Managementul timpului vizează un set de principii, practici și sisteme utilizate pentru a realiza în mod eficient o anumită sarcină. Principala cauză a eșecului în îndeplinirea acestuia este lipsa unei autodiscipline riguroase, iar aceasta se traduce prin lipsa performanței la locul de muncă. Însă, abilitățile de management al timpului pot fi învățate, iar autodisciplina poate fi impusă. Printr-un efort direcționat către achiziționarea acestor abilități, vei deveni o persoană eficientă și productivă, fapt care îți va permite să performezi pe toate planurile.

Managementul timpului te ajută să: atingi scopul urmărit, stabilești prioritățile, obții o vedere de ansamblu asupra tuturor sarcinilor tale, obții mai multe rezultate într-un timp mai scurt; păstrezi un echilibru între viața personală și cea profesională, faci față schimbărilor.

Factori interni care blochează gestionarea eficientă a timpului: lipsa priorităţilor, amânarea şi indecizia, oboseala, incapacitatea de a spune ,,NU”, dezorganizarea, delegarea ineficientă, sarcinile nefinalizate, estimarea unui buget de timp nerealist, supraîncarcarea, stresul, perfecţionismul.

 

Factori externi care blochează gestionarea eficientă a timpului: întâlnirile, întreruperile telefonice, vizitele neaşteptate, comunicarea neclară a instrucţiunilor, informaţiile neadecvate, imprecise sau întârziate, autoritatea sau responsabilitatea confuză, ședinţele (planificate și neplanificate).

Sugestii pentru eliminarea barierelor de timp:

Incapacitatea de a spune ,,NU”

ü  Obișnuiți-vă să plasaţi priorităţile dumneavoastră pe primul plan

ü  Ascultaţi solicitarea şi luaţi-vă timp pentru a vă gândi

ü  Obișnuiți-vă cu ideea că nu puteţi mulţumi pe toată lumea

ü  Refuzaţi, daţi motive şi sugeraţi alternative

ü  Existenţa motivelor şi accentuarea părerii de rău micşorează ofensarea celui refuzat

ü  În cazul lipsei scuzelor, fiţi sincer. Lipsa unei scuze este mai bună decât o scuză proastă

ü  În faţa şefului refuzul trebuie însoţit de lista de priorităţi.

Tendinţa de amânare

ü  Stabiliţi obiective realizabile

ü  Identificaţi sarcinile pe care aţi fi tentat să le amânaţi

ü  Cântăriţi beneficiile (pentru dumneavoastră şi ceilalţi) îndeplinirii sarcinii vs. efectele amânării

ü  Stabiliţi termenele limită

ü  Împărţiţi sarcinile în segmente cât mai mici

ü  Puneţi accentul mai degrabă pe pornirea sarcinilor decât pe încheierea lor

ü  Nu trăiţi cu ideea că ,,lucraţi mai bine sub presiune”. Costul amânării poate fi foarte mare.

80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe loc

Toate activitățile care ne ocupă timpul sunt decizii. În general luăm aceste decizii pe moment, în funcție de numeroșii stimuli ce ne influențează și care concurează pentru atenția noastră. Alteori, activitățile noastre sunt rezultatul unor decizii pe care le-am luat în trecut și care se materializează acum. Orele și minutele sunt alegeri. Sunt decizii care alcătuiesc viața noastră. Dacă nu suntem mulțumiți de viața noastră, de rezultate și de felul în care ne petrecem timpul, putem ca, treptat să luăm decizii tot mai bune. Când ne dăm seama de acest lucru, începem să privim timpul diferit. El este deodată aliat, nu dușman. Depinde de cum alegem să-l petrecem.

Managementul timpului începe cu managementul propriei persoane, principala cauză a eşecului fiind lipsa autodisciplinei. Un aspect pozitiv al managementului timpului este faptul că aceste abilităţi pot fi învăţate. Investind puțin timp şi efort în achiziționarea acestor aptitudini, poți deveni o persoană mai eficientă şi mai productivă, nu doar pe plan profesional, ci şi în viaţa de zi cu zi. Deci avem nevoie de a implementa şi dezvolta această teorie ca disciplină curriculară. Când vorbim de managementul timpului ne referim, de fapt, la planificarea, organizarea şi controlul desfăşurării activităţilor într-o perioadă delimitată, astfel încât fiecare moment să fie utilizat rațional, eficient şi productiv.

Proiectarea/Planificarea este metoda prin care ne organizăm viitorul şi contribuim pe două căi la ordonarea vieţii noastre: ne arată cum să ajungem din locul în care ne aflăm în locul în care vrem să ajungem, ne identifică resursele de care avem nevoie pentru a ajunge în punctul final şi timpul de realizare.

În problema folosirii timpului, stabilirea priorităţilor este un proces cu două etape: enumerarea lucrurilor care trebuie făcute şi stabilirea ordinii lor pe listă.

În stabilirea priorităţilor se foloseşte Matricea priorităţilor.

Se ştie că prima şi cea mai importantă regulă pentru folosirea eficientă a timpului este buna organizare. De la stilul de lucru al fiecărui angajat în parte până la sistemul de comunicare şi la modul în care managerul gestionează propriul timp, există mulţi factori care influenţează eficienţa muncii.

Activităţile bine planificate şi organizate sunt potenţate de gândirea pozitivă, atitudinea pozitivă. Gândirea pozitivă influenţează atitudinea personală faţă de muncă – se facilitează mult gestionarea timpului şi rezolvarea problemelor de serviciu –, contribuie la atenuarea conflictelor, la reducerea stresului şi la eliminarea atitudinilor negative.

Comunicarea constituie un element-cheie în utilizarea raţională a timpului. Tehnicile de comunicare adecvate înlesnesc desfăşurarea cu succes a activităţilor şi vizează interacţiunea cu colegii, cu superiorii şi cu subalternii. Scopul comunicării este de a informa, de a convinge, a explica, a influenţa, a educa.

Controlul este un pilon de bază în gestionarea timpului. Paradigma principală a generaţiei a treia este cea referitoare la control. Cei mai mulţi dintre noi cred că ar fi grozav să ne controlăm perfect vieţile. Dar adevărul e că nu noi le controlăm, ci principiile pe care le stabilim. Ne putem controla opţiunile, dar nu avem control asupra consecinţelor acestor opţiuni. E o iluzie că ţinem totul sub control. Asta ne pune în postura de a încerca să controlăm consecinţele. În plus, nu-i putem avea sub control pe cei din jur; iar time managementul nu ia în considerare faptul că cea mai mare parte a timpului ne-o petrecem trăind şi lucrând cu alte persoane, pe care nu le putem controla.

Înţelegerea paradigmelor fundamentale ale time managementului este esenţială, pentru că ele reprezintă hărţile minţilor şi sufletelor noastre, pe baza cărora se dezvoltă atitudinea, comportamentul, şi rezultatele obţinute în viaţă. Felul în care percepem lucrurile (paradigma noastră) ne determină felul în care reacţionăm (atitudini şi comportament), iar ceea ce facem ne conduce la rezultatele pe care le obţinem în viaţă. Prin urmare, dacă vrem să operăm schimbări semnificative în domeniul rezultatelor, nu ne putem schimba doar atitudinea şi comportamentul, metodele şi tehnicile; trebuie să operăm modificări în paradigmele de bază din care acestea s-au dezvoltat. Dacă încercăm să schimbăm atitudinea şi metoda fără a schimba paradigma, aceasta din urmă se dovedeşte a fi mai puternică decât schimbarea în sine.

Schimbarea unui instrument de planificare sau a unei metode nu va schimba în mod semnificativ rezultatele pe care le obţinem în viaţă. Problema nu stă în a controla mai mult, mai bine sau mai rapid lucrurile, ci în a-ţi asuma pe deplin acest control.

Managerii care se plâng că nu au suficient timp reprezintă mai degrabă un caz de eşec al organizării sau al muncii proprii. Cei mai importanţi membri ai personalului care trebuie organizaţi sunt ei înşişi. Pentru mulţi manageri care par întotdeauna a fi ocupaţi, un birou ticsit şi o agitaţie continuă reprezintă semne vizibile ale ineficacităţii lor. Problema este că astfel de manageri s-ar putea să fie prea ocupaţi să facă pentru a mai medita la ceea ce ei şi personalul subordonat ar trebui să facă sau cum ar trebui să facă

Toate acestea sunt rezultatul intervenţiei aşa-numiţilor „hoţi” ai timpului: telefoanele care sună fără încetare, vizitatori neașteptați care reţin de la lucru, şedinţe prea lungi şi prost organizate, priorităţi care nu au fost stabilite cu claritate sau sunt inexistente pentru manager, lipsa delegării de autoritate şi responsabilitate, amânarea sarcinilor grele sau neplăcute, navigarea pe Internet sau vizionarea unor emisiuni la televizor, lipsa structurii, a organizării, probleme tehnice care nu-şi găsesc rezolvarea, imposibilitatea sau neputinţa managerului de a refuza etc.

Managementul educațional în realizarea sarcinilor implică patru factori-cheie, care trebuie să se armonizeze în cadrul sistemului metodologic-managerial: liderul cu caracteristicile sale specifice (competențele și charisma), subordonații (competențe, motivare), scopul/ obiectivele/sarcinile stabilite și mediul (intern, extern), contextul, situația. În această ordine de idei, self-managementul are un rol specific în conducerea instituției educaționale, performanțele acesteia însemnând autoconducerea eficientă, managementul sinelui, știința de a maximaliza rezultatele personale și profesionale într-un mod predictibil, folosindu-ne propriile resurse și asumându-ne responsabilitățile personale pentru utilizarea eficientă a propriului timp. În context, utilizarea valoroasă a timpului este concepută ca produsul dintre viziune (ceea ce trebuie făcut, ce dorești să faci) și aplicare, realizare a acesteia, iar rezultatele pot fi semnificative respectând piramida gestionării timpului.

BIBLIOGRAFIE:

Anghelache V., „Managementul schimbării educaționale”

Covey Stephen R., „Managementul timpului sau Cum ne stabilim priorităţile. A trăi, a iubi, a învăţa, a lăsa o moştenire”

www.zupi.md/15 Chirinciuc Diana. Idei de management al timpului

http://www.slideshare.net/daniMD/managementul-timpului-16921876