea context, o propunere ar părea ca un denunţ faţă de cel ce conduce, ceea ce i-ar putea declanşa ostilitatea;
-Slaba concordanţă dintre cerinţele comunicării şi posibilităţile subordonaţilor de a le satisface în condiţii de calitate şi de timp util;
-Frecvenţa modificărilor. Cu cât modificarea unor instrucţiuni, ordine este mai frecventă, cu atât creează nemulţumiri în rândul subordonaţilor, punând în lumină defavorabilă capacitatea şi competenţa managerului.